Comment filtrer les données dans un tableau croisé dynamique dans Excel

Il existe différentes manières de filtrer les données d'un tableau croisé dynamique dans Excel.

Au fur et à mesure que vous suivrez ce didacticiel, vous verrez qu'il existe différentes options de filtre de données disponibles en fonction du type de données.

Types de filtres dans un tableau croisé dynamique

Voici une démonstration des types de filtres disponibles dans un tableau croisé dynamique.

Regardons ces filtres un par un :

• Filtre de rapport : Ce filtre vous permet d'explorer un sous-ensemble de l'ensemble de données global. Par exemple, si vous disposez de données sur les ventes au détail, vous pouvez analyser les données pour chaque région en sélectionnant une ou plusieurs régions (oui, cela permet également des sélections multiples). Vous créez ce filtre en faisant glisser et en déposant le champ Tableau croisé dynamique dans la zone Filtres.
• Filtre d'étiquette de ligne/colonne : Ces filtres vous permettent de filtrer les données pertinentes en fonction des éléments de champ (comme filtrer un élément spécifique ou un élément qui contient un texte spécifique) ou des valeurs (comme filtrer les 10 premiers éléments par valeur ou les éléments avec une valeur supérieure/inférieure à un valeur spécifiée).
  • Barre de recherche: Vous pouvez accéder à ce filtre dans le filtre d'étiquette de ligne/colonne et cela vous permet de filtrer rapidement en fonction du texte que vous entrez. Par exemple, si vous voulez des données pour Costco uniquement, tapez simplement Costco ici et il les filtrera pour vous.
  • Cases à cocher : Ceux-ci vous permettent de sélectionner des éléments spécifiques dans une liste. Par exemple, si vous souhaitez sélectionner manuellement les détaillants à analyser, vous pouvez le faire ici. Alternativement, vous pouvez également exclure de manière sélective certains détaillants en la décochant.

Notez qu'il existe deux autres outils de filtrage disponibles pour un utilisateur : les trancheurs et les chronologies (qui ne sont pas abordés dans ce didacticiel).

Voyons quelques exemples pratiques sur la façon de les utiliser pour filtrer les données dans un tableau croisé dynamique.

Exemples d'utilisation de filtres dans un tableau croisé dynamique

Les exemples suivants sont traités dans cette section :

• Filtrez les 10 premiers éléments par valeur/pourcentage/somme.
• Filtrer les éléments en fonction de la valeur.
• Filtrer à l'aide du filtre d'étiquettes.
• Filtrer à l'aide du champ de recherche.

Filtrer les 10 principaux éléments d'un tableau croisé dynamique

Vous pouvez utiliser l'option de filtrage des 10 premiers dans un tableau croisé dynamique pour :

• Filtrez les éléments supérieurs/inférieurs par valeur.
• Filtrez les éléments supérieurs/inférieurs qui constituent un pourcentage spécifié des valeurs.
• Filtrez les éléments supérieurs/inférieurs qui constituent une valeur spécifiée.

Supposons que vous ayez un tableau croisé dynamique comme indiqué ci-dessous :

Voyons comment utiliser le filtre Top 10 avec cet ensemble de données.

Filtrer les articles du haut/du bas par valeur

Vous pouvez utiliser le filtre Top 10 pour obtenir une liste des 10 meilleurs détaillants en fonction de la valeur des ventes.

Voici les étapes à suivre :

• Allez dans Filtre d'étiquette de ligne -> Filtres de valeur -> Top 10.
• Dans la boîte de dialogue Top 10 Filter, vous devez spécifier quatre options :
  • Haut/Bas : Dans ce cas, puisque nous recherchons les 10 meilleurs détaillants, sélectionnez Haut.
  • Le nombre d'éléments que vous souhaitez filtrer. Dans ce cas, puisque nous voulons obtenir les 10 meilleurs éléments, ce serait 10.
  • Le troisième champ est une liste déroulante avec trois options : Éléments, Pourcentage et Somme. Dans ce cas, puisque nous voulons les 10 meilleurs détaillants, sélectionnez Articles.
  • Le dernier champ répertorie toutes les différentes valeurs répertoriées dans la zone de valeur. Dans ce cas, puisque nous n'avons que la somme des ventes, il n'affiche que la « Somme des ventes ».

