Comment trier dans Excel (par lignes, colonnes, couleurs, dates et nombres)

Le tri des données dans Excel a été rendu assez facile avec toutes les options intégrées.

Vous pouvez facilement trier vos données par ordre alphabétique, en fonction de la valeur des cellules ou par couleur de cellule et de police.

Vous pouvez également effectuer un tri de colonnes à plusieurs niveaux (c'est-à-dire un tri par colonne A, puis par colonne B) ainsi que des lignes de tri (de gauche à droite).

Et si cela ne suffisait pas, Excel vous permet également de créer vos propres listes personnalisées et de les trier en fonction de cela (comme c'est cool). Vous pouvez donc trier les données en fonction des tailles de chemise (XL, L, M, S) ou des réponses (fortement d'accord, d'accord, en désaccord) ou de l'intensité (élevée, moyenne, faible)

En bout de ligne - il y a tout simplement trop d'options de tri à votre disposition lorsque vous travaillez avec Excel.

Et dans ce didacticiel approfondi et massif, je vais vous montrer toutes ces options de tri et quelques exemples sympas où elles peuvent être utiles.

Comme il s'agit d'un énorme tutoriel avec de nombreux sujets, je vous propose une table des matières ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel sujet et il vous y mènera instantanément.

Accéder aux options de tri dans Excel

Étant donné que le tri est une chose si courante lorsque vous travaillez avec des données, Excel vous propose plusieurs façons d'accéder aux options de tri.

Trier les boutons dans le ruban

Le moyen le plus rapide d'accéder aux options de tri est d'utiliser les boutons de tri dans les rubans.

Lorsque vous cliquez sur l'onglet Données dans le ruban, vous verrez les options "Trier et filtrer". Les trois boutons à gauche dans ce groupe servent à trier les données.

Les deux petits boutons vous permettent de trier vos données dès que vous cliquez dessus.

Par exemple, si vous avez un ensemble de données de noms, vous pouvez simplement sélectionner l'ensemble de données entier et cliquer sur l'un des deux boutons pour trier les données. Le bouton A à Z trie les données par ordre alphabétique du plus bas au plus élevé et le bouton Z à A trie les données par ordre alphabétique du plus haut au plus bas.

Ces boutons fonctionnent également avec des nombres, des dates ou des heures.

Personnellement, je n'utilise jamais ces boutons car ils sont limités dans ce qu'ils peuvent faire, et il y a plus de risques d'erreurs lors de leur utilisation. Mais au cas où vous auriez besoin d'un tri rapide (lorsqu'il n'y a pas de cellules vides dans l'ensemble de données), cela peut être un moyen rapide de le faire.

Boîte de dialogue de tri

Dans l'onglet Données du ruban, il existe une autre icône de bouton Trier dans le groupe de tri.

Lorsque vous cliquez sur cette icône du bouton Trier, la boîte de dialogue de tri s'ouvre (comme illustré ci-dessous).

La boîte de dialogue de tri est la solution la plus complète pour trier dans Excel. Toutes les options liées au tri sont accessibles via cette boîte de dialogue.

Toutes les autres méthodes d'utilisation des options de tri sont limitées et n'offrent pas toutes les fonctionnalités.

C'est la raison pour laquelle je préfère toujours utiliser la boîte de dialogue lorsque je dois trier dans Excel.

L'une des principales raisons de ma préférence est qu'il y a très peu de chances que vous vous trompiez lorsque vous utilisez la boîte de dialogue. Tout est bien structuré et marqué (contrairement aux boutons du ruban où vous pouvez ne pas savoir lequel utiliser).

Dans ce didacticiel, vous me trouverez principalement en train d'utiliser la boîte de dialogue pour trier les données. C'est aussi parce que certaines des choses que je couvre dans certaines sections (comme le tri à plusieurs niveaux ou le tri de gauche à droite) ne peuvent être effectuées qu'à l'aide de la boîte de dialogue.Raccourci clavier - Si vous devez souvent trier des données dans Excel, je vous recommande d'apprendre le raccourci clavier pour ouvrir la boîte de dialogue de tri. Son ALT + A + S + S

Options de tri dans le menu Filtre

Si vous avez appliqué des filtres à votre ensemble de données, vous pouvez également trouver les options de tri ainsi que les options de filtre. Un filtre peut être appliqué en sélectionnant n'importe quelle cellule de l'ensemble de données, en cliquant sur l'onglet Données et en cliquant sur l'icône Filtre.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que le filtre soit appliqué.

