Comment trier par couleur dans Excel (en moins de 10 secondes)

Excel propose de nombreuses options pour trier les données.

Et l'une de ces options vous permet de trier vos données en fonction de la couleur de la cellule.

Par exemple, dans l'ensemble de données ci-dessous, vous pouvez trier par couleur pour obtenir les noms de tous les étudiants qui ont obtenu un score supérieur à 80 ensemble en haut et tous les étudiants qui ont obtenu un score inférieur à 35 ensemble en bas.

Avec la fonction de tri d'Excel, vous pouvez trier en fonction de la couleur de la cellule.

Dans ce tutoriel, je vais vous montrer différents scénarios où vous pouvez trier par couleur et les étapes exactes dont vous avez besoin pour le faire.

Notez que dans ce didacticiel, j'ai pris des exemples où je trie en fonction de valeurs numériques. Cependant, ces méthodes fonctionnent parfaitement même si vous avez du texte ou des dates au lieu de chiffres.

Trier en fonction d'une seule couleur

Si vous n'avez qu'une seule couleur dans votre jeu de données, vous pouvez facilement la trier en fonction de celle-ci.

Vous trouverez ci-dessous un ensemble de données où tous les étudiants qui ont obtenu plus de 80 ont été surlignés en vert.

Voici les étapes pour trier par la couleur des cellules :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet (A1:B11 dans cet exemple)
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'option "Trier". Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que « Mes données ont des en-têtes » est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez laisser cette option décochée.
5. Cliquez sur le menu déroulant "Trier par" et sélectionnez "Marques". Il s'agit de la colonne en fonction de laquelle nous voulons que les données soient triées.
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", cliquez sur Couleur de la cellule.
7. Dans la liste déroulante « Ordre », sélectionnez la couleur en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Comme il n'y a qu'une seule couleur dans notre jeu de données, il n'affiche qu'une seule couleur (vert)
8. Dans la deuxième liste déroulante de Commande, sélectionnez En haut. C'est l'endroit où vous spécifiez si vous voulez que toutes les cellules colorées soient en haut ou en bas de l'ensemble de données.
9. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus vous donneraient un ensemble de données comme indiqué ci-dessous.

Raccourci clavier pour ouvrir la boîte de dialogue de tri - ALT A S S (maintenez la touche ALT puis appuyez une à une sur les touches A S S)

Notez que le tri basé sur la couleur réorganise uniquement les cellules pour rassembler toutes les cellules de même couleur. Le reste des cellules reste tel quel.

Cette méthode fonctionne pour les cellules que vous avez mises en surbrillance manuellement (en lui donnant une couleur d'arrière-plan) ainsi que pour celles où la couleur de la cellule est due aux règles de mise en forme conditionnelle.

Trier en fonction de plusieurs couleurs

Dans l'exemple ci-dessus, nous n'avions que des cellules avec une seule couleur qui devaient être triées.

Et vous pouvez utiliser la même méthodologie pour trier lorsque vous avez des cellules avec plusieurs couleurs.

Par exemple, supposons que vous ayez un jeu de données comme indiqué ci-dessous où toutes les cellules où les repères sont supérieurs à 80 sont de couleur verte et celles où les repères sont inférieurs à 35 sont de couleur rouge.

Et vous voulez trier ces données de manière à avoir toutes les cellules avec du vert en haut et toutes celles avec du rouge en bas.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour trier par plusieurs couleurs dans Excel :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet (A1:B11 dans cet exemple)
2. Cliquez sur l'onglet Données.
3. Cliquez sur l'option Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que « Mes données ont des en-têtes » est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez laisser cette option décochée.
5. Cliquez sur le menu déroulant "Trier par" et sélectionnez "Marques". Il s'agit de la colonne en fonction de laquelle nous voulons que les données soient triées.
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", cliquez sur Couleur de la cellule.
7. Dans la liste déroulante « Ordre », sélectionnez la première couleur en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Il affichera toutes les couleurs présentes dans l'ensemble de données. Sélectionnez le vert.
8. Dans la deuxième liste déroulante de Commande, sélectionnez En haut.
9. Cliquez sur le bouton Ajouter un niveau. Ceci est fait pour ajouter une autre condition de tri (comme nous voulons trier en fonction de deux couleurs). Cliquer sur ce bouton ajouterait un autre ensemble d'options de tri.
10. Cliquez sur le menu déroulant « Puis par » et sélectionnez « Marques »
11. Dans la liste déroulante "Trier sur", cliquez sur Couleur de la cellule.
12. Dans la liste déroulante « Ordre », sélectionnez la deuxième couleur en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Il affichera toutes les couleurs présentes dans l'ensemble de données. Sélectionnez Rouge.
13. Dans la deuxième liste déroulante de la commande, sélectionnez En bas.
14. Cliquez sur OK

Les étapes ci-dessus trieraient les données avec tout le vert en haut et tous les rouges en bas.

Clarification: Le tri par couleur fonctionne avec les nombres ainsi que les données textuelles. Vous pensez peut-être que vous pouvez obtenir les résultats indiqués ci-dessus en triant simplement les données en fonction des valeurs. Bien que cela fonctionne dans ce scénario spécifique, imaginez que vous ayez une énorme liste de clients/clients/produits que vous avez manuellement mis en évidence. Dans ce cas, il n'y a pas de valeur numérique, mais vous pouvez toujours trier en fonction de la couleur des cellules.

