S'il y a une chose qui nous unit tous, c'est bien la frustration de suivre des feuilles de calcul Excel lentes.
Bien que l'impact sur les performances puisse être négligeable lorsqu'il y a moins de données, il devient plus profond à mesure que vous ajoutez de plus en plus de données/calculs au classeur.
9 fois sur 10, un utilisateur d'Excel se plaindrait de la lenteur des feuilles de calcul Excel. Et il n'y a pratiquement rien que vous puissiez faire à ce sujet.
Eh bien, c'est NE PAS complètement vrai.
La façon dont Excel a été conçu, cela devient lent avec de grands ensembles de données. Cependant, il existe de nombreuses astuces d'accélération que vous pouvez utiliser pour améliorer les performances d'une feuille de calcul Excel lente.
10 conseils pour gérer les feuilles de calcul Excel lentes
Voici 10 conseils pour donner un petit coup de pouce à votre feuille de calcul Excel lente et vous faire gagner du temps et de la frustration (cliquez pour accéder à cette section spécifique).
- Évitez les fonctions volatiles (vous devez).
- Utilisez les colonnes d'aide.
- Évitez les formules matricielles (si vous le pouvez).
- Utilisez la mise en forme conditionnelle avec prudence.
- Utilisez des tableaux Excel et des plages nommées.
- Convertissez les formules inutilisées en valeurs.
- Conservez toutes les données référencées dans une seule feuille.
- Évitez d'utiliser la ligne/colonne entière dans les références.
- Utilisez le mode de calcul manuel.
- Utilisez des techniques de formule plus rapide.
1. Évitez les formules volatiles
Les formules volatiles sont appelées ainsi pour une raison. Les fonctions telles que MAINTENANT, AUJOURD'HUI, INDIRECT, RAND, OFFSET, etc. recalculent chaque fois qu'il y a un changement dans le classeur.
Par exemple, si vous utilisez la fonction MAINTENANT dans une cellule, chaque fois qu'il y a un changement dans la feuille de calcul, la formule sera recalculée et la valeur de la cellule sera mise à jour.
Cela prend une vitesse de traitement supplémentaire et vous vous retrouvez avec un classeur Excel lent.
En règle générale, évitez les formules volatiles. Et si vous ne pouvez pas, essayez de minimiser son utilisation.
2. Utiliser les colonnes d'aide
Les colonnes d'assistance sont l'une des conceptions de conception les plus sous-estimées dans Excel. J'ai vu beaucoup de gens hésiter à créer des colonnes d'aide.
NE FAITES PAS ça.
Le plus grand avantage de l'utilisation des « colonnes d'aide » est qu'elles peuvent vous aider à éviter les formules matricielles.
Ne vous méprenez pas. Je ne suis pas contre les formules matricielles. Je crois plutôt que ceux-ci pourraient être géniaux dans certaines situations. Mais lorsque vous essayez de tout faire avec une seule formule longue, cela a un impact sur les performances de votre classeur Excel. Quelques formules matricielles ici et là ne devraient pas faire de mal, mais au cas où vous auriez besoin de l'utiliser à de nombreux endroits, envisagez d'utiliser des colonnes d'aide.
Voici quelques exemples où les colonnes d'aide sont utilisées :
- Trier automatiquement les données par ordre alphabétique à l'aide de la formule.
- Filtre Excel dynamique - Extrayez les données au fur et à mesure que vous tapez.
- Création de plusieurs listes déroulantes dans Excel sans répétition.
3. Évitez les formules matricielles
Les formules matricielles ont leurs propres mérites, mais la vitesse n'en fait pas partie.
Comme expliqué ci-dessus, les formules matricielles peuvent prendre beaucoup de données (références de cellules), les analyser et vous donner le résultat. Mais cela prend du temps.
S'il existe un moyen d'éviter les formules matricielles (comme l'utilisation d'une colonne d'aide), empruntez toujours cette voie.
4. Utilisez le formatage conditionnel avec prudence
J'adore le formatage conditionnel. Cela rend les données fades si belles. Au lieu de faire la comparaison vous-même, vous pouvez maintenant simplement regarder la couleur ou l'icône d'une cellule et vous saurez comment elle se compare aux autres.
Mais voici le problème.
Peu d'utilisateurs d'Excel savent que la mise en forme conditionnelle Excel est volatile. Bien que vous ne remarquiez peut-être pas la différence avec les petits ensembles de données, cela peut entraîner une feuille de calcul Excel lente si elle est appliquée à de grands ensembles de données ou appliquée plusieurs fois.
Un conseil - Utilisez-le avec prudence.
5. Utilisez des tableaux Excel et des plages nommées
Le tableau Excel et les plages nommées sont deux fonctionnalités étonnantes qui contiennent vos données et facilitent le référencement. Cela peut prendre un certain temps pour s'y habituer, mais lorsque vous commencez à l'utiliser, la vie devient facile et rapide.
Lors de la création de tableaux de bord basés sur les données, il est presque toujours judicieux de convertir vos données en un tableau Excel.
Il a également l'avantage supplémentaire de rendre vos formules plus compréhensibles.
Par exemple, qu'est-ce qui est plus facile à comprendre ?
= Prix de vente-Prix de revient OU ALORS =SOMME(A1:A10)-SOMME(G1:G10)
6. Convertir les formules inutilisées en valeurs statiques
C'est une évidence. Lorsque vous n'en avez pas besoin, ne le gardez pas.
Beaucoup de formules entraîneraient un classeur Excel lent. Et si vous avez des formules qui ne sont même pas utilisées, vous savez qui blâmer. En règle générale, si vous n'avez pas besoin de formules, il est préférable de les convertir en valeur statique (en les collant en tant que valeurs).
Lire la suite: Comment convertir rapidement des formules en valeurs.
7. Conservez toutes les données référencées dans une seule feuille
Cela n'est peut-être pas toujours possible, mais si vous pouvez le faire, je vous garantis que votre feuille Excel deviendra plus rapide.
La logique est simple : les formules de votre feuille de calcul n'ont pas besoin d'aller loin pour obtenir les données lorsqu'elles se trouvent juste à côté dans la même feuille.
8. Évitez d'utiliser la ligne/colonne entière comme référence (A:A)
La seule raison pour laquelle j'ai celui-ci sur la liste est que je vois beaucoup de gens utiliser la référence entière de ligne/colonne dans les formules. C'est une mauvaise pratique et doit être évitée.
Bien que vous puissiez penser que la ligne/colonne n'a que quelques cellules avec des données, Excel ne pense pas de cette façon. Lorsque vous référencez une ligne/colonne entière, Excel agit comme un bon serviteur et le vérifie quand même. Cela prend plus de temps pour les calculs.
9. Utiliser le mode de calcul manuel
Je ne fais que répéter ce que des millions de personnes ont déjà dit dans divers forums et blogs. L'utilisation du calcul manuel vous donne la possibilité de dire à Excel quand calculer, plutôt qu'Excel de prendre ses propres décisions. Ce n'est pas quelque chose qui accélère votre classeur Excel, mais si vous avez une feuille de calcul Excel lente, cela vous fait gagner du temps en ne faisant pas recalculer Excel encore et encore.
- Pour passer en mode manuel, accédez à l'onglet Formule -> Options de calcul -> Manuel (appuyez sur la touche F9 pour recalculer)
10. Utilisez des techniques de formules plus rapides
Excel vous propose de nombreuses formules et combinaisons de formules pour faire la même chose. Il est préférable d'identifier et d'utiliser les plus rapides.
Voici quelques exemples:
- Utilisez IFERROR au lieu de la combinaison IF et ISERROR (sauf si vous utilisez Excel 2003 ou une version antérieure, qui n'a pas IFERROR).
- Utilisez MAX(A1,0) à la place de IF(A1>0,A1,0) - C'est une astuce intéressante que j'ai apprise de M. Excel alias Bill Jelen. Ses recherches montrent que l'option MAX est 40% plus rapide que l'option IF (et je suis prêt à prendre cette statistique sur sa valeur nominale).
- Utilisez le combo INDEX/MATCH, au lieu de VLOOKUP - Cela peut soulever beaucoup de sourcils, mais la vérité est qu'il n'y a aucun moyen que VLOOKUP puisse être plus rapide si vous avez des centaines de colonnes de données. Le monde évolue vers INDEX/MATCH, et vous devriez aussi faire le changement.
[Si vous ne savez toujours pas quoi utiliser, voici une comparaison directe de RECHERCHEV Vs. INDEX/MATCH]. - Utilisez - (doubles négatifs) pour convertir les VRAI et FAUX en 1 et 0 (au lieu de le multiplier par 1 ou d'y ajouter 0). L'amélioration de la vitesse est perceptible dans les grands ensembles de données.
Est-ce une liste exhaustive ? Absolument pas. Ce sont quelques bons qui, à mon avis, méritent d'être partagés comme point de départ. Si vous cherchez à maîtriser les techniques d'accélération d'Excel, de nombreux experts d'Excel font du bon travail.
Voici quelques sources qui pourraient vous être utiles :
- 75 conseils d'accélération par Chandoo (intelligemment fait par crowdsourcing).
- Site Web sur les modèles de décision.
- M. Excel Message Board (explorez ceci et vous trouverez des tonnes de conseils).
Je suis sûr que vous avez également de nombreux conseils qui peuvent vous aider à lutter contre les feuilles de calcul Excel lentes. Partagez-le avec nous ici dans la section des commentaires.
J'ai aussi une demande. La douleur de travailler avec une feuille de calcul Excel lente est quelque chose que beaucoup d'entre nous expérimentent quotidiennement. Si vous trouvez ces techniques utiles. le partager avec les autres. Soulagez leur douleur et gagnez du bien 🙂
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