Lorsque vous cliquez sur l'icône de filtre pour n'importe quelle colonne (il s'agit de la petite icône en forme de triangle pointant vers le bas à droite de la cellule d'en-tête de colonne), vous y verrez également certaines des options de tri.

Notez que ces options de tri changent en fonction des données de la colonne. Donc, si vous avez du texte, il vous montrera la possibilité de trier de A à Z ou de Z à A, mais si vous avez des nombres, il vous montrera des options pour trier du plus grand au plus petit ou du plus petit au plus grand.

Options de clic droit

Outre l'utilisation de la boîte de dialogue, le clic droit est une autre méthode que j'utilise parfois (c'est aussi très rapide car cela ne prend que deux clics).

Lorsque vous avez un ensemble de données que vous souhaitez trier, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule et il vous montrera les options de tri.

Notez que vous voyez certaines options que vous ne voyez pas dans le ruban ou dans les options de filtre. Bien qu'il existe l'option habituelle de tri par valeur et de tri personnalisé (qui ouvre la boîte de dialogue Trier), vous pouvez également voir des options telles que Mettre la couleur de la cellule sélectionnée/Couleur de la police/icône de mise en forme en haut.

Je trouve cette option très utile car elle me permet de rassembler rapidement toutes les cellules colorées (ou les cellules avec une couleur de police différente) en haut. J'ai souvent les données de dépenses mensuelles que je parcoure et je mets en évidence certaines cellules manuellement. Je peux ensuite utiliser cette option pour rassembler rapidement toutes ces cellules en haut.

Maintenant que j'ai couvert toutes les manières d'accéder aux options de tri dans Excel, voyons comment les utiliser pour trier les données dans différents scénarios.

Tri des données dans Excel (texte, nombres, dates)

Caveat: la plupart du temps, le tri fonctionne même lorsque vous sélectionnez une seule cellule dans l'ensemble de données. Mais dans certains cas, vous pouvez vous retrouver avec des problèmes (lorsque vous avez des cellules/lignes/colonnes vides dans votre ensemble de données). Lors du tri des données, il est préférable de sélectionner l'ensemble de données complet, puis de le trier - juste pour éviter tout risque de problème.

En fonction du type de données dont vous disposez, vous pouvez utiliser les options de tri dans Excel.

Tri par texte

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier tous ces enregistrements en fonction du nom de l'élève par ordre alphabétique.

Voici les étapes pour trier ces données textuelles par ordre alphabétique :

1. Sélectionnez l'ensemble de données
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Dans la liste déroulante « Trier par », sélectionnez « Nom »
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", assurez-vous que "Valeurs de cellule" est sélectionné
7. Dans la liste déroulante Commande, sélectionnez A-Z
8. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieraient l'ensemble de données entier et donneraient le résultat comme indiqué ci-dessous.

Pourquoi ne pas simplement utiliser les boutons du ruban ?

La méthode ci-dessus de tri des données dans Excel peut ressembler à de nombreuses étapes, par rapport au simple clic sur l'icône de tri dans le ruban.

Et c'est vrai.

La méthode ci-dessus est plus longue, mais il y a aucune chance d'erreur.

Lorsque vous utilisez les boutons de tri dans le ruban, certains problèmes peuvent survenir (et cela peut être difficile à repérer lorsque vous disposez d'un ensemble de données volumineux.

Pendant que je discute des inconvénients de l'utilisation des boutons plus loin dans ce didacticiel, permettez-moi de vous montrer rapidement ce qui peut mal se passer.

Dans l'exemple ci-dessous, étant donné qu'Excel ne peut pas reconnaître qu'il existe une ligne d'en-tête, il trie l'ensemble de données complet, y compris l'en-tête.

Ce problème est évité avec la boîte de dialogue de tri car elle vous donne explicitement la possibilité de spécifier si vos données ont des en-têtes ou non.

Étant donné que l'utilisation de la boîte de dialogue Trier élimine les risques d'erreurs, je vous recommande de l'utiliser à la place de toutes les autres méthodes de tri dans Excel

Tri par numéros

Maintenant, je suppose que vous avez déjà compris le fonctionnement du tri de texte (couvert au-dessus de cette section).

