Lorsque vous travaillez avec des données dans Excel, vous aurez souvent besoin de copier certains tableaux d'Excel dans un document MS Word.
Bien qu'il n'y ait pas d'option intégrée dans Excel pour convertir un fichier Excel entier en Word, vous pouvez facilement copier et coller les données d'un document Excel vers Word.
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer plusieurs façons de copier des données d'une feuille de calcul Excel dans un document Word.
Copier Coller un tableau Excel en texte brut dans MS Word
Si tout ce que vous voulez est de copier et coller un tableau d'Excel vers Word, vous pouvez le faire avec un simple copier-coller.
Il vous permet d'obtenir le tableau statique dans Word, où vous pouvez ensuite le formater (et le modifier si vous le souhaitez).
L'inconvénient de cette méthode est que s'il y a des formules dans les données, cela ne fonctionnera pas. Et comme il s'agit d'un tableau statique, les modifications que vous apportez dans Excel ne seront pas reflétées dans le tableau que vous avez copié dans Word.
Mais dans la plupart des cas, c'est exactement ce que vous voulez.
Voyons comment faire cela.
Supposons que vous ayez un jeu de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez copier ces données à partir d'Excel et les insérer dans Word.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre :
- Sélectionnez les données dans Excel que vous souhaitez copier dans Word
- Faites un clic droit puis cliquez sur Copier (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + C sous Windows ou Commande + C sous Mac)
- Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez insérer ces données
- Placez le curseur où vous voulez ces données dans le document Word
- Allez dans l'onglet Accueil dans Word et cliquez sur Coller (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + V)
Les étapes ci-dessus copieraient les données d'Excel et les colleraient en tant que tableau statique dans le document Word.
Une fois que vous avez le tableau dans Word, vous pouvez le formater et l'utiliser comme n'importe quel autre tableau que vous insérez dans Word.
Quelques points à noter lors de l'utilisation de cette méthode :
- S'il y a des formules dans le tableau dans Excel, elles ne seront pas copiées. Dans mon exemple, j'ai les formules dans la ligne Total, mais lorsqu'elles sont copiées dans Word, ce sont des valeurs statiques. Si vous apportez des modifications à des données, vous devrez également ajuster manuellement les valeurs de la formule.
- Si vous ne souhaitez pas copier la mise en forme à partir d'Excel et souhaitez plutôt utiliser la mise en forme du document Word, vous pouvez utiliser l'option Utiliser le style de destination. Il apparaît lorsque vous cliquez sur l'icône Options de collage après avoir collé le tableau dans Word.
Intégrer un tableau Excel dans Word (en tant qu'objet lié)
Dans la méthode ci-dessus, nous avons copié les données d'Excel et les avons insérées sous forme de tableau statique dans Word.
Une autre option que vous pouvez utiliser consiste à copier et coller le tableau dans un document Word et à garder les deux tableaux liés.
De cette façon, si vous apportez des modifications au tableau Excel que vous avez copié, vous verrez que celles-ci sont également reflétées en temps réel dans le tableau dans Word.
Ceci est très utile lorsqu'il est possible que vous deviez mettre à jour les données dans Excel et qu'elles devraient également être mises à jour dans Word. En ayant le tableau lié, il vous suffit d'apporter des modifications aux données Excel et celles-ci seront automatiquement reflétées dans le tableau que vous avez copié dans Word.
Laissez-moi vous montrer comment cela fonctionne.
Supposons que vous ayez un tableau comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez le copier d'Excel vers MS Word et le garder lié.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre :
- Sélectionnez les données dans Excel que vous souhaitez copier dans Word
- Faites un clic droit puis cliquez sur Copier (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + C)
- Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez insérer ces données
- Placez le curseur où vous voulez ces données dans le document Word
- Allez dans l'onglet Accueil dans Word et cliquez sur la liste déroulante Coller (cliquez sur la petite flèche inversée sous l'icône Collage spécial)
- Dans les options qui s'affichent, cliquez sur Collage spécial
- Dans la boîte de dialogue Collage spécial, sélectionnez l'option "Coller le lien"
- Sélectionnez l'objet feuille de calcul Microsoft Excel parmi les options répertoriées
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus inséreraient le tableau copié dans Word, où il est toujours lié au tableau d'origine dans Excel.
Maintenant, si vous apportez des modifications au tableau dans Excel, vous verrez que la même chose se reflète dans le tableau dans Word (en temps réel).
Si, pour une raison quelconque, vos données ne sont pas mises à jour en temps réel, faites un clic droit sur le tableau et cliquez sur l'option « Mettre à jour le lien ».
Voici certaines choses que vous devez savoir sur cette méthode :
- Étant donné que les deux fichiers sont liés l'un à l'autre, vous devrez les garder ensemble. Si vous envoyez le fichier Word à quelqu'un, vous devrez également lui envoyer le fichier Excel, sinon le lien serait rompu et les données dans Word ne seraient pas mises à jour.
- Chaque fois que le fichier Word s'ouvre, il vérifie les mises à jour dans le tableau Excel. Cela fonctionne même si le fichier Excel est fermé.
Cette méthode est la mieux adaptée aux situations dans lesquelles vous disposez d'un fichier Excel volumineux contenant de nombreux calculs/données/tableaux de bord. En utilisant cette méthode, vous ne pouvez copier qu'une petite partie du fichier Excel, tout en pouvant mettre à jour le tableau lorsque les valeurs changent dans Excel.
Intégrer un tableau Excel dans Word
Il s'agit d'une fonctionnalité très utile offerte par MS Word. Il vous permet d'intégrer un document Excel dans le document Word.
Dans la méthode ci-dessus, je vous ai montré comment conserver les fichiers Excel et Word ensemble et les garder liés.
Dans cette section, je vais vous montrer comment intégrer le fichier Excel dans le document Word, afin que vous n'ayez pas à conserver les deux fichiers (et ne conserver que le fichier Word).
En termes simples, c'est comme si vous pouviez ouvrir et travailler sur une feuille de calcul Excel à partir du document Word.
Laissez-moi vous montrer ce que je veux dire.
Supposons que vous ayez un tableau dans Excel comme indiqué ci-dessous que vous souhaitez copier dans Word.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour l'insérer en tant qu'objet Excel intégré dans Word :
- Sélectionnez les données dans Excel que vous souhaitez copier dans Word
- Faites un clic droit puis cliquez sur Copier (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + C)
- Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez insérer ces données
- Placez le curseur où vous voulez ces données dans le document Word
- Allez dans l'onglet Accueil dans Word et cliquez sur la liste déroulante Coller (cliquez sur la petite flèche inversée sous l'icône Collage spécial)
- Dans les options qui s'affichent, cliquez sur Collage spécial
- Dans la boîte de dialogue Collage spécial, assurez-vous que l'option "Coller" est sélectionnée
- Sélectionnez l'objet feuille de calcul Microsoft Excel parmi les options répertoriées
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus inséreraient les données copiées d'Excel dans MS Word.
Mais ce qui se passe réellement dans le backend de MS Word, c'est qu'il crée un nouveau fichier Excel (qui fait partie du document Word lui-même) et vous montre le tableau de ce fichier.
Si vous double-cliquez sur le tableau, vous remarquerez qu'il ouvre le fichier Excel (à partir du document Word). Vous pouvez voir l'interface Excel familière tout en restant dans le document Word.
Vous pouvez apporter n'importe quelle modification et également utiliser des fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle, et cela sera reflété dans le tableau. De plus, toutes les formules que vous avez mises en place continueraient de fonctionner.
Le plus grand avantage de l'utilisation de cette méthode est que vous n'avez pas à vous soucier de deux fichiers distincts. Contrairement à la méthode précédente, dans cette méthode, le fichier Excel fait partie du document Word.
Ainsi, si vous enregistrez le fichier Word ou le partagez avec quelqu'un d'autre, le fichier Excel restera avec lui et les données resteront intactes.
En revanche, si vous utilisez plusieurs de ces tableaux ou si les données sont volumineuses, cela conduira à un document Word lourd (car il doit également supporter le poids du fichier Excel intégré).
Copier le tableau Excel en tant qu'image satique
Si vous préparez un rapport et que tout ce que vous voulez, c'est un moyen très simple d'afficher un tableau (sans avoir besoin de modifier les données), vous pouvez insérer ces données sous forme d'image.
Faire cela est vraiment facile et les images sont également plus faciles à gérer dans Word (comme le placement et le redimensionnement).
En copiant une image, vous avez également la possibilité de lier l'image au tableau dans Excel. De cette façon, si vous apportez des modifications au tableau Excel, cela se reflétera dans l'image du tableau dans Word.
Insertion d'un tableau copié en tant qu'image statique dans Word
Supposons que vous ayez un tableau comme indiqué ci-dessous dans Excel :
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour copier ce tableau et l'insérer en tant qu'image dans MS Word :
- Sélectionnez les données dans Excel que vous souhaitez copier dans Word
- Faites un clic droit puis cliquez sur Copier (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + C)
- Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez insérer ces données
- Placez le curseur où vous voulez ces données dans le document Word
- Allez dans l'onglet Accueil dans Word et cliquez sur la liste déroulante Coller (cliquez sur la petite flèche inversée sous l'icône Collage spécial)
- Dans les options qui s'affichent, cliquez sur Collage spécial
- Dans la boîte de dialogue Collage spécial, assurez-vous que l'option "Coller" est sélectionnée
- Sélectionnez « Image » parmi les options répertoriées
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus inséreraient une image du tableau dans le document Word.
C'est comme n'importe quelle autre image et vous pouvez la redimensionner et la formater.
Insertion d'un tableau copié en tant qu'image liée dans Word
Si vous aimez la flexibilité de la gestion des images dans Word et que vous souhaitez toujours que le tableau soit connecté au fichier Excel d'origine, vous pouvez également le faire.
Supposons que vous ayez un tableau comme indiqué ci-dessous dans Excel :
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour copier ce tableau et l'insérer en tant qu'image liée dans MS Word :
- Sélectionnez le tableau dans Excel
- Faites un clic droit puis cliquez sur Copier (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + C)
- Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez insérer ces données
- Placez le curseur où vous voulez ces données dans le document Word
- Allez dans l'onglet Accueil dans Word et cliquez sur Collage spécial
- Dans la boîte de dialogue Collage spécial, sélectionnez l'option "Coller le lien"
- Sélectionnez « Image » parmi les options répertoriées
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus vous donneraient à nouveau une image que vous pouvez facilement redimensionner et formater.
Mais comme cela est lié au tableau d'origine dans Excel, si vous apportez des modifications au tableau d'origine, celles-ci seront également reflétées dans l'image.
N'oubliez pas non plus que, puisque cette image est liée aux données d'origine, si vous envisagez de partager ce document Word avec quelqu'un d'autre, vous devez également partager le fichier Excel (au cas où vous souhaiteriez que le lien reste tel quel)
Si le fichier Excel n'est pas disponible ou si le nom est modifié, l'image serait comme n'importe quelle autre image normale.
Voici donc quelques-unes des méthodes que vous pouvez utiliser pour copier un tableau pour Excel et l'insérer dans Word. Dans la plupart des cas, je préfère copier et coller des tableaux Excel sous forme d'images, car ils sont plus faciles à gérer. Dans certains cas, je préfère également la méthode d'intégration qui me permet d'ouvrir le fichier Excel à partir de Word lui-même.
J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile!
