- #1 Utiliser le formulaire de saisie de données Excel
- #2 Entrez rapidement des nombres avec des nombres décimaux fixes
- #3 Ajouter automatiquement l'ordinal aux nombres
- #4 Remplissez en utilisant Control + D
- #5 Entrez rapidement la date/l'heure dans les cellules Excel
- #6 Contrôle + Entrée pour remplir toute la sélection avec le contenu dans la cellule active
- #7 Alt + Flèche vers le bas pour obtenir une liste de toutes les valeurs uniques dans cette colonne
- #8 Passer au crible rapidement plusieurs onglets de feuille de calcul dans un classeur
- #9 Saisir du texte long en utilisant des abréviations
- #10 Saisir des données dans des plages non contiguës
Excel est un outil étonnant doté de capacités fascinantes pour analyser les données (que ce soit à l'aide de fonctions, de graphiques ou de tableaux de bord). La facilité avec laquelle les données peuvent être saisies et stockées dans Excel en fait un choix convaincant.
Dans cet article de blog, j'ai répertorié 10 astuces utiles pour la saisie de données Excel qui vous rendront plus efficace et vous feront gagner beaucoup de temps.
#1 Utiliser le formulaire de saisie de données Excel
Le formulaire de saisie de données Excel vous permet d'ajouter des enregistrements à un ensemble de données existant. Il donne un formulaire pop-up qui peut être rempli par l'utilisateur. Cela est particulièrement pratique lorsque l'ensemble de données comporte de nombreuses colonnes et nécessite que vous fassiez défiler vers la droite et la gauche encore et encore lorsque vous saisissez des points de données.
La fonctionnalité de formulaire de données n'est pas déjà disponible dans le ruban Excel. Nous devons d'abord le rendre disponible en l'ajoutant à la barre d'outils d'accès rapide.
Ajout d'un formulaire de saisie de données Excel à la barre d'outils d'accès rapide
- Accédez à la barre d'outils d'accès rapide, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide.
- Dans la boîte de dialogue Options Excel, sélectionnez toutes les commandes et accédez au formulaire. Sélectionnez Formulaire et appuyez sur Ajouter. Cela ajoutera l'icône des formulaires de données à la barre d'outils d'accès rapide.
Utilisation du formulaire de saisie de données Excel
- Sélectionnez n'importe quelle cellule de la plage de données et cliquez sur l'icône Formulaire de données dans la barre d'outils d'accès rapide.
- Dans le formulaire Données contextuelles, tous les titres de colonnes sont répertoriés verticalement. Remplissez les données dans la zone de texte adjacente pour chaque titre.
- Une fois les données saisies, appuyez sur Entrée.
- Cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouvel enregistrement.
À l'aide du formulaire de saisie de données Excel, vous pouvez également parcourir les données existantes (ligne par ligne) ou rechercher des données en spécifiant les critères (essayez ceci en cliquant sur le bouton des critères).
#2 Entrez rapidement des nombres avec des nombres décimaux fixes
Si vous vous trouvez dans une situation où vous devez saisir manuellement des données dans Excel contenant également une partie décimale, cette astuce pourrait être très utile. Par exemple, supposons que vous deviez saisir les notes des élèves en pourcentage avec jusqu'à 2 décimales. Vous pouvez activer une fonctionnalité où vous tapez simplement les chiffres sans vous soucier d'appuyer sur la touche point à chaque fois. Pour activer ceci :
- Allez dans Fichier -> Options.
- Dans la boîte de dialogue Options Excel, sélectionnez Avancé.
- Dans les options avancées, cochez l'option « Insérer automatiquement une virgule décimale ».
- Précisez le nombre de décimales que vous souhaitez (par exemple 2 dans ce cas).
Désormais, chaque fois que vous entrez un nombre, Excel place automatiquement les 2 derniers chiffres après la virgule. Donc 1 devient .01, 10 devient 0,1, 100 devient 1, 2467 devient 24,67 et ainsi de suite…
Une fois que vous avez terminé la saisie des données, désactivez-la simplement en décochant la même option.
#3 Ajouter automatiquement l'ordinal aux nombres
Oui, vous pouvez utiliser une combinaison de fonctions Excel (telles que VALEUR, DROITE, SI, OU) pour ajouter des ordinaux ("st" en 1er, "nd" en 2ème, et ainsi de suite…).
Voici la formule :
=A1&SI(OU(VALEUR(DROITE(A1,2))={11,12,13}),"th",SI(OU(VALEUR(DROITE(A1))={1,2,3}),CHOISIR (DROITE(A1),"st","nd","rd"),"th"))
#4 Remplissez en utilisant Control + D
Il s'agit d'une astuce de saisie de données Excel astucieuse. Si vous devez copier la cellule ci-dessus, appuyez simplement sur Ctrl + D.
