Correction automatique d'Excel : un guide complet + des exemples de gain de temps

Que se passe-t-il lorsque vous tapez le mot « Drnik » au lieu de « Drink » dans Excel ?

Vous remarquerez qu'Excel corrigera automatiquement ce mot mal orthographié pour boire (comme indiqué ci-dessous).

D'une manière ou d'une autre, Excel savait que ce n'était pas l'orthographe correcte et l'a corrigé automatiquement à la bonne.

Désormais, il ne corrigera pas automatiquement tous les mots mal orthographiés.

Juste un peu!

Par exemple, essayez le mot « dirnk ».

Il ne serait pas corrigé automatiquement.

La raison pour laquelle certains mots sont corrigés automatiquement et d'autres non, c'est qu'il existe déjà une liste de mots corrigés préremplis dans Excel pour la correction automatique.

Remarque : la correction automatique est activée par défaut dans Excel.

Dans ce didacticiel, je vais expliquer ce que sont les options de correction automatique, puis vous montrer quelques exemples où vous pouvez les utiliser pour gagner du temps. Je vais également expliquer comment vous pouvez le désactiver (c'est-à-dire désactiver la correction automatique)

Comprendre les options de correction automatique

La correction automatique a été créée pour vous aider à résoudre les petits problèmes auxquels vous pouvez être confronté lors de la saisie dans Excel ou lors de la saisie de données (comme le remplacement de certains mots couramment mal orthographiés par des mots corrects).

Cela vous permet également d'avoir un peu plus de contrôle lors de l'utilisation d'Excel (comme nous le verrons dans les exemples plus loin dans ce didacticiel).

Mais comprenons d'abord où se trouvent les options de correction automatique et ce qui est disponible par défaut.

Pour obtenir les options de correction automatique, cliquez sur l'onglet Fichier.

Dans l'écran Fichier, cliquez sur « Options ».

Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Vérification.

Dans les options de vérification, cliquez sur les options de correction automatique.

Cela ouvrira la boîte de dialogue Options de correction automatique.

Laissez-moi vous expliquer les différents onglets de la boîte de dialogue Correction automatique et les options qu'ils contiennent.

Onglet Options de correction automatique

Dans l'onglet Options de correction automatique, certaines options sont activées par défaut et résolvent certains problèmes courants.

• Afficher les boutons Options de correction automatique: Celui-ci n'est pas pertinent pour Excel mais il l'est pour d'autres applications MS. Lorsque cette option est activée, vous voyez les options de correction automatique dans MS Word ou MS PowerPoint (comme indiqué ci-dessous).
• Corrigez deux majuscules initiales: Cette option, lorsqu'elle est activée, corrigera automatiquement les deux initiales majuscules dans Excel. Par exemple, si vous tapez « Hello », il le changera automatiquement en « Hello »
• Mettre la première lettre des phrases en majuscule: Lorsqu'elle est activée, cette option garantit qu'une nouvelle phrase commence par une majuscule. Par exemple, si vous tapez « Bonjour. comment allez-vous ? », il sera automatiquement corrigé en « Bonjour. Comment ca va?'
• Mettre les noms de jours en majuscule: Cela changera automatiquement la première lettre du nom du jour si vous entrez en minuscule. Par exemple, mercredi serait changé en mercredi.
• Corriger l'utilisation accidentelle de la touche de verrouillage des majuscules: Si vous avez activé le verrouillage des majuscules et que vous écrivez une phrase, il corrigera automatiquement le texte et désactivera le verrouillage des majuscules. Par exemple, si vous entrez hELLO, il le changera automatiquement en Hello.
• Remplacer le texte au fur et à mesure que vous tapez: C'est là qu'Excel contient déjà des mots couramment mal orthographiés (ou des codes abrégés pour certains symboles). Par exemple, si vous tapez (c), il est automatiquement converti en symbole de copyright. C'est parce qu'il a été spécifié dans la liste de cette option. Vous pouvez ajouter ou supprimer des mots de la liste (plus d'informations à ce sujet dans un exemple ci-dessous).

Correction automatique des exceptions

Bien que ces options de correction automatique soient étonnantes, vous souhaiterez parfois qu'elles n'agissent pas très intelligemment et qu'elles les corrigent automatiquement.

