Dans le cadre de mon travail à temps plein il y a quelques années, l'une des choses que j'ai dû gérer était de combiner les données de différents classeurs partagés par d'autres personnes.
Et l'une des tâches courantes consistait à combiner les données de manière à ce qu'il n'y ait pas d'enregistrements en double.
Par exemple, vous trouverez ci-dessous un ensemble de données contenant plusieurs enregistrements pour la même région.
Et le résultat final doit être un ensemble de données consolidées où chaque pays n'est signalé qu'une seule fois.
Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment combiner des lignes en double et additionner les valeurs pour créer un seul ensemble de données consolidé.
Combiner et additionner des données à l'aide de l'option de consolidation
Si tout ce que vous avez à faire est de consolider les données et d'ajouter toutes les valeurs pour les enregistrements répétés, il est préférable d'utiliser la fonctionnalité de consolidation dans Excel.
L'autre méthode consiste à utiliser un tableau croisé dynamique et à résumer les données (voir ensuite dans ce didacticiel).
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous où le nom du pays se répète plusieurs fois.
Bien qu'il s'agisse d'enregistrements uniques car la valeur des ventes est différente, à des fins de création de rapports, vous souhaiterez peut-être supprimer plusieurs instances du même pays et afficher la valeur des ventes sous la forme d'une somme consolidée.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre :
- Copiez les en-têtes des données d'origine et collez-les où vous voulez les données consolidées
- Sélectionnez la cellule sous l'en-tête le plus à gauche
- Cliquez sur l'onglet Données
- Dans le groupe Outils de données, cliquez sur l'icône Consolider
- Dans la boîte de dialogue Consolider, sélectionnez Somme dans la liste déroulante des fonctions (si elle n'est pas déjà sélectionnée par défaut)
- Cliquez sur l'icône de sélection de plage dans le champ Référence.
- Sélectionnez la plage A2:B9 (les données excluant les en-têtes)
- Cochez la case Colonne de gauche
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus consolideraient les données en supprimant les entrées en double et en ajoutant les valeurs pour chaque pays.
Au final, vous obtenez une liste unique de pays ainsi que la valeur des ventes de l'ensemble de données d'origine.
J'ai choisi d'obtenir la SOMME des valeurs de chaque enregistrement. Vous pouvez également choisir d'autres options telles que Nombre ou Moyenne ou Max/Min.
Dans cet exemple, je vous ai montré comment consolider les données dans un seul ensemble de données dans une feuille de calcul. vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour consolider les données de plusieurs feuilles de calcul dans le même classeur, et même de plusieurs classeurs différents.
Combiner et additionner des données à l'aide de tableaux croisés dynamiques
Un tableau croisé dynamique est le couteau suisse des données de tranchage et de découpage en dés dans Excel.
Il peut facilement vous donner un résumé qui est un ensemble de données combinées sans doublons et les valeurs qui sont la somme de tous les enregistrements similaires, et faire beaucoup plus.
L'inconvénient de cette méthode par rapport à la précédente est que celle-ci prend plus de clics et quelques secondes de plus par rapport à la précédente.
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous où le nom du pays se répète plusieurs fois et que vous souhaitiez consolider ces données.
Voici les étapes pour créer un tableau croisé dynamique :
- Sélectionnez n'importe quelle cellule de l'ensemble de données
- Cliquez sur l'onglet Insérer
- Dans le groupe Tableaux, cliquez sur l'option Tableau croisé dynamique
- Dans la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique, assurez-vous que le tableau/la plage est correct
- Cliquez sur la feuille de calcul existante
- Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez insérer le tableau croisé dynamique résultant.
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus inséreraient un tableau croisé dynamique dans la cellule de destination sélectionnée.
Maintenant, nous pouvons faire toutes sortes de choses avec un tableau croisé dynamique, y compris la consolidation de notre ensemble de données et la suppression des doublons.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre :
- Cliquez n'importe où dans la zone du tableau croisé dynamique et cela ouvrira le volet du tableau croisé dynamique sur la droite
- Faites glisser le champ Pays dans la zone Ligne
- Faites glisser et placez le champ Ventes dans la zone Valeurs
Les étapes ci-dessus résument les données et vous donnent la somme des ventes pour tous les pays.
Si c'est tout ce que vous voulez et que vous n'avez pas besoin d'un tableau croisé dynamique, vous pouvez copier les données et les coller en tant que valeurs ailleurs et supprimer le tableau croisé dynamique.
Cela vous aidera également à réduire la taille de votre classeur Excel.
Il s'agit donc de deux méthodes simples et rapides que vous pouvez utiliser pour consolider les données en combinant les lignes en double et en additionnant toutes les valeurs de ces enregistrements.
J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile!