Il copie le contenu ainsi que la mise en forme. S'il y a une formule dans la cellule ci-dessus, la formule est copiée (avec des références ajustées).
Cela fonctionne également pour plus d'une cellule. Donc, si vous souhaitez copier toute la ligne ci-dessus, sélectionnez la ligne actuelle et appuyez sur Ctrl + D.
Si vous sélectionnez plusieurs cellules, la cellule au-dessus de la sélection est copiée dans toutes les cellules.
Voir également: 200+ raccourcis clavier Excel.
#5 Entrez rapidement la date/l'heure dans les cellules Excel
Vous ne vous souvenez pas de la date actuelle? Ne vous inquiétez pas, appuyez simplement sur Contrôle +; (touche point-virgule) et il entrera la date actuelle dans la cellule.
De même, vous pouvez entrer l'heure actuelle en utilisant le raccourci Contrôle + Maj + : (touche deux points)
N'oubliez pas qu'il s'agit de valeurs absolues et qu'elles ne changeront pas si la date ou l'heure change. Si vous souhaitez avoir une valeur de date et d'heure dynamique qui change chaque fois que vous ouvrez le classeur ou lorsqu'il y a un nouveau calcul, utilisez les fonctions AUJOURD'HUI et MAINTENANT.
Regarde aussi: Comment insérer automatiquement la date et l'heure dans Excel
#6 Contrôle + Entrée pour remplir toute la sélection avec le contenu dans la cellule active
Lorsque vous sélectionnez plusieurs cellules dans Excel, l'une des cellules avec une teinte claire (par rapport aux cellules sélectionnées restantes) est la cellule active. Si vous entrez quelque chose dans la cellule active lorsque la sélection est faite et appuyez sur Contrôle + Entrée, la valeur est insérée dans toutes les cellules sélectionnées.
Cela vaut également pour les formules. Si vous entrez une formule dans la cellule active et appuyez sur Ctrl + Entrée, toutes les cellules obtiendront cette formule (avec des références ajustées).
#7 Alt + Flèche vers le bas pour obtenir une liste de toutes les valeurs uniques dans cette colonne
Celui-ci peut vous faire gagner du temps que vous pourriez autrement perdre à taper. Supposons que vous saisissiez des données dans une colonne avec le statut d'activité (À faire, Terminé). Au lieu de taper le statut, encore et encore, il vous suffit de le taper dans quelques cellules, puis vous pouvez utiliser le raccourci clavier Alt + Flèche vers le bas. Il vous donne la liste de toutes les entrées uniques et vous pouvez rapidement les sélectionner dans la liste.
Si vous souhaitez sélectionner des options prédéfinies, vous pouvez créer une liste déroulante.
#8 Passer au crible rapidement plusieurs onglets de feuille de calcul dans un classeur
Celui-ci fait gagner beaucoup de temps. Utilisez simplement le raccourci clavier Contrôle + Page précédente/Page suivante pour parcourir plusieurs onglets de feuille de calcul dans un classeur.
Voir aussi : plus de 200 raccourcis clavier Excel.
#9 Saisir du texte long en utilisant des abréviations
Si vous devez saisir encore et encore des noms longs ou des mots-clés dans votre feuille de calcul, cette astuce vous sera utile.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être que chaque fois que vous tapez ABC, Excel le remplace automatiquement par ABC Technology Corporation Limited.
Quelque chose comme indiqué ci-dessous :
Cette fonction peut être activée à l'aide des options de correction automatique. Lisez comment l'activer.
#10 Saisir des données dans des plages non contiguës
Supposons que vous ayez un modèle comme indiqué ci-dessous et que vous deviez saisir des données dans toutes les cellules surlignées en rouge, dans l'ordre spécifié par les flèches.
Voici un moyen rapide de le faire :
- Sélectionnez toutes les cellules dans lesquelles vous devez saisir les données (appuyez sur Ctrl puis sélectionnez une par une).
- Commencez par la deuxième cellule de votre séquence de saisie des données (commencer par D3). Sélectionnez enfin la première cellule B3 (où commence la saisie des données).
- Une fois sélectionné, accédez à la zone de nom (qui se trouve à gauche de la barre de formule).
- Tapez n'importe quel nom sans espaces.
- C'est ça!! Sélectionnez la plage nommée en cliquant sur la liste déroulante Zone de nom. Maintenant, commencez à saisir vos données et utilisez Entrer/Tab pour passer à la cellule suivante.
En savoir plus sur cette astuce.
Ce sont mes dix meilleurs conseils de saisie de données Excel qui peuvent considérablement améliorer votre productivité et gagner du temps.
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