Par exemple, si vous avez le nom de marque ATs (où le 's' est en minuscule), Excel le convertira automatiquement en 'Ats'.

Bien que vous aimiez que la correction automatique se produise dans tous les autres cas, si vous souhaitez exclure ce cas particulier, vous pouvez le faire.

Dans l'onglet Correction automatique, cliquez sur l'onglet Exceptions.

Dans la boîte de dialogue Exceptions de correction automatique, vous pouvez avoir deux types d'exception :

1. Première lettre: Par défaut, Excel met l'alphabet en majuscule après le point (point). Vous pouvez fournir quelques exceptions ici (il existe déjà une liste d'exceptions courantes).
2. Casquettes initiales: Si vous ne voulez pas que les AT soient convertis en Ats, vous pouvez le spécifier ici.

Onglet Mise en forme automatique au fur et à mesure de la frappe

Cet onglet a trois options (qui sont toutes activées). Je trouve ces trois options utiles.

1. Remplacer au fur et à mesure que vous tapez: Lorsque vous entrez des liens hypertexte dans une cellule, ils sont automatiquement convertis en un lien hypertexte. Je désactive parfois cette option car je finis souvent par cliquer sur la cellule, ce qui prend quelques secondes puis ouvre le lien dans le navigateur.
2. Postulez pendant que vous travaillez: Cela ajoutera automatiquement de nouvelles lignes et colonnes dans un tableau Excel lorsque vous entrez quelque chose dans la cellule adjacente à celle du tableau.
3. Automatiquement comme votre travail: lorsque vous entrez une formule dans une colonne d'un tableau Excel, cette option entrera la même formule (avec les références de cellule ajustées) dans toutes les cellules de la colonne.

Onglet Actions

Dans les applications Microsoft, vous pouvez créer une action basée sur un mot ou un texte spécifique.

Dans Excel, il n'y a qu'un seul type d'action disponible - qui est l'action de date.

Une action de date signifie que si vous avez une date dans une cellule dans Excel, vous pouvez cliquer avec le bouton droit et vous obtiendrez quelques actions que vous pouvez effectuer pour cette date (comme afficher cette date dans le calendrier ou planifier une réunion dans Outlook ).

Cela peut être utile si vous avez une liste de dates et que vous souhaitez en enregistrer rapidement certaines dans votre calendrier ou si vous souhaitez planifier une réunion (à l'aide d'Outlook).

Cette option est désactivée par défaut et vous devez l'activer pour pouvoir l'utiliser dans Excel.

Une fois activé, vous pourrez l'utiliser Excel. Si vous avez une date dans une cellule, faites un clic droit et vous trouverez les options d'actions en bas.

Onglet Correction automatique mathématique

Tout comme vous pouvez insérer des symboles dans une cellule Excel (comme Delta, Degré ou Coche), vous pouvez également insérer des symboles mathématiques dans une équation.

Cet onglet contient du texte qui se convertit automatiquement en le symbole mathématique spécifié. Par exemple, si vous tapez \sigma, il le remplacera par le symbole σ.

Notez que cela ne fonctionnera pas dans les cellules de la feuille de calcul. Cela ne fonctionne qu'avec des équations.

Comment ajouter vos propres mots à la correction automatique Excel ?

Souhaitez-vous que certains mots fassent partie de la correction automatique ?

Par exemple, disons que vous voulez ajouter le mot « drikn » à la correction automatique afin qu'il le corrige en « boire ».

Vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter un mot à corriger automatiquement :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Cliquez sur Options.
3. Dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez Vérification.
4. Cliquez sur le bouton « Options de correction automatique ».
5. Dans la boîte de dialogue Correction automatique, saisissez ce qui suit :
   • Remplacer: drikn
   • Avec: boire
6. Cliquez sur AJOUTER
7. Cliquez sur OK.

Maintenant, lorsque vous tapez « drikn » dans Excel, il le corrigera automatiquement en « boire ».

