Text to Columns est une fonctionnalité étonnante d'Excel qui mérite beaucoup plus de crédit qu'elle n'en reçoit habituellement.
Comme son nom l'indique, il est utilisé pour diviser le texte en plusieurs colonnes. Par exemple, si vous avez un prénom et un nom dans la même cellule, vous pouvez l'utiliser pour les diviser rapidement en deux cellules différentes.
Cela peut être très utile lorsque vous obtenez vos données à partir de bases de données ou que vous les importez à partir d'autres formats de fichiers tels que Texte ou CSV.
Dans ce didacticiel, vous découvrirez de nombreuses choses utiles qui peuvent être effectuées à l'aide de Text to Columns dans Excel.
Où trouver du texte dans des colonnes dans Excel
Pour accéder à Text to Columns, sélectionnez l'ensemble de données et accédez à Data → Data Tools → Text to Columns.
Cela ouvrirait l'assistant de conversion de texte en colonnes.
Cet assistant comporte trois étapes et prend quelques entrées utilisateur avant de diviser le texte en colonnes (vous verrez comment ces différentes options peuvent être utilisées dans les exemples ci-dessous).
Pour accéder à Text to Columns, vous pouvez également utiliser le raccourci clavier - ALT + A + E.
Plongeons maintenant et voyons des choses incroyables que vous pouvez faire avec Text to Columns dans Excel.
Exemple 1 - Diviser les noms en prénom et nom de famille
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Pour séparer rapidement le prénom et le nom et les obtenir dans des cellules séparées, suivez les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, assurez-vous que Délimité est sélectionné (qui est également la sélection par défaut). Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 2, sélectionnez « Espace » comme délimiteur. Si vous pensez qu'il pourrait y avoir des espaces consécutifs doubles/triples entre les noms, sélectionnez également l'option "Traiter les délimiteurs consécutifs comme un seul". Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 3, sélectionnez la cellule de destination. Si vous ne sélectionnez pas de cellule de destination, cela écrasera votre ensemble de données existant avec le prénom dans la première colonne et le nom de famille dans la colonne adjacente. Si vous souhaitez conserver les données d'origine intactes, créez une copie ou choisissez une autre cellule de destination.
- Cliquez sur Terminer.
Cela vous donnerait instantanément les résultats avec le prénom dans une colonne et le nom de famille dans une autre colonne.
Noter:
- Cette technique fonctionne bien lorsque le nom est composé du prénom et du nom uniquement. S'il y a des initiales ou des deuxièmes prénoms, cela pourrait ne pas fonctionner. Cliquez ici pour un guide détaillé sur la façon de traiter les cas avec différentes combinaisons de noms.
- Le résultat que vous obtenez en utilisant la fonction Text to Columns est statique. Cela signifie que s'il y a des changements dans les données d'origine, vous devrez répéter le processus pour obtenir des résultats mis à jour.
Lisez aussi: Comment trier par nom de famille dans Excel
Exemple 2 - Diviser les identifiants de messagerie en nom d'utilisateur et nom de domaine
Text to Columns vous permet de choisir votre propre délimiteur pour diviser le texte.
Cela peut être utilisé pour diviser les adresses e-mail en noms d'utilisateur et noms de domaine car ceux-ci sont séparés par le signe @.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Ce sont des identifiants de messagerie fictifs de certains super-héros sympas (sauf moi, je ne suis qu'un gars ordinaire qui perd du temps sur Netflix).
Voici les étapes pour diviser ces noms d'utilisateur et noms de domaine à l'aide de la fonction Text to Columns.
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, assurez-vous que Délimité est sélectionné (qui est également la sélection par défaut). Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 2, sélectionnez Autre et entrez @ dans la case à sa droite. Assurez-vous de désélectionner toute autre option (si cochée). Cliquez sur Suivant.
- Remplacez la cellule de destination par celle où vous voulez le résultat.
- Cliquez sur Terminer.
Cela diviserait l'adresse e-mail et vous donnerait le prénom et le nom dans des cellules séparées.
Exemple 3 - Obtenir le domaine racine à partir de l'URL
Si vous travaillez avec des URL Web, vous devrez parfois connaître le nombre total de domaines racine uniques.
Par exemple, dans le cas de http://www.google.com/example1 et http://google.com/example2, le domaine racine est le même, à savoir www.google.com
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Voici les étapes pour obtenir le domaine racine à partir de ces URL :
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, assurez-vous que Délimité est sélectionné (qui est également la sélection par défaut). Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 2, sélectionnez Autre et entrez / (barre oblique) dans la case à sa droite. Assurez-vous de désélectionner toute autre option (si cochée). Cliquez sur Suivant.
- Remplacez la cellule de destination par celle où vous voulez le résultat.
- Cliquez sur Terminer.
Cela diviserait l'URL et vous donnerait le domaine racine (dans la troisième colonne car il y avait deux barres obliques avant).
Maintenant, si vous voulez trouver le nombre de domaines uniques, supprimez simplement les doublons.
