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Flash Fill est un outil incroyable qui a été ajouté dans Excel 2013 et est disponible dans toutes les versions par la suite.
Vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel pour faciliter la saisie de données. C'est un outil intelligent qui essaie d'identifier des modèles en fonction de votre saisie de données et le fait pour vous.
Quelques exemples simples d'utilisation de Flash Fill pourraient être d'obtenir le prénom à partir du nom complet, d'obtenir les initiales du nom, de formater les numéros de téléphone, etc.
Utilisation de Flash Fill dans Excel - Exemples
Voici quelques exemples où le remplissage flash peut vraiment faire gagner du temps en identifiant des modèles et en facilitant la saisie de données.
Exemple 1 - Obtenez le prénom à partir du nom complet
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Jusqu'à la création d'Excel Flash Fill, le moyen d'obtenir le prénom à partir du nom complet consistait à utiliser Text to Columns ou à utiliser des fonctions Excel.
Mais maintenant, vous pouvez obtenir instantanément les résultats en utilisant le nouvel outil sur le bloc - Flash Fill dans Excel.
Voici comment vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel pour obtenir le prénom :
- Sélectionnez la cellule adjacente à la cellule contenant les données (B2 dans ce cas).
- Saisissez les données (prénom dans ce cas).
- Sélectionnez la cellule juste en dessous de celle où vous avez entré des données (B3 dans ce cas).
- Accédez à l'onglet Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash.
Excel Flash Fill remplirait automatiquement toutes les cellules avec le prénom de l'ensemble de données.
C'est fait en un éclair (d'où le nom Excel Flash Fill).
Le raccourci clavier pour utiliser Flash Fill dans Excel est Contrôle + E.
Remarque : Flash Fill n'est toujours pas disponible dans les versions Excel pour Mac.Exemple 2 - Obtenez les initiales du nom
Étant donné que Flash Fill fonctionne en identifiant les motifs, vous pouvez l'utiliser pour obtenir les initiales du prénom et du nom de famille.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Voici les étapes à suivre pour utiliser Flash Fill dans Excel pour obtenir les initiales :
- Sélectionnez la cellule adjacente à la cellule contenant les données (B2 dans ce cas).
- Entrez l'initiale du prénom dans la cellule de sélection.
- Sélectionnez la cellule juste en dessous de celle où vous avez entré des données (B3 dans ce cas).
- Accédez à l'onglet Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash.
Excel Flash Fill remplirait automatiquement toutes les cellules avec les initiales du prénom.
Exemple 3 - Concaténer des noms dans un format différent
Bien que vous puissiez utiliser Flash Fill dans Excel pour diviser les données (en prénom ou en initiales comme indiqué dans les exemples 1 et 2 ci-dessus), vous pouvez également l'utiliser pour fusionner des cellules.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
L'intention ici est de combiner les noms dans le format suivant - Nom, Prénom. Par exemple, Tony et Stark se combineraient pour donner Stark, Tony.
Voici comment utiliser Flash Fill dans Excel pour combiner des noms :
- Sélectionnez la cellule adjacente à la cellule contenant les données (B2 dans ce cas).
- Entrez la cellule avec le nom combiné dans le format souhaité.
- Sélectionnez la cellule juste en dessous de celle où vous avez entré des données (B3 dans ce cas).
- Accédez à l'onglet Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash.
Excel Flash Fill remplirait automatiquement toutes les cellules où les noms sont combinés dans le format spécifié.
Exemple 4 - Obtenir des noms d'utilisateur à partir d'adresses e-mail
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
L'intention ici est d'obtenir le nom d'utilisateur à partir de l'identifiant de messagerie (par exemple, pour obtenir « tonystark » de [email protected]).
Voici comment vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel pour obtenir les noms d'utilisateur à partir des identifiants de messagerie :
- Sélectionnez la cellule adjacente à la cellule contenant les données (B2 dans ce cas).
- Entrez la cellule avec le nom d'utilisateur de l'identifiant de messagerie de la cellule de gauche.
- Sélectionnez la cellule juste en dessous de celle où vous avez entré des données (B3 dans ce cas).
- Accédez à l'onglet Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash.
Excel Flash Fill remplirait automatiquement toutes les cellules où se trouvaient les noms d'utilisateur des identifiants de messagerie respectifs.
Exemple 5 - Formater des numéros de téléphone
Vous pouvez utiliser Flash Fill avec du texte ainsi que des chiffres.
Voici un exemple où vous pouvez formater les numéros de téléphone à l'aide d'Excel Flash Fill.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Le but ici est d'obtenir le numéro de téléphone au format suivant : XXX-XXX-XXXX.
Voici comment vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel pour obtenir le numéro de téléphone au format souhaité :
- Sélectionnez la cellule adjacente à la cellule qui a le numéro de téléphone (B2 dans ce cas).
- Entrez la cellule avec le numéro de téléphone dans le format souhaité.
- Sélectionnez la cellule juste en dessous de celle où vous avez entré des données (B3 dans ce cas).
- Accédez à l'onglet Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash.
Excel Flash Fill remplirait automatiquement toutes les cellules avec les numéros de téléphone au format spécifié.
Exemple 6 - Extraire des points de données spécifiques (tels que la ville à partir de l'adresse)
Vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel pour extraire une partie d'un ensemble de données.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Le but ici est d'obtenir le code d'état de chaque adresse.
Voici les étapes pour obtenir le code d'état de l'adresse à l'aide de Flash Fill dans Excel :
- Sélectionnez la cellule adjacente à la cellule qui a le numéro de téléphone (B2 dans ce cas).
- Dans la cellule, entrez le code d'état de l'adresse sur la gauche.
- Sélectionnez la cellule juste en dessous de celle où vous avez entré des données (B3 dans ce cas).
- Accédez à l'onglet Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash.
Cela extraira instantanément tous les codes d'état dans la colonne B.
De même, vous pouvez également extraire les codes PIN.
Limitations de Flash Fill dans Excel
Bien que Flash Fill soit un outil incroyable, il est important de connaître ses limites avant de l'utiliser sur des ensembles de données volumineux et importants :
- Le résultat de Flash Fill est statique. Cela signifie que si vous modifiez l'ensemble de données d'origine, le résultat Flash Fill ne changera pas.
- Flash Fill ignore la cellule contenant un espace. Si vous utilisez Flash Fill, assurez-vous que les cellules où le résultat viendrait ne contiennent aucun espace. Si c'est le cas, Excel Flash Fill l'ignorera simplement.
- Dans certains cas, Flash Fill peut échouer dans l'identification du motif donnant des résultats incorrects. Par exemple, dans le cas de l'extraction des deuxièmes prénoms, s'il y a des noms sans deuxième prénom, Flash Fill donnerait des résultats incorrects (comme indiqué ci-dessous).
Erreur de remplissage Flash Excel
Si Flash Fill n'est pas en mesure de reconnaître un motif, il peut afficher une erreur comme indiqué ci-dessous :
Dans ce cas, vous pouvez remplir quelques cellules supplémentaires pour que Flash Fill puisse reconnaître un motif, ou rejeter l'idée d'utiliser Flash Fill et utiliser les fonctions Excel à la place.
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