Avant de vous montrer quelques exemples intéressants pour l'utiliser, voici quelques éléments que vous devez savoir sur la correction automatique dans Excel :

• La liste de correction automatique est sensible à la casse. Cela signifie que vous avez ajouté le mot « drikn » à remplacer par « boire », cela ne fonctionnerait qu'avec le mot en minuscule. Si vous saisissez « Drikn » ou « DRIKN », cela ne sera pas corrigé.
• Cette modification est enregistrée dans Excel et existerait même si vous fermez le classeur et l'ouvrez à nouveau. Si vous ne le souhaitez plus, vous devez le supprimer manuellement.
• Le changement ne se produit que lorsque le mot exact est utilisé. Par exemple, si vous utilisez « drikns », il ne sera pas corrigé automatiquement. Pour que cela fonctionne, le mot ne doit pas avoir de caractères juste avant ou après.
• Lorsque vous spécifiez une correction automatique dans Excel, elle est automatiquement activée dans d'autres applications MS telles que MS Word ou MS PowerPoint.

La correction automatique a été créée pour corriger les fautes d'orthographe courantes. Mais vous pouvez également l'utiliser de manière géniale pour gagner du temps.

En rapport: Vérification orthographique dans Excel.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples utiles d'utilisation de la correction automatique (autre que la correction d'un mot mal orthographié).

Exemple 1 : utiliser la correction automatique pour compléter les abréviations

Imaginez que vous travaillez pour une entreprise « ABC Technology Corporation Limited ».

Votre travail implique beaucoup de saisie de données dans Excel et vous devez saisir manuellement le nom complet de l'entreprise plusieurs fois par jour.

Quelle que soit la vitesse à laquelle vous tapez, cela semblerait être une perte de temps.

Ne souhaiteriez-vous pas qu'il y ait un moyen où vous pouvez simplement entrer ABC (ou ce que vous voulez), et Excel le remplace par le nom de l'entreprise ?

C'est là que la génialité de la correction automatique peut vous aider.

Vous pouvez spécifier une abréviation dans Correction automatique, et chaque fois que vous utilisez cette abréviation, Excel la convertit automatiquement en le texte spécifié.

Par exemple, vous pouvez spécifier que chaque fois que vous tapez ABC, Excel doit automatiquement le remplacer par « ABC Technology Corporation Limited ».

Quelque chose comme indiqué ci-dessous :

Cela se produit lorsque vous ajoutez une correction automatique dans Excel où ABC doit être corrigé en " (comme indiqué ci-dessous dans la boîte de dialogue de correction automatique).

Que faire si vous voulez insérer ABC et non le nom complet ?

Si vous ne souhaitez pas que la correction automatique remplace ABC par le nom complet, appuyez simplement sur Ctrl + Z pour récupérer ABC.

Lorsque l'utilisation de Control + Z fonctionne, il est préférable de choisir une abréviation que vous n'utiliserez probablement pas dans votre travail. Cela garantit qu'il n'y a aucune chance que vous obteniez le nom complet par erreur (alors que tout ce que vous vouliez était le texte de l'abréviation).

Vous trouverez ci-dessous quelques scénarios dans lesquels cette astuce de correction automatique peut vous faire gagner beaucoup de temps :

• Vous pouvez saisir rapidement des noms de fichiers ou de dossiers (au lieu de les copier-coller à chaque fois).
• Si vous avez une liste de membres de l'équipe, vous pouvez utiliser leurs initiales pour saisir rapidement leurs noms.

Un mot d'avertissement : toute option de correction automatique que vous spécifiez dans Excel est également activée dans d'autres applications MS telles que MS Word ou MS PowerPoint. Dans de tels cas, il est préférable d'utiliser des abréviations que vous n'utiliserez probablement pas ailleurs.

Exemple 2 : Insérer des symboles rapidement (tels que Degré ou Delta)

Certains symboles sont difficiles à insérer/taper dans Excel car ils ne sont pas déjà disponibles sur le clavier (comme le symbole de degré ou le symbole delta ou les puces).

Vous devez soit connaître le raccourci clavier (qui est souvent long et compliqué), soit utiliser la boîte de dialogue Insérer un symbole (ce qui prend du temps).

S'il y a des symboles que vous devez utiliser assez souvent, vous pouvez utiliser la fonction de correction automatique pour donner à ces symboles un nom de code ou une abréviation.

Maintenant, lorsque vous devez entrer ce symbole, vous pouvez simplement utiliser le nom de code et il sera automatiquement corrigé en ce symbole.

Vous trouverez ci-dessous un exemple où j'utilise le code DEGSYM pour obtenir le symbole du degré dans Excel.