Les autres types de tri (tels que basés sur des nombres, des dates ou des couleurs) vont utiliser presque les mêmes étapes avec des variations mineures.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données en fonction des notes obtenues par chaque élève.

Voici les étapes pour trier ces données en fonction des nombres :

1. Sélectionnez l'ensemble de données
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Dans la liste déroulante « Trier par », sélectionnez « Nom »
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", assurez-vous que "Valeurs de cellule" est sélectionné
7. Dans la liste déroulante Ordre, sélectionnez « Du plus grand au plus petit »
8. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieraient l'ensemble de données entier et donneraient le résultat comme indiqué ci-dessous.

Tri par date/heure

Bien que la date et l'heure puissent sembler différentes, ce ne sont que des chiffres.

Par exemple, dans Excel, le nombre 44196 serait la valeur de date pour le 31 décembre 2021-2022. Vous pouvez formater ce nombre pour qu'il ressemble à une date, mais dans le backend d'Excel, il reste toujours un nombre.

Cela vous permet également de traiter les dates comme des nombres. Vous pouvez donc ajouter 10 à une cellule avec date, et cela vous donnera le numéro de la date 10 jours plus tard.

Et il en va de même pour le temps dans Excel.

Par exemple, le nombre 44196.125 représente 3 heures du matin le 31 décembre 2021-2022. Alors que la partie entière du nombre représente une journée complète, la partie décimale vous donnerait l'heure.

Et comme la date et l'heure sont des nombres, vous pouvez les trier comme des nombres.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données en fonction de la date de soumission du projet.

Voici les étapes pour trier ces données en fonction des dates :

1. Sélectionnez l'ensemble de données
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Dans la liste déroulante « Trier par », sélectionnez « Date de soumission »
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", assurez-vous que "Valeurs de cellule" est sélectionné
7. Dans la liste déroulante Commande, sélectionnez « Du plus ancien au plus récent »
8. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieraient l'ensemble de données entier et donneraient le résultat comme indiqué ci-dessous.

Notez que même si la date et l'heure sont des nombres, Excel a toujours reconnu qu'elles sont différentes dans la façon dont elles sont affichées. Ainsi, lorsque vous triez par date, il affiche les critères de tri « Du plus ancien au plus récent » et « Du plus récent au plus ancien », mais lorsque vous utilisez des nombres, il affiche « Du plus grand au plus petit » ou « Du plus petit au plus grand ». Ces petites choses qui font d'Excel un excellent tableur (PS : Google Sheets ne montre pas autant de détails, juste le tri fade par A-Z ou Z-A)

Tri par couleur de cellule/couleur de police

Cette option est incroyable et je l'utilise tout le temps (peut-être un peu trop).

J'ai souvent des ensembles de données que j'analyse manuellement et mets en évidence des cellules pendant que je le fais. Par exemple, je parcourais une liste d'articles sur ce blog (que j'ai dans une feuille Excel) et j'ai mis en évidence ceux que j'avais besoin d'améliorer.

Et une fois que j'ai terminé, je peux rapidement trier ces données en fonction des couleurs des cellules. Cela m'aide à rassembler toutes ces cellules/lignes en surbrillance en haut.

Et pour ajouter à la génialité, vous pouvez trier en fonction de plusieurs couleurs. Donc, si je mets en évidence des cellules avec des noms d'articles qui nécessitent une attention immédiate en rouge et certaines qui peuvent être traitées plus tard avec du jaune, je peux trier les données pour afficher toutes les lignes rouges d'abord suivies du jaune.

Si vous souhaitez en savoir plus, j'ai récemment écrit cet article sur le tri basé sur plusieurs couleurs. Dans cette section, je vais vous montrer rapidement comment trier en fonction d'une seule couleur

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier par couleur et obtenir toutes les cellules rouges en haut.

