Comment activer et utiliser le suivi des modifications dans Excel

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Si vous travaillez avec un fichier Excel qui doit être mis à jour ou révisé par d'autres personnes, l'option de suivi des modifications peut s'avérer utile.

Vous pouvez également l'utiliser lorsque vous mettez à jour un fichier et devez garder une trace de toutes les modifications que vous apportez vous-même. Cela peut être utile lorsque vous y reviendrez plus tard.

Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment suivre les modifications dans Excel.

Activation de la fonctionnalité de suivi des modifications dans Excel

Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée dans Excel.

Voici les étapes pour activer le suivi des modifications dans Excel :

• Accédez à l'onglet Révision.
• Dans le groupe Modifications, cliquez sur l'option Suivi des modifications et sélectionnez Mettre en évidence les modifications.
• Dans la boîte de dialogue Mettre en surbrillance les modifications, cochez l'option - "Suivre les modifications lors de l'édition". Cela partage également votre classeur. Vous pouvez également spécifier les options « Quand », « Qui » et « Où ». Pour ce tutoriel, je vais utiliser les paramètres par défaut.
• Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus permettraient de « Suivre les modifications » dans Excel et elles mettront désormais en évidence toute modification apportée au classeur.

Remarque : pour que cette option fonctionne, vous devez avoir enregistré le classeur sur votre système ou sur un lecteur réseau. Si le fichier n'a pas été enregistré, il vous demandera d'abord de l'enregistrer avant d'activer l'option « Suivre les modifications ». Si le fichier est déjà enregistré, il l'enregistrera toujours avant d'activer le suivi.

Comment fonctionne le « Suivi des modifications » dans Excel ?

Une fois que vous avez activé le suivi, chaque fois que vous ou toute personne accédant au classeur y apportez des modifications, il sera mis en surbrillance avec une bordure bleue et un petit triangle bleu apparaîtra en haut à gauche de la cellule. Ceci est similaire au triangle rouge que vous voyez lorsque vous insérez un commentaire dans une cellule.

Par exemple, ci-dessous, j'ai un plan de projet fictif et j'ai apporté des modifications dans la colonne B (cellules B4 et B6).

Lorsque vous passez le curseur sur la cellule qui a un changement, il affichera un message qui spécifie ce qu'est le changement, qui a fait le changement et quand il a été fait.

Notez que lorsque l'option « suivre les modifications » est activée dans Excel, le classeur est partagé et certaines fonctionnalités sont automatiquement désactivées. Par exemple, vous ne pourrez pas protéger une feuille lorsque le « suivi des modifications » est activé. Vous remarquerez que certaines des options du ruban sont grisées.

Obtenir une liste de tous les changements

Si vous avez un classeur dans lequel de nombreuses modifications ont été apportées, vous souhaiterez peut-être obtenir une liste de toutes les modifications séparément sous forme de liste.

Voici les étapes pour obtenir une liste de toutes les modifications dans une nouvelle feuille de calcul :

• Enregistrez le classeur afin que les modifications apportées soient également enregistrées.
• Accédez à l'onglet Révision.
• Dans le groupe Modifications, cliquez sur Suivi des modifications et sélectionnez Mettre en évidence les modifications.
• Dans la boîte de dialogue « Surligner les modifications », cochez l'option - « Listez les modifications sur une nouvelle feuille ». Dans l'option « Quand », vous pouvez spécifier si vous souhaitez toutes les modifications ou les modifications qui ne sont pas examinées ou les « modifications depuis le dernier enregistrement ».
• Cliquez sur OK.

Cela créera instantanément une nouvelle feuille de calcul qui répertoriera toutes les modifications que vous avez apportées.

Accepter/Rejeter les modifications

Lorsque les modifications sont apportées, elles ne sont définitives qu'une fois que vous les avez revues. Cela peut être utile lorsque vous avez le dossier révisé de votre collègue/patron/client et que vous devez décider quelles modifications doivent être conservées et lesquelles doivent être rejetées.

Voici les étapes pour accepter/rejeter les modifications dans Excel :

• Accédez à l'onglet Révision.
• Dans le groupe Modifications, cliquez sur « Suivi des modifications » et sélectionnez « Accepter/Rejeter les modifications ».
• Dans la boîte de dialogue « Sélectionner les modifications à accepter ou à rejeter », spécifiez les options Quand, Qui et Où.
  • Dans « Quand », vous pouvez sélectionner toutes les modifications qui n'ont pas été examinées ou spécifier une date.
  • Dans « Qui », vous pouvez sélectionner les modifications que vous souhaitez examiner.
  • Dans « Où », vous pouvez sélectionner une plage de cellules dans laquelle vous souhaitez examiner les modifications.
• Cliquez sur OK. Cela ouvrira la boîte de dialogue « Accepter ou rejeter les modifications ».
• Dans la boîte de dialogue « Accepter ou rejeter les modifications », vous pouvez accepter les modifications une par une ou accepter/rejeter toutes les modifications à la fois.

Si vous rejetez une modification, elle reviendra à la valeur d'origine.

Notez que lorsque vous acceptez une modification, vous ne pouvez pas l'annuler.

Désactiver le suivi des modifications dans Excel

Une fois votre travail finalisé, vous pouvez désactiver la fonction de suivi des modifications dans Excel. Cela supprimera toute boîte bleue existante dans les cellules et cessera de suivre tout autre changement.

Voici les étapes pour désactiver le « suivi des modifications » dans Excel :

• Accédez à l'onglet Révision.
• Dans le groupe Modifications, cliquez sur « Suivre les modifications » et sélectionnez « Surligner les modifications ».
• Dans la boîte de dialogue "Surligner les modifications", décochez l'option - "Suivre les modifications lors de l'édition". Cela partage également votre classeur.
• Cliquez sur OK.
• Vous verrez une invite comme indiqué ci-dessous. Cliquez sur Oui.

Différence entre les commentaires et le suivi des modifications

Beaucoup de gens préfèrent ajouter des commentaires tout en examinant le travail d'autres personnes dans Excel.

Voici les principales différences entre les fonctionnalités de « commentaires » et de « suivi des modifications » :

• Vous n'avez pas besoin de modifier le contenu d'une cellule pour laisser un commentaire. Le suivi des modifications, en revanche, insère une note chaque fois qu'il y a un changement dans la cellule.
• L'ajout de commentaires est un processus manuel, tandis que le suivi des modifications, lorsqu'il est activé, enregistre automatiquement tout ce qui se passe dans la feuille de calcul.
• Vous ne pouvez pas obtenir une liste de tous les commentaires séparément dans une feuille de calcul (sauf si vous utilisez VBA comme indiqué ici) alors que vous pouvez l'obtenir avec la fonctionnalité de suivi d'un simple clic.
• Lorsque vous activez le suivi des modifications dans Excel, certaines fonctionnalités sont désactivées. Ce n'est pas le cas des commentaires.

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