Cela vous donnera une liste filtrée de 10 détaillants en fonction de la valeur de leurs ventes.

Vous pouvez utiliser le même processus pour obtenir les 10 derniers éléments (ou tout autre nombre) par valeur.

Filtrer les éléments supérieurs/inférieurs qui constituent un pourcentage spécifié de la valeur

Vous pouvez utiliser le filtre des 10 premiers pour obtenir une liste des 10 pour cent les plus importants (ou tout autre nombre, disons 20 pour cent, 50 pour cent, etc.) des éléments par valeur.

Supposons que vous souhaitiez obtenir la liste des détaillants qui représentent 25 % des ventes totales.

Voici les étapes à suivre :

• Allez dans Filtre d'étiquette de ligne -> Filtres de valeur -> Top 10.
• Dans la boîte de dialogue Top 10 Filter, vous devez spécifier quatre options :
  • Haut/Bas : dans ce cas, puisque nous recherchons les meilleurs détaillants qui réalisent 25 % des ventes totales, sélectionnez Haut.
  • Dans le deuxième champ, vous devez spécifier le pourcentage des ventes que les principaux détaillants doivent représenter. Dans ce cas, puisque nous voulons obtenir les meilleurs détaillants qui réalisent 25 % des ventes, ce serait 25.
  • Dans le troisième champ, sélectionnez Pourcentage.
  • Le dernier champ répertorie toutes les différentes valeurs répertoriées dans la zone de valeur. Dans ce cas, puisque nous n'avons que la somme des ventes, il n'affiche que la « Somme des ventes ».

Cela vous donnera une liste filtrée de détaillants qui représentent 25 % des ventes totales.

Vous pouvez utiliser le même processus pour obtenir les détaillants qui représentent les 25 % inférieurs (ou tout autre pourcentage) des ventes totales.

Filtrer les éléments supérieurs/inférieurs qui composent une valeur spécifiée

Supposons que vous souhaitiez connaître les principaux détaillants qui représentent 20 millions de ventes.

Vous pouvez le faire en utilisant le filtre Top 10 dans le tableau croisé dynamique.

Pour faire ça:

• Allez dans Filtre d'étiquette de ligne -> Filtres de valeur -> Top 10.
• Dans la boîte de dialogue Top 10 Filter, vous devez spécifier quatre options :
  • Haut/Bas : dans ce cas, puisque nous recherchons les meilleurs détaillants qui réalisent 20 millions de ventes au total, sélectionnez Haut.
  • Dans le deuxième champ, vous devez spécifier une valeur que les principaux détaillants doivent prendre en compte. Dans ce cas, puisque nous voulons obtenir les meilleurs détaillants qui représentent 20 millions de ventes, ce serait 20000000.
  • Dans le troisième champ, sélectionnez Somme.
  • Le dernier champ répertorie toutes les différentes valeurs répertoriées dans la zone de valeur. Dans ce cas, puisque nous n'avons que la somme des ventes, il n'affiche que la « Somme des ventes ».

Cela vous donnera une liste filtrée des meilleurs détaillants qui représentent 20 millions du total des ventes.

Filtrer les éléments en fonction de la valeur

Vous pouvez filtrer les éléments en fonction des valeurs des colonnes de la zone des valeurs.

Supposons que vous ayez un tableau croisé dynamique créé à l'aide des données de vente au détail, comme indiqué ci-dessous :

Vous pouvez filtrer cette liste en fonction de la valeur des ventes. Par exemple, supposons que vous vouliez obtenir une liste de tous les détaillants qui ont des ventes supérieures à 3 millions.

Voici les étapes à suivre :

• Accédez à Filtre d'étiquette de ligne -> Filtres de valeur -> Supérieur à.
• Dans la boîte de dialogue Filtre de valeur :
  • Sélectionnez les valeurs que vous souhaitez utiliser pour le filtrage. Dans ce cas, il s'agit de la somme des ventes (si vous avez plus d'articles dans la zone des valeurs, la liste déroulante les affichera toutes).
  • Sélectionnez la condition. Étant donné que nous voulons obtenir tous les détaillants dont les ventes sont supérieures à 3 millions, sélectionnez « est supérieur à ».
  • Entrez 3000000 dans le dernier champ.
• Cliquez sur OK.

