Comment activer l'enregistrement automatique dans Excel (un guide facile)

Bien qu'Excel ait été continuellement amélioré avec chaque nouvelle version, il arrive encore que vous le trouviez planté de temps en temps (surtout si vous travaillez avec un ensemble de données volumineux).

Et parfois, cela peut être un facteur extérieur à Excel, comme une panne de courant ou un blocage de votre système à cause d'un problème autre qu'Excel.

Dans de tels cas, pour vous assurer de ne pas perdre vos données, Excel dispose d'une fonction d'enregistrement automatique - qui, comme son nom l'indique, enregistrera automatiquement votre travail.

Avec l'enregistrement automatique activé, Excel enregistrera votre travail à intervalles réguliers, ce qui vous assurera de ne pas perdre une grande partie de votre travail (au maximum quelques minutes de travail peuvent être perdues).

Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment activer l'enregistrement automatique dans Excel et toutes les choses importantes que vous devez savoir à ce sujet.

Noter: L'enregistrement automatique est une nouvelle fonctionnalité d'Office365, où il vous permet d'enregistrer en temps réel lorsque les fichiers sont enregistrés dans OneDrive ou SharePoint. Si vous utilisez des versions antérieures (Excel 2010/2013/2016/2019), vous disposez de l'enregistrement des informations de récupération automatique, qui n'est pas en temps réel mais enregistre votre travail à intervalles réguliers.

AutoSave Vs AutoRecover

L'enregistrement automatique est une nouvelle fonctionnalité d'Excel Office 365, tandis que la récupération automatique était également présente dans les versions précédentes.

L'enregistrement automatique vous permet d'enregistrer votre travail en temps réel lorsque vous enregistrez vos fichiers Excel dans OneDrive ou SharePoint.

Au contraire, « Enregistrer les informations de récupération automatique » est une option qui enregistre automatiquement votre travail toutes les 10 minutes (ou quelle que soit la période que vous spécifiez). Avec cette option activée, il conservera une copie temporaire de votre travail et continuera à l'enregistrer toutes les 10 minutes.

Au cas où votre système s'arrêterait de manière inattendue, vous pourrez toujours récupérer le fichier temporairement enregistré (à l'aide de la fonction de récupération automatique).

Dans ce tutoriel, je couvrirai ces deux fonctionnalités.

Activer l'enregistrement automatique dans Excel à partir de la boîte de dialogue Options

Vous pouvez activer l'enregistrement automatique et enregistrer les informations de récupération automatique (c'est-à-dire enregistrer automatiquement les fichiers à un certain intervalle de temps) dans Excel à partir de la boîte de dialogue Options. Une fois cela fait, cela serait activé pour tous les classeurs sur lesquels vous travaillez sur ce système.

N'oubliez pas que l'enregistrement automatique n'est disponible que pour les utilisateurs d'Office365. Si vous n'avez pas O365, vous ne pouvez utiliser que la récupération automatique.

Voici les étapes pour activer l'enregistrement automatique dans Excel :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier
2. Cliquez sur Options
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur l'option Enregistrer à gauche
4. Cochez l'option - "Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les". Par défaut, la valeur est de 10 minutes, mais vous pouvez choisir une valeur inférieure ou supérieure si vous le souhaitez.
5. Cochez l'option - "Enregistrer automatiquement les fichiers OneDrive et SharePoint Online par défaut dans Excel". Cette option ne fonctionne que pour Office 365 et enregistre votre travail en temps réel (toutes les quelques secondes)
6. Cliquez sur OK

Les étapes ci-dessus garantiraient que votre travail est automatiquement enregistré toutes les 10 minutes.

Notez que pour que « Enregistrer automatiquement les fichiers OneDrive et SharePoint Online par défaut dans Excel » fonctionne, vos fichiers doivent être dans le dernier format de fichier (c'est-à-dire XLSX et non XLS).

Autres options utiles que vous pouvez utiliser :

• Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer: Bien qu'Excel enregistre votre travail toutes les 10 minutes (lorsque l'enregistrement automatique est activé), l'activation de cette option garantira que vous ne perdez même pas le travail entre ces 10 minutes (au cas où votre système tomberait en panne ou en cas de panne de courant). Lorsqu'il est activé, Excel vous montrera la possibilité de récupérer automatiquement tous les fichiers/données non enregistrés.
• Emplacement du fichier de récupération automatique: il s'agit de l'emplacement où Excel enregistre les fichiers non enregistrés. Vous pouvez modifier cet emplacement si vous le souhaitez. Si vous n'êtes pas l'administrateur, vous ne pourrez peut-être pas changer cela.

Lorsque l'enregistrement automatique est activé (avec des fichiers enregistrés sur Onedrive ou SharePoint), vous ne verrez pas d'invite pour enregistrer les modifications non enregistrées lorsque vous fermez le fichier (puisque ces modifications sont enregistrées toutes les quelques secondes).

De plus, si vous ajoutez un code VB (macro) au fichier, l'enregistrement automatique s'arrêtera et vous affichera une invite pour enregistrer ce fichier en tant que fike compatible avec les macros (format .xlsm)

L'enregistrement automatique permet désormais aux utilisateurs d'Excel de partager des fichiers et d'apporter des modifications en temps réel. En outre, vous pouvez voir l'historique des versions et revenir à n'importe quelle version précédente si vous le souhaitez. Lorsque vous ouvrez un ancien fichier à l'aide de l'historique des versions, il sera ouvert en lecture seule et vous pourrez l'enregistrer sous un nouveau nom si vous le souhaitez.

Ajout de l'enregistrement automatique à QAT (pour Office 365)

Si vous utilisez OneDrive ou SharePoint, vous pouvez également ajouter l'option d'enregistrement automatique dans la barre d'outils d'accès rapide (disponible uniquement dans Office 365).

Cela vous permet d'activer l'enregistrement automatique (dans SharePoint ou OneDrive) en un seul clic (c'est un bouton bascule).

Bien que je l'ai trouvé disponible par défaut dans mon abonnement Office365, au cas où vous ne l'auriez pas, vous pouvez ajouter l'enregistrement automatique à la barre d'outils d'accès rapide en suivant les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide
2. Cliquez sur l'option Enregistrer automatiquement

Si vous ne voyez pas l'option "Enregistrer automatiquement" dans la liste déroulante, cliquez sur Plus de commandes et utilisez la boîte de dialogue Options Excel pour ajouter l'option Enregistrer automatiquement dans le QAT.

Un problème avec l'enregistrement automatique (Enregistrer sous ou Enregistrer une copie)

Lorsque vous activez l'enregistrement automatique et enregistrez le fichier dans OneDrive ou SharePoint, vous remarquerez que vous ne voyez plus l'option "Enregistrer sous". Au lieu de cela, vous voyez l'option "Enregistrer une copie" (plus d'informations à ce sujet ici)

Lorsque l'enregistrement automatique est activé et que votre travail est enregistré toutes les quelques secondes, il ne sera pas possible d'apporter des modifications et de l'enregistrer en tant que nouveau fichier.

Par exemple, si vous commencez avec un ancien fichier, travaillez dessus pendant 20 minutes et enregistrez une copie, vous aurez l'ancien fichier ainsi que le nouveau fichier avec 20 minutes de travail le plus récent. Mais ce n'est pas possible avec l'enregistrement automatique activé où il enregistre votre travail toutes les quelques secondes.

C'est pourquoi vous avez maintenant le "Sauvegarder une copie', que vous pouvez utiliser pour créer une copie, puis apporter les modifications.

Si vos fichiers Excel ne se trouvent pas sur OneDrive ou SharePoint, vous verrez toujours l'option « Enregistrer sous ».

Utilisation d'outils tiers tels que DropBox ou Google Drive

Vous pouvez également obtenir les options d'historique de version pour les fichiers Excel avec des options de stockage telles que Dropbox et Google Drive.

