✅ Modèle gratuit de suivi des congés Excel (mis à jour pour 2021)

Table des matières

Modèle de suivi des congés Excel
FAQ sur l'utilisation de ce modèle de suivi des congés

Un de mes coéquipiers a la responsabilité de créer un modèle de suivi des congés dans Excel pour toute l'équipe. Ce modèle de suivi est ensuite utilisé pour suivre les vacances/jours fériés et les congés prévus des membres de l'équipe.

Jusqu'à présent, elle utilisait un simple diagramme de Gantt dans Excel mais voulait quelque chose de mieux avec plus de fonctionnalités.

J'ai donc créé ce modèle Excel de suivi des congés pour faciliter la gestion des congés et suivre les congés mensuels et annuels des membres de son équipe.

Vous pouvez également l'utiliser comme modèle de suivi des vacances ou suivi de la présence des étudiants si vous le souhaitez.

Modèle de suivi des congés Excel

Ce modèle Excel Leave Tracker peut être utilisé pour enregistrer et surveiller les congés des employés pendant une année (d'un exercice financier où vous pouvez choisir le mois de début de l'année).

Vous pouvez suivre 10 codes de congé différents pour un employé - congés annuels, congés de maladie, congés de maternité/paternité, suivi des congés occasionnels, congés compensant les heures supplémentaires et demi-journées, etc.

Il fournit également un total mensuel et annuel des différents types de congés qui peuvent être utiles dans la planification de projet et la gestion des congés.

Il utilise un peu de formatage conditionnel, quelques fonctions DATE, des formules matricielles et un simple code VBA.

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Comment fonctionne ce modèle Excel Leave Tracker ?

Utilisez les icônes triangulaires à côté du nom du mois pour passer au mois suivant/précédent (le modèle se met à jour pour afficher les dates du mois sélectionné). Il existe un court code VBA qui s'exécute en arrière-plan chaque fois que vous modifiez le mois. Il vous montre uniquement le mois sélectionné et masque tous les autres mois.
Ce modèle Excel peut être utilisé pour suivre les feuilles pendant plus d'un an. Vous pouvez sélectionner un mois de début et suivre les congés pendant un an. Par exemple, si vous suivez le cycle avril-mars, sélectionnez avril 2021 comme mois de départ.
- Noter: La valeur dans la cellule A1 est de changer la période de temps du suivi des congés UNIQUEMENT. N'utilisez PAS la cellule A1 pour passer au mois suivant pendant l'enregistrement des départs. Utilisez les icônes triangulaires à côté des noms de mois pour passer au mois suivant/précédent et marquer les feuilles.
Vous pouvez spécifier les jours ouvrés et les jours non ouvrés (Week-ends). À droite du suivi des congés, il y a une fonctionnalité pour spécifier les jours ouvrables en sélectionnant Oui dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez Non, ce jour est marqué comme jour non ouvrable dans le suivi des congés.
- Dès que vous spécifiez les jours chômés, ces jours de la semaine sont surlignés en gris dans le suivi des congés.

Vous pouvez mettre à jour la liste des jours fériés dans la feuille de calcul intitulée « Liste des jours fériés ». Il sera automatiquement reflété dans le tracker en mettant en évidence ces jours en couleur orange.
Pour saisir l'enregistrement des congés des salariés, utilisez les codes pertinents en fonction du type de congé (vous pouvez personnaliser ces codes de congé). Par exemple, dans le cas d'un congé de maladie, utilisez S, dans le cas de Vacances, utilisez V, ainsi de suite.
- Deux codes sont réservés aux congés d'une demi-journée. vous pouvez saisir H1 ou H2 pour une demi-journée de congé.