Voici les étapes pour trier par couleur :

1. Sélectionnez l'ensemble de données
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Dans la liste déroulante "Trier par", sélectionnez "Date de soumission" (ou la colonne dans laquelle vous avez les cellules colorées). Étant donné que dans cet exemple, nous avons des cellules colorées dans toutes les colonnes, vous pouvez en choisir une.
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", sélectionnez "Couleur de la cellule".
7. Dans la liste déroulante Ordre, sélectionnez la couleur avec laquelle vous souhaitez trier. Si vous avez plusieurs couleurs de cellule dans l'ensemble de données, il vous montrera toutes ces couleurs ici
8. Dans la dernière liste déroulante, sélectionnez « En haut ». C'est ici que vous spécifiez si vous voulez que les cellules colorées soient en haut ou en bas de l'ensemble de données.
9. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trient votre ensemble de données par couleur et vous obtiendrez le résultat indiqué ci-dessous.

Tout comme nous avons trié ces données en fonction de la couleur de la cellule, vous pouvez également le faire en fonction de la couleur de la police et de l'icône de mise en forme conditionnelle.

Tri des données à plusieurs niveaux

En réalité, les jeux de données sont rarement aussi simples que celui que j'utilise dans ce tutoriel.

Le vôtre peut s'étendre sur des milliers de lignes et des centaines de colonnes.

Et lorsque vous avez des ensembles de données si volumineux, vous avez également besoin de plus de tranches et de dés de données. Le tri de données à plusieurs niveaux est l'une des choses dont vous pouvez avoir besoin lorsque vous avez un grand ensemble de données.

Le tri des données à plusieurs niveaux signifie que vous pouvez trier l'ensemble de données en fonction des valeurs d'une colonne, puis le trier à nouveau en fonction des valeurs d'une ou plusieurs autres colonnes.

Par exemple, supposons que vous ayez l'ensemble de données illustré ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données en fonction de deux critères :

1. La région
2. Les ventes

La sortie de ce tri basé sur les deux critères ci-dessus vous donnera un ensemble de données comme indiqué ci-dessous.

Dans l'exemple ci-dessus, les données sont d'abord triées par régions, puis au sein de chaque région, les données sont ensuite triées par la valeur des ventes.

Cela nous permet rapidement de voir quels commerciaux se portent bien dans chaque région ou lesquels font mal.

Voici les étapes pour trier les données en fonction de plusieurs colonnes :

1. Sélectionnez l'ensemble de données que vous souhaitez trier.
2. Cliquez sur l'onglet Données.
3. Cliquez sur l'icône de tri (celle ci-dessous). Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Dans la boîte de dialogue Trier, effectuez les sélections suivantes
   • Trier par (colonne) : région (il s'agit du premier niveau de tri)
   • Trier sur : valeurs de cellule
   • Ordre : A à Z
6. Cliquez sur Ajouter un niveau (cela ajoutera un autre niveau d'options de tri).
7. Au deuxième niveau de tri, effectuez les sélections suivantes :
   • Puis par (colonne) : Ventes
   • Trier sur : valeurs
   • Ordre : du plus grand au plus petit
8. Cliquez sur OK

Conseil de pro: La boîte de dialogue Trier a une fonction pour « Copier le niveau ». Cela copie rapidement le niveau de tri sélectionné et vous pouvez ensuite le modifier facilement. Il est bon de connaître la fonctionnalité et peut finir par vous faire gagner du temps au cas où vous deviez trier en fonction de plusieurs colonnes.

Vous trouverez ci-dessous une vidéo dans laquelle je montre comment effectuer un tri à plusieurs niveaux dans Excel :

Tri basé sur une liste personnalisée

Bien qu'Excel ait déjà des critères de tri communs (tels que le tri alphabétique avec du texte, du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit avec des nombres, du plus ancien au plus récent ou du plus récent au plus ancien avec des dates), cela peut ne pas suffire.

Pour vous donner un exemple, supposons que j'ai l'ensemble de données suivant :

Maintenant, si je les trie en fonction de la région par ordre alphabétique, j'ai deux options - A à Z ou Z à A. Voici ce que j'obtiens lorsque je trie ces données par ordre alphabétique de A à Z en utilisant la colonne de région.

Mais que se passe-t-il si je veux que cet ordre de tri soit Est, Ouest, Nord, Sud ?

Vous pouvez bien sûr réorganiser les données après le tri, mais ce n'est pas le moyen efficace de le faire.

La bonne façon de le faire serait d'utiliser des listes personnalisées.

Une liste personnalisée est une liste qu'Excel vous permet de créer puis d'utiliser comme les listes intégrées (telles que les noms de mois ou les noms de jours de la semaine). Une fois que vous avez créé une liste personnalisée, vous pouvez l'utiliser dans des fonctionnalités telles que le tri des données ou la poignée de remplissage.