Ces outils vérifient simplement s'il y a eu des modifications dans le fichier et enregistrent la version précédente. Vous pouvez ensuite revenir à ces versions si vous le souhaitez.

L'un des avantages de l'utilisation de ces outils tiers est que vous pouvez facilement collaborer avec des personnes qui n'utilisent pas OneDrive.

Étant donné que Google Drive et Dropbox sont généralement préférés à OneDrive par beaucoup, cela aide lorsque vous travaillez avec des équipes/clients qui utilisent ces options.

La seule mise en garde est de vous assurer de ne pas conserver de données confidentielles sur ces services de stockage en nuage.

Enregistrer automatiquement le fichier avant de fermer à l'aide de VBA

L'enregistrement automatique est une fonctionnalité incroyable et permet de travailler avec Excel sans stress - sachant que les données ne seront pas perdues.

Si vous n'avez pas Office 365 (ce qui signifie que vous n'avez pas non plus la fonction d'enregistrement automatique), vous devrez vous fier à la fonction de récupération automatique d'Excel.

Une autre option que vous pouvez utiliser consiste à mettre en place un simple code VBA qui garantit que votre fichier est enregistré avant de le fermer. Cela garantit que vous ne perdez pas votre travail car vous avez fermé le fichier avant de l'enregistrer.

Remarque : l'utiliser n'aurait de sens que si vous n'utilisez pas Office 365 avec OneDrive ou SharePoint. Si vous l'êtes, vous pouvez toujours revenir aux versions précédentes et vos fichiers sont enregistrés automatiquement de toute façon.

Vous trouverez ci-dessous les étapes utilisant VBA pour enregistrer un fichier avant de fermer le classeur :

1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez activer ce code VBA à enregistrer avant de le fermer.
2. Maintenez la touche ALT enfoncée et appuyez sur la touche F11 (ou Commande + Option + F11 sous Mac). Cela ouvre l'éditeur VB.
3. Double-cliquez sur l'objet ThisWorkbook (pour le fichier où vous souhaitez ajouter ce code) dans l'explorateur de projet
4. Copiez et collez le code ci-dessous dans la fenêtre de code ThisWorkbook :

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Annuler en tant que booléen) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Fermez l'éditeur VB

Désormais, lorsqu'il y a une modification dans le classeur et que vous le fermez avant de l'enregistrer, il exécutera d'abord ce code (car il s'agit d'un événement VBA qui s'exécute en fonction d'un événement - qui est la fermeture du classeur dans ce cas). Ce code enregistrera d'abord le classeur, puis le fermera.

Si vous n'avez pas enregistré le fichier auparavant, une invite vous demandera de spécifier l'emplacement où le fichier doit être enregistré.

Si vous ne souhaitez pas écraser votre fichier existant, vous pouvez également modifier le code afin qu'il enregistre le fichier avec un horodatage. De cette façon, votre travail n'est pas perdu et vous pouvez également revenir à une version précédente.

Vous trouverez ci-dessous le code VBA qui enregistrera le fichier avec la date et l'horodatage dans le nom de fichier :

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format(Maintenant, "jjmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Cela enregistrera le nouveau fichier avec un horodatage dans le nom au même endroit où l'ancien fichier est enregistré. Si vous souhaitez que le fichier soit enregistré dans un dossier spécifique, vous pouvez spécifier cet emplacement dans le code.

C'est donc tout ce que vous devez savoir sur l'activation de l'enregistrement automatique dans Excel et son utilisation efficace. Et si vous n'utilisez pas Office 365 et n'avez donc pas d'enregistrement automatique, vous pouvez toujours configurer les options de récupération automatique et récupérer les fichiers non enregistrés. En outre, le code VBA peut être utilisé pour s'assurer que les fichiers sont automatiquement enregistrés en tant que copie lorsque vous le fermez.

J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile!