Regardez le didacticiel vidéo - Vérification orthographique dans Excel
La vérification orthographique dans Excel est souvent ignorée étant donné que les utilisateurs d'Excel travaillent souvent avec des nombres par rapport au texte. Mais c'est toujours l'un des contrôles importants que l'on devrait avoir en place.
Par rapport à MS Word ou PowerPoint, où vous pouvez voir visuellement un soulignement rouge sous le mot mal orthographié, rien de ce genre ne se produit dans Excel.
Imaginez une erreur d'orthographe désastreuse sur votre feuille de calcul lorsque vous l'envoyez à votre client. Peu importe le travail acharné que vous consacrez à l'analyse et à l'analyse des données, toute votre crédibilité s'envole.
Eh bien - PAS plus.
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment utiliser la vérification orthographique dans Excel et comment vous pouvez maximiser vos efforts grâce aux options qui s'offrent à vous.
Où trouver le correcteur orthographique dans Excel
Vous pouvez trouver l'option de vérification orthographique dans l'onglet de révision du ruban dans Excel.
Lorsque vous cliquez sur l'option Orthographe dans l'onglet de révision, la boîte de dialogue Vérification orthographique s'ouvre.
Raccourci clavier pour exécuter la vérification orthographique dans Excel
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier F7 pour exécuter la vérification orthographique dans Excel. Pour l'utiliser, activez la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez exécuter la vérification orthographique, sélectionnez la cellule/plage de cellules et appuyez sur F7 sur votre clavier.
Comment fonctionne la vérification orthographique dans Excel
Une chose importante à savoir est le fonctionnement de la vérification orthographique dans Excel.
Si vous sélectionnez la cellule A1, elle parcourra toutes les cellules de la première ligne, puis passera à la deuxième ligne et vérifiera toutes les cellules de la deuxième ligne (de gauche à droite), puis passera à la troisième ligne et ainsi de suite. S'il identifie une cellule avec une faute d'orthographe, il affiche la boîte de dialogue Orthographe.
Si vous sélectionnez une cellule ailleurs dans la feuille de calcul, disons B3, elle parcourra les cellules à droite, puis la ligne en dessous. Une fois la vérification de toutes les cellules après B3 terminée, une invite demandera à l'utilisateur s'il souhaite continuer à vérifier au début de la feuille. Quelque chose comme indiqué ci-dessous :
Si l'utilisateur sélectionne Oui, il revient en arrière et vérifie les cellules restantes (qui seraient A1 à B2 dans notre exemple).
Pour mieux comprendre, jetez un œil à cet exemple ci-dessous (les cellules ombrées sont celles avec une faute d'orthographe) :
Comme indiqué, lorsque nous commençons la vérification orthographique avec A1, cela termine la vérification orthographique pour toutes les cellules. Mais lorsque nous commençons par la cellule B3, il vérifie toutes les cellules de B3 et demande ensuite à l'utilisateur s'il souhaite continuer à vérifier depuis le début.
Comprendre la boîte de dialogue Vérification orthographique
Chaque fois que vous exécutez la vérification orthographique dans Excel et qu'il trouve une erreur, la boîte de dialogue Vérification orthographique s'affiche (comme indiqué ci-dessous) :
Comprenons rapidement les différentes options disponibles dans la boîte de dialogue de vérification orthographique :
- Ignorer une fois: Si la vérification orthographique rencontre un mot qu'il identifie comme une erreur, mais que vous souhaitez le conserver, vous pouvez cliquer sur Ignorer une fois. Cela ignorera cette erreur une fois.
- Ignorer tout: Si Excel identifie un mot comme une erreur, mais que vous souhaitez conserver toutes les instances de ce mot (en l'état), cliquez sur Ignorer tout.
- Ajouter au dictionnaire: Si Excel signale un mot comme une erreur mais qu'il s'agit du mot correct à utiliser (c'est peut-être un nom ou une abréviation que vous utilisez dans votre entreprise), vous pouvez l'ajouter au dictionnaire. Lorsqu'un tel mot est signalé comme une erreur et que vous cliquez sur Ajouter au dictionnaire, Excel en fera une partie des mots acceptables et ne le signalera plus. Notez que ce mot fait désormais partie du dictionnaire Excel et ne sera jamais signalé dans aucun des classeurs.
- Changement: Lorsqu'Excel met en évidence une erreur, il affiche également quelques suggestions (par exemple, il suggère Bon à la place de Bon). Il peut y avoir une ou plusieurs suggestions. Sélectionnez la suggestion que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Modifier pour l'appliquer.
- Change tout: Si vous cliquez sur ce bouton, cela changera toute l'occurrence du mot mal orthographié avec la suggestion sélectionnée.
- Correction automatique: L'option de correction automatique d'Excel modifiera le mot mal orthographié avec la suggestion sélectionnée et l'ajoutera également à la liste de correction automatique. Cela signifie que la prochaine fois que vous taperez le même mot mal orthographié, Excel le convertira automatiquement en la suggestion que vous avez sélectionnée.
- Langue du dictionnaire: Vous pouvez changer la langue du dictionnaire à l'aide de cette liste déroulante.
Voici quelques paramètres par défaut dans la vérification orthographique dans Excel :
- Il ignore les mots qui sont en majuscules. Par exemple, si vous avez le mot HELLOOO, il ne sera pas signalé comme une erreur.
- Il ignore les mots qui contiennent des nombres. Par exemple, si vous avez le mot Hello123, il ne sera pas signalé comme une erreur.
- Il ignore Internet et les adresses de fichiers.
- Il n'ignore PAS les mots répétés. Par exemple, si vous avez le texte - Bonjour, comment allez-vous ? - alors, les autres sont signalés comme une erreur.
Vous pouvez modifier ces paramètres par défaut en cliquant sur le bouton « Option » dans la boîte de dialogue Vérification orthographique. Cela ouvrira la boîte de dialogue Options où vous pourrez apporter les modifications nécessaires.
J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile. Faites-moi part de vos impressions en laissant un commentaire ci-dessous.
