Regarder la vidéo - Extraire des données à l'aide d'une liste déroulante dans Excel
Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment créer un filtre déroulant dans Excel afin que vous puissiez extraire des données en fonction de la sélection dans la liste déroulante.
Comme le montre la photo ci-dessous, j'ai créé une liste déroulante avec les noms de pays. Dès que je sélectionne un pays dans la liste déroulante, les données de ce pays sont extraites vers la droite.
Notez que dès que je sélectionne l'Inde dans le filtre déroulant, tous les enregistrements pour l'Inde sont extraits.
Extraire les données de la sélection de la liste déroulante dans Excel
Voici les étapes pour créer un filtre déroulant qui extraira les données de l'élément sélectionné :
- Créez une liste unique d'articles.
- Ajoutez un filtre déroulant pour afficher ces éléments uniques.
- Utilisez des colonnes d'aide pour extraire les enregistrements de l'élément sélectionné.
Approfondissons et voyons ce qui doit être fait à chacune de ces étapes.
Créer une liste unique d'articles
Bien qu'il puisse y avoir des répétitions d'un élément dans votre ensemble de données, nous avons besoin de noms d'éléments uniques pour pouvoir créer un filtre déroulant en l'utilisant.
Dans l'exemple ci-dessus, la première étape consiste à obtenir la liste unique de tous les pays.
Voici les étapes pour obtenir une liste unique :
- Sélectionnez tous les pays et collez-les dans une autre partie de la feuille de calcul.
- Allez dans Données -> Supprimer les doublons.
- Dans la boîte de dialogue Supprimer les doublons, sélectionnez la colonne dans laquelle vous avez la liste des pays. Cela vous donnera une liste unique comme indiqué ci-dessous.
Nous allons maintenant utiliser cette liste unique pour créer la liste déroulante.
Voir également: Le guide ultime pour rechercher et supprimer les doublons dans Excel.
Création du filtre déroulant
Voici les étapes pour créer une liste déroulante dans une cellule :
- Allez dans Données -> Validation des données.
- Dans la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez l'onglet Paramètres.
- Dans l'onglet Paramètres, sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant, et dans le champ "Source", sélectionnez la liste unique de pays que nous avons générée.
- Cliquez sur OK.
L'objectif est maintenant de sélectionner n'importe quel pays dans la liste déroulante, et cela devrait nous donner la liste des enregistrements pour le pays.
Pour ce faire, nous aurions besoin d'utiliser des colonnes et des formules d'aide.
Créer des colonnes d'aide pour extraire les enregistrements de l'élément sélectionné
Dès que vous effectuez la sélection dans la liste déroulante, vous avez besoin d'Excel pour identifier automatiquement les enregistrements qui appartiennent à cet élément sélectionné.
Cela peut être fait en utilisant trois colonnes d'aide.
Voici les étapes pour créer des colonnes d'aide :
- Colonne d'aide #1 - Entrez le numéro de série de tous les enregistrements (20 dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonction ROWS() pour ce faire).
- Colonne d'aide #2 - Utilisez cette fonction de fonction SI simple : =IF(D4=$H$2,E4,””)
- Cette formule vérifie si le pays de la première ligne correspond à celui du menu déroulant. Donc, si je sélectionne l'Inde, il vérifie si la première ligne a l'Inde comme pays ou non. Si c'est vrai, il renvoie ce numéro de ligne, sinon il renvoie vide (""). Désormais, lorsque nous sélectionnons un pays, seuls les numéros de ligne sont affichés (dans la deuxième colonne d'aide) contenant le pays sélectionné. (Par exemple, si l'Inde est sélectionnée, cela ressemblera à la photo ci-dessous).
Nous devons maintenant extraire les données de ces lignes uniquement, ce qui affiche le nombre (car c'est la ligne qui contient ce pays). Cependant, nous voulons ces enregistrements sans les blancs les uns après les autres. Cela peut être fait en utilisant une troisième colonne d'aide
- Troisième colonne d'assistance - Utilisez la combinaison suivante de fonctions SIERREUR et PETITE :
=SIERREUR(PETIT($F$4:$F$23,E4),””)
Cela nous donnerait quelque chose comme indiqué ci-dessous dans la photo :
Maintenant, lorsque nous avons le nombre ensemble, nous avons juste besoin d'extraire les données de ce nombre. Cela peut être fait facilement en utilisant la fonction INDEX (utilisez cette formule dans les cellules où vous avez besoin du résultat extrait):
=SIERREUR(INDICE($B$4:$D$23,$G4,COLONNES($J$3:J3)),””)
Cette formule comporte 2 parties :
INDICE - Cela extrait les données en fonction du numéro de ligne
SIERREUR - Cette fonction retourne vide lorsqu'il n'y a pas de données
Voici un aperçu de ce que vous obtenez enfin :
Vous pouvez maintenant masquer les données d'origine si vous le souhaitez. En outre, vous pouvez également disposer des données d'origine et des données extraites dans deux feuilles de calcul différentes.
Vas-y. utilisez cette technique et impressionnez votre patron et vos collègues (un peu de frime n'est jamais une mauvaise chose).
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