Trier en fonction de la couleur de la police

Une autre chose étonnante à propos du tri dans Excel est que vous pouvez également trier par couleur de police dans les cellules.

Bien que ce ne soit pas aussi courant que d'obtenir des données où les cellules sont colorées, c'est toujours quelque chose que beaucoup de gens font. Après tout, il suffit d'un clic pour changer la couleur de la police.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données pour rassembler toutes les cellules de couleur rouge.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour trier par couleur de police dans Excel :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet (A1:B11 dans cet exemple)
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'option Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que « Mes données ont des en-têtes » est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez laisser cette option décochée.
5. Cliquez sur le menu déroulant Trier par et sélectionnez « Marques ». Il s'agit de la colonne en fonction de laquelle nous voulons que les données soient triées.
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", cliquez sur Couleur de police.
7. Dans la liste déroulante « Ordre », sélectionnez la couleur en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Comme il n'y a qu'une seule couleur dans notre ensemble de données, il n'affiche qu'une seule couleur (rouge)
8. Dans la deuxième liste déroulante de Commande, sélectionnez En haut. C'est l'endroit où vous spécifiez si vous voulez que toutes les cellules colorées soient en haut ou en bas de l'ensemble de données.
9. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieraient les données avec toutes les cellules avec la police de couleur rouge en haut.

Trier en fonction des icônes de mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle vous permet d'ajouter une couche d'icônes visuelles qui peuvent rendre vos données ou vos rapports/tableaux de bord beaucoup plus beaux et faciles à lire.

Si vous avez de telles données avec des icônes de mise en forme conditionnelle, vous pouvez également trier ces données en fonction des icônes

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :

Voici les étapes à suivre pour trier par icônes de mise en forme conditionnelle :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet (A1:B11 dans cet exemple)
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'option Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que « Mes données ont des en-têtes » est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez laisser cette option décochée.
5. Cliquez sur le menu déroulant "Trier par" et sélectionnez "Marques". Il s'agit de la colonne en fonction de laquelle nous voulons que les données soient triées.
6. Dans la liste déroulante « Trier sur », cliquez sur « Icône de mise en forme conditionnelle ».
7. Dans la liste déroulante « Commander », sélectionnez l'icône en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Il affichera toutes les icônes présentes dans le jeu de données. Sélectionnez d'abord le vert.
8. Dans la deuxième liste déroulante de Commande, sélectionnez En haut.
9. Cliquez sur le bouton Ajouter un niveau. Ceci est fait pour ajouter une autre condition de tri (comme nous voulons trier en fonction de trois icônes). Cliquer sur ce bouton ajouterait un autre ensemble d'options de tri.
10. Cliquez sur le menu déroulant « Puis par » et sélectionnez « Marques »
11. Dans la liste déroulante « Trier par », cliquez sur « Icônes de mise en forme conditionnelle ».
12. Dans la liste déroulante « Commander », sélectionnez la deuxième icône en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Il affichera toutes les icônes présentes dans l'ensemble de données. Sélectionnez jaune.
13. Dans la deuxième liste déroulante de Order, sélectionnez On-Top.
14. Cliquez sur le bouton Ajouter un niveau. Ceci est fait pour ajouter une autre condition de tri. Cliquer sur ce bouton ajouterait un autre ensemble d'options de tri.
15. Cliquez sur le menu déroulant « Puis par » et sélectionnez « Marques »
16. Dans la liste déroulante « Trier par », cliquez sur « Icônes de mise en forme conditionnelle ».
17. Dans la liste déroulante « Commander », sélectionnez la troisième icône en fonction de laquelle vous souhaitez trier les données. Il affichera toutes les icônes présentes dans l'ensemble de données. Sélectionnez Rouge.
18. Dans la deuxième liste déroulante de Order, sélectionnez On-Top.
19. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieraient l'ensemble de données et vous donneraient toutes les icônes similaires ensemble.

Notez que le tri suivra l'ordre dans lequel vous l'avez dans la boîte de dialogue de tri. Par exemple, si toutes les icônes sont définies pour être triées et affichées en haut, toutes les cellules avec des icônes vertes seront d'abord affichées car elles sont en haut dans nos trois conditions. Ensuite, les données résultantes auraient les icônes jaunes, puis les icônes rouges.

Ne pas perdre l'ordre d'origine des données

Lorsque vous triez les données, vous perdez l'ordre d'origine de l'ensemble de données.

Si vous souhaitez également conserver l'ensemble de données d'origine, il est préférable de créer une copie des données, puis d'effectuer le tri sur les données copiées.

Une autre technique pour vous assurer que vous pouvez récupérer les données d'origine consiste à insérer une colonne avec des numéros de ligne.

Une fois cette colonne ajoutée, utilisez-la lors du tri des données.

Au cas où vous auriez besoin de récupérer l'ordre des données d'origine à un stade ultérieur, vous pouvez facilement trier ces données en fonction des colonnes avec les nombres.

Vous souhaitez en savoir plus sur le tri des données dans Excel. Voici une présentation massive sur la façon de trier dans Excel qui couvre de nombreux sujets tels que le tri par texte/dates/nombres, le tri de gauche à droite, le tri basé sur du texte partiel, le tri sensible à la casse, le tri à plusieurs niveaux et beaucoup plus.