Voici quelques exemples où les listes personnalisées peuvent être utiles :

• Tri des données en fonction du nom de la région/ville
• Tri basé sur les tailles de t-shirt - Small, Medium, Large, Extra Large
• Tri basé sur les réponses à l'enquête - Tout à fait d'accord, d'accord, neutre, pas d'accord
• Tri basé sur la probabilité - élevée, moyenne, faible

La première étape pour essayer de trier en fonction des critères personnalisés consiste à créer la liste personnalisée.

Étapes pour créer une liste personnalisée dans Excel :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier
2. Cliquez sur Options
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, sélectionnez « Avancé » dans la liste du volet gauche.
4. Dans Avancé sélectionné, faites défiler vers le bas et sélectionnez « Modifier la liste personnalisée ».
5. Dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, saisissez vos critères dans la zone intitulée Entrées de liste. Tapez vos critères séparés par des virgules (Est, Ouest, Nord, Sud) [vous pouvez également importer vos critères si vous les avez répertoriés].
6. Cliquez sur Ajouter
7. Cliquez sur OK

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, Excel crée et stocke une liste personnalisée que vous pouvez utiliser pour trier les données.

Notez que l'ordre des éléments dans la liste personnalisée est ce qui détermine comment votre liste sera triée.

Lorsque vous créez une liste personnalisée dans un classeur Excel, elle devient disponible pour tous les classeurs de votre système. Vous n'avez donc qu'à le créer une seule fois et pouvez le réutiliser dans tous les classeurs.

Étapes pour trier à l'aide d'une liste personnalisée

Supposons que vous ayez l'ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez le trier en fonction des régions (l'ordre de tri étant Est, Ouest, Nord et Sud)

Puisque nous avons déjà créé une liste personnalisée, nous pouvons l'utiliser pour trier nos données.

Voici les étapes pour trier un ensemble de données à l'aide d'une liste personnalisée :

1. Sélectionnez l'ensemble de données
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Dans la liste déroulante « Trier par », sélectionnez « Région » (ou la colonne où vous avez les cellules colorées)
6. Dans la liste déroulante "Trier sur", sélectionnez "Valeurs de cellule".
7. Dans la liste déroulante Commande, sélectionnez « Liste personnalisée ». Dès que vous cliquez dessus, la boîte de dialogue Listes personnalisées s'ouvrira.
8. Dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, sélectionnez la liste personnalisée que vous avez déjà créée dans le volet de gauche.
9. Cliquez sur OK. Une fois cela fait, vous verrez les critères de tri personnalisés dans le champ déroulant de l'ordre de tri
10. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trient votre ensemble de données en fonction des critères de tri personnalisés.

Remarque : Vous n'avez pas besoin de créer une liste personnalisée au préalable pour trier les données en fonction de celle-ci. Vous pouvez également le créer pendant que vous êtes dans la boîte de dialogue Trier. Lorsque vous cliquez sur Liste personnalisée (à l'étape 7 ci-dessus), la boîte de dialogue de liste personnalisée s'ouvre. Vous pouvez également y créer une liste personnalisée.

Les listes personnalisées ne sont pas sensibles à la casse. Si vous souhaitez effectuer un tri sensible à la casse, reportez-vous à cet exemple.

Tri de gauche à droite

Alors que dans la plupart des cas, vous trierez probablement en fonction des valeurs de colonne, parfois, vous devrez peut-être également trier en fonction des valeurs de ligne.

Par exemple, dans l'ensemble de données ci-dessous, je souhaite le trier en fonction des valeurs de la ligne Region.

Bien que ce type de structure de données ne soit pas aussi courant que les données en colonnes, j'ai quand même vu beaucoup de personnes travailler avec ce type de construction.

Excel a une fonctionnalité intégrée qui vous permet de trier de gauche à droite.

