Excel nous a simplifié la vie à bien des égards. Cependant, certains problèmes Excel continuent de nous faire perdre du temps et d'augmenter les niveaux de frustration. Ce sont de petits problèmes qui peuvent être résolus en quelques secondes, mais ne pas connaître la bonne façon de le faire peut coûter beaucoup de temps.
24 astuces Excel pour le travail quotidien
Dans cet article de blog, permettez-moi de vous dévoiler 24 astuces Excel qui vous feront gagner beaucoup de temps et d'énergie. Si vous travaillez avec Excel, tôt ou tard, vous aurez des problèmes avec quelque chose qui semble impossible.
Voici quelques solutions rapides qui rendront cela possible.
Astuce Excel n°1 - Copier-coller des formules sans modifier les références
Cela arrive tout le temps. Vous essayez de copier une cellule avec une formule dans une autre cellule et tout se mélange. Cela se produit parce que les références changent lorsque vous copiez vers un autre emplacement (à moins bien sûr que vous soyez strict et corrigez toutes les références).
Voici la solution rapide :
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez copier.
- Allez dans Accueil -> Numéro. Dans la liste déroulante Format de nombre, sélectionnez Texte. Cela changera le format de la cellule en texte.
- Appuyez sur F2 pour entrer dans le mode d'édition. Maintenant, maintenez la touche Ctrl enfoncée et appuyez sur Entrée.
- Copiez les cellules.
- Accédez à la cellule de destination et collez.
- Changez le format de Texte à Général.
- Appuyez sur F2 et appuyez sur Ctrl + Entrée.
- Et vous avez terminé !!.
Voici une autre excellente méthode d'Excel MVP Tom Urtis (en utilisant Rechercher et remplacer) [crédit à Dave Bruns d'ExcelJet pour m'avoir montré cette méthode]
Astuce Excel n ° 2 - La poignée de remplissage ne s'affiche pas
Je vois tellement de gens confrontés à ce problème. La poignée de remplissage ne s'affiche tout simplement pas pour le travail.
Voici le correctif :
- Allez dans Fichier -> Options.
- Dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez Avancé.
- Cochez l'option « Activer la poignée de remplissage et le glisser-déposer des cellules ».
Astuce Excel n°3 - Nombre sous forme de texte
Je suis souvent coincé avec ça. Les nombres sont formatés sous forme de texte et ne fonctionnent pas bien dans les formules.
Voici une solution rapide :
- Ajoutez 0 à la cellule. Cela gardera le nombre intact et pourra être utilisé dans les formules.
Beaucoup de gens utilisent l'apostrophe (') avant le nombre pour faire des nombres sous forme de texte. Cette astuce Excel fonctionnerait également dans ce cas.
Astuce Excel n°4 - Besoin de convertir des formules en valeurs
C'est facile. Si vous avez des formules qui doivent être converties en valeurs, voici les étapes :
- Copiez les cellules.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Collage spécial.
- Dans la boîte de dialogue Collage spécial, sélectionnez Valeurs (Raccourci clavier - Alt + E + S + V).
- Cliquez sur OK.
Voir également: En savoir plus sur Coller des raccourcis spéciaux.
Astuce Excel n ° 5 - Curseur bloqué - Impossible de modifier la cellule active à l'aide des touches fléchées
La première fois que cela m'est arrivé, j'ai fermé le classeur Excel et redémarré mon système. Le problème, bien sûr, peut être résolu facilement sans redémarrer.
Le problème, dans ce cas, est que vous avez accidentellement activé le verrouillage du défilement.
Éteignez-le et lancez-vous.
Excel Trick #6 - VLOOKUP/MATCH ne fonctionne pas même lorsqu'il y a une correspondance
Vous pouvez voir que les 2 valeurs correspondent parfaitement, mais la formule VLOOKUP ou MATCH dirait toujours qu'il n'y a pas de correspondance.
Arghhhhh…
Les espaces supplémentaires sont les coupables ici. Si le texte comporte des espaces de début ou de fin (ou plus d'un espace entre les mots), Excel ne le considérera pas comme une correspondance exacte et votre formule générera des résultats inattendus.
Le chemin - utilisez le GARNITURE une fonction. Il supprime tous les espaces de début et de fin, et tout espace supplémentaire entre les mots.
Voir également: De nombreux problèmes peuvent être résolus si vous savez comment nettoyer vos données dans Excel.
Excel Trick #7 - Vous voulez masquer le texte dans les cellules
Parfois, vous devrez peut-être masquer du texte/des nombres dans une cellule afin que l'utilisateur ne puisse pas le voir.
Il y a 2 façons de le faire :
- Le bon: Faites en sorte que la couleur de la police du texte soit blanche (ou quelle que soit la couleur de l'arrière-plan).
- Le meilleur : Sélectionnez la cellule et appuyez sur Ctrl + 1. Cela ouvre la boîte de dialogue Formater les cellules. Dans l'onglet numérique, sélectionnez Personnalisé et tapez le format ;;;
Astuce Excel n ° 8 - Besoin de copier uniquement les cellules visibles
- Question: Que se passe-t-il lorsque vous copiez une plage de cellules contenant des lignes/colonnes masquées et que vous la collez quelque part ?
- Réponse: Toutes les valeurs des cellules (Visible + Caché) sont copiées et collées.
- Préoccuper: Je ne veux pas copier les valeurs de cellules cachées.
- Solution: Sélectionnez les cellules et appuyez sur Alt +; (cela sélectionne uniquement les cellules visibles). Maintenant, collez n'importe où et seules les cellules visibles sont collées.
Excel Trick # 9 - Sélectionnez toutes les cellules vides en une seule fois
J'importe souvent des données de diverses bases de données. Beaucoup de cellules dans ces données sont vides, où je dois insérer un 0 ou N/A. Un moyen rapide de sélectionner toutes les cellules vides :
- Sélectionnez toutes les cellules de la plage.
- Allez dans Accueil -> Édition -> Rechercher et sélectionner -> Aller à Spécial.
- Sélectionnez Blancs dans la boîte de dialogue Aller à la boîte de dialogue spéciale.
- Cliquez sur OK.
Cela sélectionnera toutes les cellules vides. Pour entrer 0 dans toutes les cellules, tapez 0 (cela entrera la valeur dans la cellule active) et appuyez sur Ctrl + Entrée.
Excel Trick #10 - Besoin de supprimer les sauts de ligne du texte
Si vous avez beaucoup de sauts de ligne et que vous souhaitez supprimer ces sauts de ligne, le faire manuellement prendra beaucoup de temps.
Ce serait dommage de devoir le faire manuellement.
Essayez cette solution rapide :
- Sélectionnez les données
- Allez dans Accueil -> Rechercher et sélectionner -> Remplacer (raccourci clavier - Contrôle + H)
- Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer :
- Trouver quoi : appuyez sur Ctrl + J (vous ne verrez peut-être rien d'autre qu'un point clignotant)
- Remplacer par : caractère de la barre d'espace (appuyez une fois sur la barre d'espace)
- Cliquez sur Remplacer tout (assurez-vous que le retour à la ligne est activé)
https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg
Voir également: En savoir plus sur les choses incroyables que Rechercher et remplacer peut faire pour vous.
Excel Trick #11 - Le tri ne fonctionne pas lorsque les cellules sont fusionnées
Bien sûr, ce n'est pas le cas.
Ça n'a pas été fait comme ça. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir ce que vous voulez. Voici un substitut à Fusionner et centrer, et il s'appelle Centrer sur la sélection.
Voici la bonne façon de fusionner des cellules dans Excel :
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez fusionner (colonnes uniquement. Pour les lignes, continuez et utilisez fusionner et centrer).
- Appuyez sur Ctrl + 1 pour ouvrir la boîte de dialogue Formater les cellules.
- Allez dans l'onglet Alignement.
- Dans la liste déroulante Horizontal, sélectionnez Centrer sur la sélection.
- Cliquez sur OK.
Maintenant, vous avez quelque chose qui se ressemble et qui fonctionne très bien avec le tri.
Astuce Excel n°12 - Les données ont des doublons
Il peut y avoir 2 choses que vous pouvez faire avec des données en double : Mettez-le en évidence ou alors Supprime-le
- Mettez en surbrillance les données en double : Sélectionnez les données et accédez à Accueil -> Mise en forme conditionnelle -> Règles de mise en évidence des cellules -> Valeurs en double.
- Spécifiez le formatage et toutes les valeurs en double sont mises en évidence.
- Supprimer les doublons dans les données : Sélectionnez les données et accédez à Données -> Supprimer les doublons.
- Sélectionnez si vos données ont des en-têtes, puis sélectionnez la colonne et cliquez sur OK. Cela supprime les doublons de la liste. Si vous voulez que la liste d'origine soit intacte, copiez-collez les données à un autre emplacement, puis procédez ainsi.
En rapport: Le guide ultime pour rechercher et supprimer les doublons dans Excel
Excel Trick #13 - Besoin de vérifier les fautes d'orthographe
Appuyez sur F7 pour exécuter la vérification orthographique.
Voici un tutoriel détaillé sur l'utilisation de la vérification orthographique dans Excel.
Excel Trick #14 - Faire défiler vers le bas sur des ensembles de données volumineux masquer les titres de colonne
Il y a 2 façons de résoudre cela.
- Utiliser la fonction de tableau Excel : L'utilisation de la fonction Tableau Excel garantit que lorsque vous faites défiler vers le bas, les en-têtes sont toujours visibles. En tant que bonne pratique, Excel Table doit toujours être utilisé avec des données tabulaires car il possède des fonctionnalités très puissantes et utiles. En savoir plus sur les tableaux Excel
- Utilisation des options de volets libres : Si vous souhaitez que plus que l'en-tête soit visible (disons dans le cas d'un sous-en-tête ou de valeurs telles que le total, la moyenne au début), utilisez la fonctionnalité Excel Freeze Pane. Pour faire ça:
- Sélectionnez la ligne entière au-dessus de laquelle vous souhaitez geler les lignes (ou la cellule la plus à gauche de cette ligne)
- Allez dans Affichage -> Figer les volets -> Figer les volets
Cela vous permettra de toujours voir les lignes fixes lorsque vous faites défiler vers le bas.
Excel Trick #15 - Perdre du temps à faire défiler d'avant en arrière dans de grands ensembles de données
Si vous travaillez avec d'énormes ensembles de données et que vous devez faire défiler de haut en bas (ou à droite et à gauche) pour vous référer à certains points de données, il existe un moyen de gagner beaucoup de temps et de faire défiler - en utilisant le Fenêtre fractionnée fonctionnalité.
Cette fonctionnalité peut diviser votre fenêtre en deux ou quatre parties, et chaque partie a son propre défilement activé. Donc, si vous devez vous référer aux données de la colonne CZ, par exemple, pendant que vous travaillez dans la colonne A, cette fonctionnalité est parfaite pour vous.
- Allez dans Affichage -> Fenêtre -> Diviser.
Cela divise la feuille de calcul en quatre parties. Chaque partie peut être contrôlée par une barre de défilement supplémentaire (verticale et horizontale). Si vous souhaitez uniquement une division verticale, faites glisser la ligne de division horizontale vers le bas (et elle disparaîtra).
Astuce Excel #16 - Formule de débogage
Une virgule manquée, une mauvaise référence, un argument manquant, une mauvaise position de parenthèse et ainsi de suite… Il peut y avoir des centaines de raisons pour un résultat erroné par une formule.
Le débogage d'une formule peut être pénible, surtout si elle a été créée par quelqu'un d'autre. Voici un moyen de le rendre facile et simple. Pour déboguer une formule :
- Sélectionnez la cellule qui contient la formule.
- Allez dans Formules -> Audit de formule -> Évaluer la formule (Raccourci clavier Alt + TUF).
- Cliquez sur Évaluer pour voir les étapes d'évaluation de la formule par Excel.
Vous voulez déboguer une partie d'une formule - Voici une autre façon d'utiliser la touche F9
Excel Trick #17 - Excel insère une référence de cellule lors de la modification d'une formule
C'est de loin l'un des problèmes Excel les plus irritants que je rencontre presque quotidiennement. Imaginez que vous ayez une formule énorme, vous appuyez sur F2 pour modifier la formule (dans une cellule ou une mise en forme conditionnelle ou une plage nommée), et dès que vous appuyez sur la touche gauche pour en modifier une partie, Excel insère une référence de cellule indésirable. Excel le fait parfois car il ne sait pas que vous êtes en mode édition. Vous pouvez voir le mode actuel en bas à gauche de votre écran.
Le chemin est simple, appuyez une fois sur F2 pour entrer dans le mode édition, et maintenant vous pouvez vous déplacer librement dans votre formule.
Excel Trick #18 - Trop de plages nommées (ne vous souvenez pas des noms)
J'utilise beaucoup les plages nommées. Il a de nombreux avantages et il est facile à utiliser. Mais que se passe-t-il s'il y a trop de plages nommées ?? Devriez-vous revenir au gestionnaire de noms encore et encore pour obtenir le nom ?
NON!!
Utilisez simplement le raccourci F3. Il affichera les noms de toutes les plages nommées dans votre classeur. Double-cliquez simplement sur celui que vous souhaitez utiliser et il sera collé (dans la formule si vous en faites une, ou dans la feuille)
Question pour vous? Que se passe-t-il si vous avez plusieurs plages nommées et que vous réduisez le zoom en dessous de 40 % ? Je vous laisse le soin de comprendre.
Excel Trick #19 - Erreur Erreur Partout
Une erreur est une tache laide sur votre feuille de calcul. Mais parfois, les erreurs sont le mal nécessaire. Vous souhaiterez peut-être que votre formule renvoie une erreur (par exemple, lorsqu'une valeur de recherche n'est pas trouvée dans RECHERCHEV). Mais vous n'avez pas à passer par les difficultés d'en regarder un. Utilisez simplement IFERROR.
IFERROR ne fonctionnerait pas pour Excel version 2003 et antérieures. Dans ce cas, utilisez une combinaison de IF et ISERROR.
Excel Trick #20 - Besoin de supprimer rapidement tous les commentaires
Je réutilise souvent des modèles qui ont des commentaires. Supprimer tous les commentaires est l'une des opérations de feuille de calcul que je fais chaque fois que je recommence. Voici un moyen rapide de sélectionner tous les commentaires d'un seul coup et de tous les supprimer :
- Sélectionnez toutes les cellules.
- Allez dans Accueil -> Édition -> Rechercher et sélectionner -> Aller à Spécial.
- Sélectionnez Commentaires dans la boîte de dialogue Aller à la boîte de dialogue spéciale.
- Cliquez sur OK.
Cela sélectionnera toutes les cellules qui contiennent des commentaires. Allez maintenant dans l'une des cellules sélectionnées, faites un clic droit et sélectionnez Supprimer le commentaire
Astuce Excel n ° 21 - Basculer entre les feuilles de calcul Excel uniquement
Faites-vous partie de ceux qui ouvrent des millions d'applications en même temps.
J'ai souvent Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, Email et bien d'autres applications ouvertes en même temps.
La plupart d'entre nous utilisent Alt + Tab pour parcourir différentes applications ouvertes, mais que se passe-t-il si vous souhaitez parcourir uniquement les classeurs Excel ouverts. Utilisation Contrôle + Tab au lieu.
Excel Trick #22 - Afficher le numéro avec du texte
Vous voulez afficher le nombre 100 sous la forme 100 millions ou 100 grammes ? Vous pouvez le faire tout en utilisant ce nombre dans les calculs. L'astuce consiste à connaître le bon format de nombre. Pour afficher 100 comme 100 millions :
- Allez dans la cellule qui a les numéros (ou sélectionnez toutes les cellules où vous souhaitez appliquer cela).
- Appuyez sur Ctrl + 1.
- Dans l'onglet Numéro, accédez à Personnalisé (dans le volet de gauche).
- Remplacez Général par Général "Million".
Le formatage personnalisé des nombres est un délice en soi. Apprenez une astuce incroyable en utilisant le format de nombre personnalisé
Excel Trick #23 - Faites défiler rapidement vers la droite dans un énorme ensemble de données
Supposons que vous ayez un énorme ensemble de données qui couvre un grand nombre de colonnes (disons 200 colonnes). Et vous devez souvent faire défiler vos données. Quelles sont les façons dont vous pouvez le faire.
- Méthode habituelle 1 : Utilisez la touche fléchée droite (et couvrez chaque colonne une par une).
- Manière habituelle 2 : Quittez le clavier, attrapez la souris, sélectionnez la barre de défilement et faites défiler.
- Voici la troisième façon pas si habituelle - Utilisez Alt + touche Page suivante. Il fait ce que fait Page vers le bas pour les lignes. Il saute 20 colonnes à la fois.
Excel Trick #24 - Souffrir d'une feuille de calcul lente
Nous avons tous vécu cela. Les feuilles de calcul Excel ont tendance à devenir trop lentes.
Certaines étapes ci-dessous peuvent aider à accélérer les choses. [J'ai écrit un article plus détaillé sur la façon d'accélérer les feuilles de calcul. Cliquez ici pour lire]
- Utilisez les colonnes d'aide.
- Évitez les formules volatiles.
- Utilisez le mode de calcul manuel au lieu d'automatique.
- Utilisez des tableaux Excel pour les données sur le logement.
- Évitez la formule matricielle.
Ce sont mes 24 meilleures astuces Excel (sans ordre spécifique). Je suis sûr qu'il y en a des centaines d'autres, mais il y a tellement de choses qu'une personne peut écrire d'un coup !! 😉
Partagez votre liste des meilleures astuces de dépannage quotidiennes que vous utilisez pour faire le travail 🙂
Ressources Excel utiles :
- Questions d'entrevue Excel utiles + réponses.
- Formation Excel en ligne gratuite.
- Modèles Excel gratuits.
- Comment copier la mise en forme d'un graphique dans Excel