Pour ce faire, apportez la modification suivante dans la boîte de dialogue Correction automatique d'Excel :

Exemple 3 : Écrire des formules plus rapidement avec la correction automatique

Cette astuce (que j'ai apprise sur ce blog) est un peu tirée par les cheveux, mais si vous travaillez avec beaucoup de formules longues, cela peut vous faire gagner du temps.

Vous trouverez ci-dessous une formule qui combinera le texte des trois cellules laissées à la cellule dans laquelle cette formule est utilisée :

=INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(),COLONNE()-3))&INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(),COLONNE()-2))&INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(),COLONNE()-1))

Maintenant, si vous avez souvent besoin de créer une formule comme celle-ci, il est préférable de créer un code simple pour celle-ci et de l'utiliser dans la correction automatique.

Dans ce cas, j'ai utilisé le code 'com3' en correction automatique pour obtenir la formule.

Maintenant, vous pouvez utiliser le code « com3 » pour obtenir la formule complète en quelques frappes (comme indiqué ci-dessous) :

Remarque : comme je l'ai mentionné, c'est quelque chose que la plupart d'entre vous n'auront jamais à utiliser, mais c'est toujours une bonne astuce à savoir (juste au cas où). L'exemple ci-dessus est un cas réel où je l'utilise actuellement dans l'un de mes projets pour gagner du temps.

Comment désactiver complètement la correction automatique

Bien que je pense que la correction automatique est une fonctionnalité intéressante, elle peut ne pas être pertinente pour tout le monde.

Et dans certains cas, cela peut en fait être une irritation. Par exemple, si vous tapez (c) ou (r) ou ™, la correction automatique Excel va changer le texte automatiquement (en © ou ® ou ™)

Dans de tels cas, il est préférable de désactiver la correction automatique ou au moins de supprimer les termes que vous ne souhaitez pas corriger automatiquement.

Voici les étapes pour désactiver la correction automatique :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Cliquez sur Options.
3. Dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez Vérification.
4. Cliquez sur le bouton « Options de correction automatique ».
5. Dans la boîte de dialogue Correction automatique, dans l'onglet Correction automatique, décochez l'option "Remplacer le texte au fur et à mesure de la frappe".

Remarque : les étapes ci-dessus désactiveraient complètement la fonction de saisie semi-automatique où elle remplace du texte par le texte spécifié. Cela peut également signifier que les mots couramment mal orthographiés ne seront plus corrigés.

Comment désactiver/remplacer certains mots de la correction automatique

Si vous souhaitez conserver la fonctionnalité globale « Remplacer le texte au fur et à mesure de la frappe » mais que vous souhaitez quelques exceptions, vous pouvez rechercher le mot dans la liste et le supprimer manuellement (ou le modifier).

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options (dans l'écran Fichier qui s'ouvre).
2. Dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez Vérification.
3. Cliquez sur le bouton « Options de correction automatique ».
4. Dans la boîte de dialogue Correction automatique, dans l'onglet Correction automatique, sélectionnez le mot que vous souhaitez supprimer.
5. Cliquez sur le bouton Supprimer.

Vous pouvez également remplacer un mot dans la correction automatique. Par exemple, au lieu de (c) se transformer en symbole de copyright, vous pouvez l'utiliser pour être converti en mot - copyright.

Pour remplacer le mot par un autre texte, recherchez et modifiez le texte, puis cliquez sur le bouton Remplacer.

Comment annuler les modifications de correction automatique dans Excel

Si vous écrivez quelque chose et qu'Excel le modifie à cause de la correction automatique, vous pouvez récupérer le texte d'origine en appuyant sur Ctrl + Z.

Par exemple, dès que vous tapez (c) dans une cellule d'Excel et appuyez sur la touche espace, il sera instantanément converti en symbole de copyright.

Mais si vous utilisez maintenant Control + Z, il redeviendra (c) et le restera.

Bien que la correction automatique soit une fonctionnalité que la plupart des utilisateurs d'Excel n'auront jamais à modifier, il est bon de connaître certaines façons de l'utiliser pour gagner du temps (comme indiqué dans les exemples).

J'ai récemment commencé à l'utiliser pour certaines formules qui sont assez énormes, mais je les utilise souvent (comme indiqué dans l'exemple 3).