Voici les étapes pour trier ces données de gauche à droite :

1. Sélectionnez l'ensemble de données (sauf les en-têtes)
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, cliquez sur Options.
5. Dans la boîte de dialogue Options de tri, sélectionnez "Trier de gauche à droite"
6. Cliquez sur OK.
7. Dans la liste déroulante "Trier par", sélectionnez la ligne 1. En faisant cela, nous spécifions que le tri doit être effectué en fonction des valeurs de la ligne 1
8. Dans la liste déroulante "Trier sur", sélectionnez "Valeurs de cellule".
9. Dans la liste déroulante Ordre, sélectionnez A-Z (vous pouvez également utiliser une liste de tri personnalisée si vous le souhaitez)
10. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieraient les données de gauche à droite en fonction des valeurs de la ligne 1.

Excel ne reconnaît pas (ni même ne vous permet pas de spécifier) ​​les en-têtes lors du tri de gauche à droite. Vous devez donc vous assurer que vos cellules d'en-tête ne sont pas sélectionnées lors du tri des données. Si vous sélectionnez également des cellules d'en-tête, celles-ci seront triées en fonction de la valeur qu'elles contiennent.

Remarque : Une autre façon de trier les données de droite à gauche pourrait être de transposer les données et de les obtenir sous forme de colonnes. Une fois que vous l'avez, vous pouvez utiliser l'une des méthodes de tri décrites jusqu'à présent. Une fois le tri effectué, vous pouvez alors copier les données résultantes et les coller en tant que données transposées.

Ci-dessous, une vidéo où je montre comment trier les données de gauche à droite dans Excel

Tri sensible à la casse dans Excel

Jusqu'à présent, dans tous les exemples ci-dessus, le tri a été indépendant de la casse.

Mais que faire si vous voulez rendre le tri sensible à la casse.

Heureusement, Excel vous permet de spécifier si vous souhaitez que le tri soit sensible à la casse ou non.

Remarque : Bien que la plupart du temps, vous n'ayez pas à vous soucier du tri sensible à la casse, cela peut être utile lorsque vous obtenez vos données à partir d'une base de données telle que Salesforce ou que vous rassemblez manuellement les données et que différentes personnes saisissent le même texte dans cas différents. Un tri sensible à la casse peut vous aider à conserver ensemble tous les enregistrements de la même personne/base de données.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données en fonction de la colonne de région :

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour trier les données par ordre alphabétique et les rendre sensibles à la casse :

1. Sélectionnez l'ensemble de données
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône Trier. Cela ouvrira la boîte de dialogue Trier.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que mes données ont des en-têtes est sélectionné. Si vos données n'ont pas d'en-têtes, vous pouvez décocher cette option.
5. Cliquez sur le bouton Options
6. Dans la boîte de dialogue Options de tri, cochez l'option « Sensible à la casse »
7. Cliquez sur OK.
8. Dans la liste déroulante « Trier par », sélectionnez « Région »
9. Dans la liste déroulante "Trier sur", sélectionnez "Valeurs de cellule".
10. Dans la liste déroulante de la commande, sélectionnez A à Z
11. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus non seulement trieraient les données par ordre alphabétique en fonction de la région, mais les rendraient également sensibles à la casse.

Vous obtiendrez les données résultantes comme indiqué ci-dessous :

Lorsque vous triez de A à Z, le texte en minuscules est placé au-dessus du texte en majuscules.

Obtenir l'ordre de tri d'origine

Souvent, lors du tri des données dans Excel, vous souhaiterez peut-être revenir à l'ordre de tri précédent ou d'origine et recommencer,

Bien que vous puissiez utiliser la fonctionnalité d'annulation dans Excel (à l'aide de Control Z) pour revenir en arrière étape par étape, cela peut être déroutant si vous avez déjà fait plusieurs choses après avoir trié les données.

De plus, l'annulation ne fonctionne que jusqu'à ce que le classeur soit ouvert, mais lorsque vous enregistrez, fermez et ouvrez-le plus tard, vous ne pourrez pas revenir à l'ordre de tri d'origine.

Voici deux façons simples de vous assurer de ne pas perdre l'ordre de tri d'origine et de le récupérer même après avoir trié les données :

1. Faites une copie de l'ensemble de données d'origine. C'est quelque chose que je vous recommande de faire même si vous n'avez pas besoin de l'ordre de tri d'origine. Vous pouvez avoir un classeur avec toutes les données, puis simplement créer une copie du classeur et travailler sur la copie. Lorsque je travaille sur des ensembles de données critiques, j'en fais une copie tous les jours (avec la date ou le numéro de version dans le nom du classeur).
2. Ajoutez une colonne avec une série de nombres. Cette série de nombres se mélange lorsque vous triez les données, mais au cas où vous voudriez revenir aux données d'origine, vous pouvez trier en fonction de cette série de nombres.