Dès que vous entrez le code de congé pour un employé, il est surligné en rouge (dans le cas d'une demi-journée, il est surligné en jaune). Si ce jour est un week-end ou un jour férié, la couleur ne changerait pas.
- La colonne NJ (surlignée en vert sur la photo ci-dessous) indique le nombre de congés de cet employé au cours de ce mois. Il comptabilise les congés des jours ouvrables uniquement (ceux des week-ends et/ou jours fériés ne sont pas comptés). Les congés d'une demi-journée sont comptés pour 0,5.
- MISE À JOUR : la colonne NK (surlignée en rouge clair dans la photo ci-dessous) indique le nombre de congés annuels pris par un employé. Il comptabilise les congés des jours ouvrables uniquement (ceux des week-ends et/ou jours fériés ne sont pas comptés). Les congés d'une demi-journée sont comptés pour 0,5.
- Les colonnes NL à NU donnent la répartition des congés par code de congé (pour l'année entière). Cela pourrait être utile pour garder une trace du type de congé qui a été utilisé. Notez que bien que les demi-feuilles soient comptées comme 0,5 feuilles dans le nombre total, dans la rupture des feuilles, elles sont comptées comme des nombres entiers. Par exemple, 2 demi-feuilles conduiraient à 1 nombre de congés, mais vous verrez deux demi-feuilles dans la rupture des congés.

J'ai créé ce modèle de suivi des congés/présences pour 20 employés. Si vous souhaitez en ajouter d'autres, copiez-collez simplement la mise en forme et les formules des lignes supplémentaires.

De plus, comme un code VBA est impliqué, assurez-vous de toujours l'enregistrer avec l'extension .xls ou .xlsm.

Noter: Pour mettre à jour ce modèle pour n'importe quelle année, modifiez simplement la valeur de l'année dans la cellule A2. Par exemple, pour le faire pour 2021-2022, changez simplement la valeur dans A2 en 2021-2022. En outre, vous devez mettre à jour la liste des jours fériés pour l'année spécifiée.

Le fichier de téléchargement est complètement déverrouillé, vous pouvez donc le personnaliser selon vos besoins.

Voici une autre version du modèle qui peut suivre les feuilles pour 50 employés.

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FAQ sur l'utilisation de ce modèle de suivi des congés

Depuis que j'ai créé ce tracker de vacances/congés, j'ai été inondé de courriels et de commentaires. Ce que vous voyez maintenant est une version raffinée qui a été possible grâce à tous les commentaires que j'ai reçus.

Sur la base des questions que je reçois à plusieurs reprises, j'ai créé cette section FAQ afin que vous puissiez obtenir une réponse plus rapidement (au lieu d'attendre que je réponde).

Voici les questions les plus courantes que je reçois sur le modèle de suivi des congés : Q : J'ai essayé de télécharger le fichier, mais il s'est téléchargé sous forme de fichier zip. Comment l'utiliser ? R : J'ai résolu ce problème et vous devriez maintenant pouvoir télécharger le fichier Excel directement. Q : Lorsque je modifie le mois, les congés restants sont également reflétés dans le mois modifié. R : Cela se produit lorsque vous utilisez la cellule A1 pour modifier le mois. Vous devez utiliser les icônes fléchées pour changer de mois. La cellule A1 doit être utilisée uniquement pour définir le mois de début du calendrier. Par exemple, si vous souhaitez que le calendrier commence à partir du mois d'avril, attribuez à la cellule A1 la valeur 4. Maintenant, pour passer au mois de mars, utilisez les icônes triangulaires. Q : J'ai besoin de suivre plusieurs années de congés. Dois-je créer une nouvelle feuille de calcul pour chaque année (exercice comptable) ? R : Oui ! Ce suivi des congés ne peut suivre les congés que pour une période de 12 mois. Vous devez créer une copie pour chaque année. Q : Puis-je utiliser mes propres codes de congé ? R : Oui ! Vous pouvez modifier le code de congé dans les cellules NX8:NX17. Vous devez également spécifier le même code dans les cellules NL5:NU5. Par exemple, si vous modifiez le code de congé Travail à domicile en X, vous devez également le modifier dans NR5.

J'espère que vous trouverez ce suivi des congés/vacances utile.

Y a-t-il d'autres domaines où vous pensez qu'un modèle Excel pourrait être utile ? J'ai faim d'idées et tu es ma mine d'or. Partagez vos impressions dans la section commentaires