Activer la saisie de données conditionnelle dans Excel à l'aide de la validation des données

Excel est plus qu'un outil de saisie de données. Mais si vous ne parlez que de la saisie de données dans Excel, c'est une sacrément bonne. À l'aide de la validation des données, vous pouvez activer la saisie de données dans les cellules en fonction d'une condition prédéfinie.

Saisie de données conditionnelle dans Excel à l'aide de la validation des données

Voici quelques exemples de règles de saisie de données conditionnelles :

• Autoriser la saisie de données à partir d'une liste prédéfinie uniquement (à l'aide de listes déroulantes).
• Autoriser la saisie de données uniquement lorsque la ou les cellules spécifiées sont remplies.
• Autoriser la saisie de DATE entre deux dates spécifiées uniquement.

Vous pouvez également combiner plusieurs conditions pour créer une règle de saisie de données.

Ce type de saisie de données conditionnelle dans Excel peut être effectué à l'aide de la fonction de validation des données dans Excel. Il peut activer la saisie de données dans les cellules spécifiées uniquement lorsque les conditions spécifiées sont remplies, sinon il affiche une erreur.

Autoriser la saisie de données à partir d'une liste prédéfinie

Vous pouvez restreindre le choix de l'utilisateur dans une liste en créant une liste déroulante. Par exemple, supposons que vous ayez une liste de pays comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez autoriser la saisie d'un seul de ces noms dans la cellule C1 :

Vous pouvez créer une liste déroulante qui limitera les entrées à celles mentionnées dans la liste. Si vous essayez d'entrer une autre chaîne de texte, une erreur s'affichera (comme indiqué ci-dessous) :

Voici comment créer une liste déroulante :

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher la liste déroulante. Dans cet exemple, il s'agit des cellules C1.
• Accédez à Données -> Outils de données -> Validation des données.
  
• Dans la boîte de dialogue de validation des données, sélectionnez l'onglet Paramètres et effectuez les modifications suivantes :
  • Autoriser : liste
  • Source : $A$1 :$A$6 (vous pouvez utiliser la plage où vous avez les données).
  • Ignorer le blanc : coché (décochez-la si vous ne voulez pas que l'utilisateur entre un blanc).
  • Liste déroulante dans la cellule : cochée (cela activerait la fonction de liste déroulante).
    

Cela créera une liste déroulante dans la cellule sélectionnée.

Maintenant, vous pouvez soit les sélectionner dans la liste déroulante, soit y entrer manuellement les données. Si vous entrez des données qui ne proviennent pas des données source, une erreur s'affichera.

AVERTIR: Si vous copiez et collez sur la cellule qui contient les règles de validation des données, les règles de validation des données disparaissent.

Saisie de données lorsqu'une cellule dépendante est remplie

Cela peut être le cas lorsque vous souhaitez que l'utilisateur effectue une séquence et remplisse un formulaire/un questionnaire/un sondage.

Disons que j'ai quelque chose comme indiqué ci-dessous:

Dans cet ensemble de données, je souhaite que l'utilisateur remplisse d'abord le nom (le prénom et le nom sont obligatoires), puis passe à la date. Si l'utilisateur ignore la saisie du nom, je souhaite afficher une erreur (comme indiqué ci-dessous) :

Cela peut être facilement fait en utilisant la validation des données. Pour faire ça:

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez appliquer cette condition. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de la cellule B5.
• Allez dans Données -> Outils de données -> Validation des données
  Dans la boîte de dialogue de validation des données, sélectionnez l'onglet Paramètres et effectuez les modifications suivantes :
  • Autoriser : personnalisé
  • Formule : =ET($B$1””,$B$3””).
  • Ignorer le blanc : non coché (assurez-vous que cette case n'est pas cochée, sinon cela ne fonctionnera pas).

Dans ce cas, nous avons utilisé une fonction ET qui vérifie si B1 et B3 ont déjà été remplis. Si ce n'est pas le cas, il affiche une erreur.

AVERTIR: Si vous copiez et collez sur la cellule qui contient les règles de validation des données, les règles de validation des données disparaissent.

Entrée de date entre deux dates spécifiées

Il existe une fonctionnalité intégrée dans la validation des données qui vous permettra de le faire. Vous pouvez spécifier les limites de date supérieure et inférieure, et si l'utilisateur entre une date qui est en dehors de cette plage, il obtiendra une erreur.

Pour faire ça:

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez appliquer cette condition. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de la cellule B5.
• Allez dans Données -> Outils de données -> Validation des données
  Dans la boîte de dialogue de validation des données, sélectionnez l'onglet Paramètres et effectuez les modifications suivantes :
  • Autoriser : Date
  • Données : Entre
  • Date de début : saisissez la date de début ici (toute date antérieure à cette date ne sera pas acceptée).
  • Date de fin : saisissez la date de fin ici (toute date postérieure à cette date ne sera pas acceptée).

Vous pouvez également utiliser une référence de cellule ou une formule pour spécifier la date. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction AUJOURD'HUI () comme l'une des limites de date (si vous voulez la limite inférieure à la date actuelle).

Étant donné qu'Excel stocke les dates sous forme de nombres, vous pouvez également utiliser des nombres au lieu de dates. Par exemple, au lieu d'utiliser 01-01-2015, vous pouvez également utiliser le numéro 42005.

AVERTIR: Si vous copiez et collez sur la cellule qui contient les règles de validation des données, les règles de validation des données disparaissent.

Conditions de saisie de données multiples

Vous pouvez également combiner plusieurs conditions. Par exemple, supposons que vous souhaitiez saisir une date dans la cellule B5 avec les conditions suivantes :

• Le Prénom et le Nom ont déjà été renseignés par l'utilisateur.
• La date saisie est comprise entre le 01-01-2015 et le 10-10-2015.

Pour faire ça:

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez appliquer cette condition. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de la cellule B5.
• Allez dans Données -> Outils de données -> Validation des données
• Dans la boîte de dialogue de validation des données, sélectionnez l'onglet Paramètres et effectuez les modifications suivantes :
  • Autoriser : personnalisé
  • Formule : =ET($B$1””,$B$3””,B5>=DATE(2015,10,1),B5<=DATE(2015,10,10))
  • Ignorer le blanc : non coché (assurez-vous que cette case n'est pas cochée, sinon cela ne fonctionnera pas)

Cette formule vérifie quatre conditions : si les deux cellules (B1 et B3 sont déjà remplies et si la date entrée dans la cellule B5 se situe dans la plage de dates spécifiée).

AVERTIR: Si vous copiez et collez sur la cellule qui contient les règles de validation des données, les règles de validation des données disparaissent.

De même, vous pouvez créer et tester plusieurs conditions tout en autorisant la saisie de données dans Excel.

Vous aimerez peut-être également les conseils et didacticiels Excel suivants :

• Formulaire de saisie de données Excel.
• Utilisation des listes déroulantes dans Excel.
• Plus de 100 questions et réponses d'entrevue Excel.