Dans cette section, permettez-moi de vous montrer rapidement ce que signifie l'ajout d'une série et son utilisation pour récupérer l'ordre de tri d'origine.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :

Pour vous assurer que vous disposez d'un moyen de récupérer ces données après les avoir triées, ajoutez une colonne d'aide et contient une série de nombres (comme indiqué ci-dessous).

Voici un tutoriel avec différentes manières d'ajouter une colonne avec des nombres rapidement

Lorsque vous avez la colonne d'aide en place, assurez-vous de l'inclure lors du tri de cet ensemble de données.

Supposons que je trie ces données en fonction de la région et que je finisse par obtenir les données comme indiqué ci-dessous :

Maintenant, si je veux revenir à l'ensemble de données d'origine, je peux simplement trier à nouveau ces données, mais en fonction de la colonne d'aide (de bas en haut).

Simple… n'est-ce pas ?

Si vous ne souhaitez pas que la colonne d'aide s'affiche, vous pouvez la masquer ou créer une sauvegarde, puis la supprimer.

Quelques problèmes courants lors du tri des données dans Excel

Au début de cet article, je vous ai montré différentes manières de trier les données dans Excel (y compris les boutons de tri dans le ruban, les options de clic droit, l'option de filtre et la boîte de dialogue de tri).

Et pour répéter, l'utilisation de la boîte de dialogue de tri minimise les risques de problèmes ou d'erreurs pouvant survenir.

Maintenant, laissez-moi vous montrer ce qui peut mal se passer lorsque vous utilisez le bouton de tri du ruban (ceux illustrés ci-dessous)

Ne pas identifier les en-têtes de colonnes

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous :

Cela ressemble à un ensemble de données correctement formaté avec des en-têtes clairement formatés avec la couleur de la cellule et la police en gras.

Ainsi, lorsque vous triez ces données en fonction des noms (à l'aide des boutons de tri du ruban), vous vous attendez à ce que l'en-tête reste en haut et que le reste des données soit trié.

Mais que se passe-t-il lorsque vous le faites - l'en-tête est également considéré comme une donnée normale et est trié (comme indiqué ci-dessous).

Bien qu'Excel soit suffisamment intelligent pour reconnaître les en-têtes, dans cet exemple, il ne l'a pas fait. Lorsque vous utilisiez les boutons d'icône de tri dans le ruban, vous n'aviez aucun moyen de spécifier manuellement que ces données avaient des en-têtes.

Remarque : ce problème se produit lorsque j'ai l'ensemble de données et que j'ajoute et formate les en-têtes et les trie. Normalement, Excel serait suffisamment intelligent pour identifier qu'il existe des en-têtes dans un ensemble de données (en particulier lorsque le type de données de l'en-tête et les données de la colonne sont différents). Mais dans ce cas, il n'a pas réussi à le faire lorsque j'ai ajouté l'en-tête et trié immédiatement. Si j'enregistre ce classeur, le ferme et le rouvre, Excel parvient en quelque sorte à identifier la première ligne et l'en-tête.

Bien que cela ne soit pas un problème dans la plupart des cas, il existe toujours une chance lorsque vous utilisez les icônes de tri dans le ruban, l'utilisation d'une boîte de dialogue élimine ce problème car vous pouvez spécifier que vous avez des en-têtes.

Ne pas identifier les lignes/colonnes vides

Ce problème de tri est un peu plus complexe - et beaucoup plus courant que vous ne l'imaginez.

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous. Notez que la ligne numéro 6 est masquée (et c'est une ligne vide).

Maintenant, si je sélectionne une cellule dans les quatre premières lignes des données (celles au-dessus de la ligne vide cachée) et trie ces données à l'aide des boutons de l'icône de tri, cela ne triera que les quatre premiers enregistrements de l'ensemble de données (ligne 2 à 5). De même, si je sélectionne une cellule de l'ensemble de données sous la ligne vide masquée, seules les sept dernières lignes seront triées.

Et à moins que vous ne le recherchiez spécifiquement, vous risquez de manquer cette horrible erreur.

Comment être sûr de ne pas faire cette erreur de tri ?