Remarque : cela fonctionne bien lorsque vous avez toutes les URL qui ont http:// au début. Si ce n'est pas le cas, vous obtiendrez le domaine racine dans la première colonne elle-même. Une bonne pratique consiste à rendre ces URL cohérentes avant d'utiliser Text to Columns.
Exemple 4 - Convertir des formats de date non valides en formats de date valides
Si vous obtenez vos données à partir de bases de données telles que SAP/Oracle/Capital IQ, ou si vous les importez à partir d'un fichier texte, il est possible que le format de date soit incorrect (c'est-à-dire un format qu'Excel ne considère pas comme une date).
Il n'y a que quelques formats qu'Excel peut comprendre, et tout autre format doit être converti en un format valide pour être utilisé dans Excel.
Supposons que vous ayez des dates au format ci-dessous (qui ne sont pas au format de date Excel valide).
Voici les étapes pour les convertir en formats de date valides :
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, assurez-vous que Délimité est sélectionné (qui est également la sélection par défaut). Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 2, assurez-vous que l'option AUCUN délimiteur n'est sélectionnée. Cliquez sur Suivant.
- Dans le format de données de colonne, sélectionnez Date et sélectionnez le format souhaité (DMY signifierait date mois et année). Changez également la cellule de destination pour celle où vous voulez le résultat.
- Cliquez sur Terminer.
Cela convertirait instantanément ces formats de date invalides en formats de date valides que vous pouvez utiliser dans Excel.
Exemple 5 - Convertir du texte en nombres
Parfois, lorsque vous importez des données à partir de bases de données ou d'autres formats de fichiers, les nombres sont convertis au format texte.
Cela peut se produire de plusieurs manières :
- Avoir une apostrophe avant le nombre. Cela conduit à ce que le nombre soit traité comme du texte.
- Obtenir des nombres à la suite de fonctions de texte telles que GAUCHE, DROITE ou MID.
Le problème avec ceci est que ces nombres (qui sont au format texte) sont ignorés par les fonctions Excel telles que SUM et AVERAGE.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous où les nombres sont au format texte (notez qu'ils sont alignés à gauche).
Voici les étapes à suivre pour utiliser Text to Columns pour convertir du texte en nombres
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, assurez-vous que Délimité est sélectionné (qui est également la sélection par défaut). Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 2, assurez-vous que l'option AUCUN délimiteur n'est sélectionnée. Cliquez sur Suivant.
- Dans le format de données de colonne, sélectionnez Général. Changez également la cellule de destination pour celle où vous voulez le résultat.
- Cliquez sur Terminer.
Cela reconvertirait ces nombres au format général qui peut désormais être utilisé dans les formules.
Exemple 6 - Extraire les cinq premiers caractères d'une chaîne
Parfois, vous devrez peut-être extraire les premiers caractères d'une chaîne. Cela peut être le cas lorsque vous disposez de données transactionnelles et que les cinq premiers caractères (ou tout autre nombre de caractères) représentent un identifiant unique.
Par exemple, dans l'ensemble de données illustré ci-dessous, les cinq premiers caractères sont propres à une gamme de produits.
Voici les étapes pour extraire rapidement les cinq premiers caractères de ces données à l'aide de Text to Columns :
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, assurez-vous que Largeur fixe est sélectionné. Cliquez sur Suivant.
- À l'étape 2, dans la section Aperçu des données, faites glisser la ligne verticale et placez-la après 5 caractères dans le texte. Cliquez sur Suivant.
- Remplacez la cellule de destination par celle où vous voulez le résultat.
- Cliquez sur Terminer.
Cela diviserait votre ensemble de données et vous donnerait les cinq premiers caractères de chaque identifiant de transaction dans une colonne et resterait tous dans la deuxième colonne.
Remarque : vous pouvez également définir plusieurs lignes verticales pour diviser les données en plus de 2 colonnes. Cliquez simplement n'importe où dans la zone d'aperçu des données et faites glisser le curseur pour définir le séparateur.
Exemple 7 - Convertir des nombres avec un signe moins à la fin en nombres négatifs
Bien que ce ne soit pas quelque chose que l'on puisse rencontrer souvent, mais parfois, vous pouvez vous retrouver à corriger les nombres avec des signes moins à la traîne et à rendre ces nombres négatifs.
Text to Columns est le moyen idéal pour trier cela.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :
Voici les étapes pour convertir ces moins de fin en nombres négatifs :
- Sélectionnez l'ensemble de données.
- Accédez à Données → Outils de données → Texte vers colonnes. Cela ouvrira l'assistant de conversion de texte en colonnes.
- À l'étape 1, cliquez sur « Suivant ».
- À l'étape 2, cliquez sur « Suivant ».
- À l'étape 3, cliquez sur le bouton Avancé.
- Dans la boîte de dialogue Paramètres avancés d'importation de texte, sélectionnez l'option "Trailing minus for negative number". Cliquez sur OK.
- Définissez la cellule de destination.
- Cliquez sur Terminer.
Cela placerait instantanément le signe moins à partir de la fin du nombre du début de celui-ci. Maintenant, vous pouvez facilement utiliser ces nombres dans des formules et des calculs.