Cela filtrerait instantanément la liste et n'afficherait que les détaillants qui ont des ventes supérieures à 3 millions.

De même, il existe de nombreuses autres conditions que vous pouvez utiliser, telles que égal à, n'est pas égal à, inférieur à, entre, etc.

Filtrer les données à l'aide de filtres d'étiquettes

Les filtres d'étiquettes sont utiles lorsque vous avez une liste énorme et que vous souhaitez filtrer des éléments spécifiques en fonction de son nom/texte.

Par exemple, dans la liste des détaillants, je peux rapidement filtrer tous les magasins à un dollar en utilisant la condition « dollar » dans le nom.

Voici les étapes à suivre :

• Accédez à Filtre d'étiquette de ligne -> Filtres d'étiquette -> Contient.
• Dans la boîte de dialogue Filtre de libellé :
  • « Contient » est sélectionné par défaut (puisque nous avons sélectionné contient à l'étape précédente). Vous pouvez modifier cela ici si vous le souhaitez.
  • Saisissez la chaîne de texte pour laquelle vous souhaitez filtrer la liste. Dans ce cas, il s'agit de « dollar ».
• Cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser des caractères génériques avec le texte.

Notez que ces filtres ne sont pas additifs. Donc, si vous recherchez le terme « dollar », cela vous donnera une liste de tous les magasins contenant le mot « dollar », mais si vous utilisez à nouveau ce filtre pour obtenir une liste utilisant un autre terme, il filtrera sur la base du nouveau terme.

De même, vous pouvez utiliser d'autres filtres d'étiquettes tels que commence par, se termine par ne contient pas, etc.

Filtrer les données à l'aide du champ de recherche

Le filtrage d'une liste à l'aide du champ de recherche ressemble beaucoup à l'option contient dans le filtre de libellé.

Par exemple, si vous devez filtrer tous les détaillants qui portent le nom « dollar », tapez simplement dollar dans le champ de recherche et les résultats seront filtrés.

Voici les étapes :

• Cliquez sur la liste déroulante Filtre d'étiquettes, puis cliquez sur la zone de recherche pour y placer le curseur.
• Entrez le terme de recherche, qui est « dollar » dans ce cas. Vous remarquerez que la liste est filtrée dans la zone de recherche située en dessous et que vous pouvez décocher tout détaillant que vous souhaitez exclure.
• Cliquez sur OK.

Cela filtrerait instantanément tous les détaillants qui contiennent le terme « dollar ».

Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans la zone de recherche. Par exemple, si vous souhaitez obtenir le nom de tous les détaillants commençant par l'alphabet T, utilisez la chaîne de recherche T* (T suivi d'un astérisque). Comme l'astérisque représente n'importe quel nombre de caractères, cela signifie que le nom peut contenir n'importe quel nombre de caractères après T.

De même, si vous souhaitez obtenir la liste de tous les détaillants qui se terminent par l'alphabet T, utilisez le terme de recherche comme *T (astérisque suivi de T).

Il y a quelques choses importantes à savoir sur la barre de recherche :

• Si vous filtrez une fois avec un critère, puis filtrez à nouveau avec un autre, le premier critère est ignoré et vous obtenez une liste des deuxièmes critères. Le filtrage n'est pas additif.
• L'un des avantages de l'utilisation du champ de recherche est que vous pouvez désélectionner manuellement certains des résultats. Par exemple, si vous avez une longue liste de sociétés financières et que vous souhaitez uniquement filtrer les banques, vous pouvez rechercher le terme « banque ». Mais au cas où certaines entreprises qui ne sont pas des banques se glissent, vous pouvez simplement la décocher et la garder à l'écart.
• Vous ne pouvez pas exclure des résultats spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez exclure uniquement les détaillants qui contiennent du dollar, il n'y a aucun moyen de le faire en utilisant la zone de recherche. Cela peut cependant être fait à l'aide du filtre d'étiquettes en utilisant la condition « ne contient pas ».

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