Pour vous assurer de ne pas être la proie de ce problème, vous devez vérifier votre ensemble de données avant de le trier.

Sélectionnez l'ensemble de données complet avant de trier les données.

Vous pouvez le faire en sélectionnant n'importe quelle cellule de l'ensemble de données, puis en utilisant le raccourci clavier - Ctrl + A.

S'il y a des lignes/colonnes vides dans votre ensemble de données, l'ensemble de données entier ne sera pas sélectionné. Vous pouvez l'identifier en scannant rapidement le contour de la sélection.

Si vous voyez qu'il reste des données en dehors de la sélection, vous pouvez les sélectionner manuellement.

Pour éviter ce problème, il est préférable d'afficher d'abord toutes les lignes et colonnes masquées, puis de trier les données en sélectionnant l'ensemble de données ou en supprimant d'abord les lignes vides.

Tri partiel (basé sur le nom de famille)

Parfois, vous pouvez avoir un ensemble de données que vous souhaitez trier en fonction d'une partie du texte.

Par exemple, supposons que j'ai l'ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que je souhaite trier ces données en fonction du nom de famille.

Pour ce faire, je dois séparer ces données afin que je n'aie que les noms de famille dans une colonne. Quand je l'ai, je peux utiliser cette colonne pour trier les données.

Ci-dessous une formule qui peut me donner le nom de famille :

=DROITE(B2,LEN(B2)-TROUVER(" ",B2))

Cela vous donnera un résultat comme indiqué ci-dessous.

Vous pouvez maintenant utiliser la colonne Nom de famille pour trier ces données.

Une fois cela fait, vous pouvez supprimer la colonne du nom de famille ou la masquer.

Notez que la formule ci-dessus fonctionne lorsque vous avez des noms qui n'ont que le prénom et le nom et qu'il n'y a pas de double espace entre les deux. Si vous avez des données de noms différentes, vous devrez ajuster la formule. Vous pouvez également utiliser Text to Column pour diviser rapidement les noms en fonction du caractère espace comme délimiteur.

Ceci n'est qu'un exemple de tri basé sur des données partielles. D'autres exemples peuvent inclure un tri basé sur des villes dans une adresse ou un identifiant d'employé basé sur des codes de département.

De plus, si le texte en fonction duquel vous devez trier se trouve au début du texte, vous pouvez uniquement utiliser la fonction de tri normal.

Autres exemples de tri (à l'aide de formules et de VBA)

Jusqu'à présent dans ce didacticiel, j'ai couvert les exemples dans lesquels nous avons utilisé la fonctionnalité de tri intégrée dans Excel.

Tri automatique à l'aide d'une formule

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité de tri intégrée, puis que vous apportez une modification à l'ensemble de données, vous devez le trier à nouveau. La fonctionnalité de tri n'est pas dynamique.

Si vous souhaitez obtenir un ensemble de données qui trie automatiquement chaque fois qu'il y a un changement, vous pouvez utiliser les formules pour le faire.

Notez que pour ce faire, vous devez séparer l'ensemble de données d'origine et l'ensemble de données trié (comme indiqué ci-dessous)

J'ai un tutoriel détaillé où j'explique comment trier par ordre alphabétique à l'aide de formules. Il montre deux méthodes pour ce faire - en utilisant des colonnes d'aide et en utilisant une formule matricielle.

Excel a également introduit la formule matricielle dynamique SORT qui peut facilement le faire (sans colonne d'aide ni formule matricielle compliquée). Mais comme c'est assez nouveau, vous n'y aurez peut-être pas accès dans votre version d'Excel.

Tri à l'aide de VBA

Et enfin, si vous souhaitez contourner toute la boîte de dialogue de tri ou d'autres options de tri, vous pouvez utiliser VBA pour trier vos données.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai un ensemble de données qui trie les données lorsque je double-clique sur l'en-tête de colonne. Cela facilite le tri et peut être utilisé dans les tableaux de bord pour le rendre plus convivial.

Voici un tutoriel détaillé où j'explique comment trier les données à l'aide de VBA et créer quelque chose comme indiqué ci-dessus.

J'ai essayé de couvrir de nombreux exemples pour vous montrer différentes manières de trier des données dans Excel et tout ce que vous devez garder à l'esprit lorsque vous le faites.

J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile.