Si vous imprimez souvent vos données/travail dans Excel, je suis sûr que vous avez été confronté au problème de l'impression de plusieurs pages au lieu d'une seule page.
Parfois, il est tellement frustrant qu'une nouvelle page soit imprimée juste pour contenir quelques lignes de données supplémentaires (ce qui entraîne également un gaspillage de papier).
Il existe des techniques simples que vous pouvez utiliser pour vous assurer que les données Excel sont imprimées sur une seule page (ou sur un nombre de pages inférieur au cas où vous imprimeriez un rapport volumineux).
Dans ce didacticiel Excel, je vais partager quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour imprimer la feuille Excel sur une page. Vous pouvez utiliser une combinaison de ces méthodes pour obtenir le meilleur résultat.
Alors, commençons!
Vérifiez le nombre de pages à imprimer (aperçu)
Avant de commencer à optimiser les paramètres pour imprimer le travail Excel sur une seule feuille, il est préférable de vérifier l'état actuel à l'aide de l'aperçu avant impression.
Ne t'inquiète pas! Vous n'avez rien à imprimer pour cela. Vous pouvez simplement vérifier à quoi ressemblerait le travail imprimé et combien de feuilles seront imprimées.
Cela vous permet de comprendre les choses que vous pouvez changer pour vous assurer que vous utilisez le nombre minimal de papier tout en gardant votre rapport imprimé beau et lisible.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour utiliser l'aperçu avant impression pour voir à quoi ressemblerait le travail d'impression final :
- Cliquez sur l'onglet Fichier
- Cliquez sur l'option d'impression
Ou vous pouvez utiliser le raccourci clavier Contrôle + P (Commande + P si vous utilisez un Mac)
Cela ouvrirait la page Aperçu avant impression où vous pourriez voir combien de pages seraient imprimées et ce qui serait imprimé sur chaque page.
Vous pouvez utiliser les touches fléchées pour passer à la page suivante/précédente en mode Aperçu avant impression.
Façons d'ajuster et d'imprimer une feuille Excel sur une seule page
Voyons maintenant quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour ajuster toutes les données d'une feuille sur une page, puis imprimer votre rapport sur une page (ou un nombre de pages inférieur)
Ajuster la largeur de la colonne (ou la hauteur de la ligne)
Dans de nombreux cas, vous n'avez pas besoin que vos colonnes soient trop larges.
Et comme il s'agit d'un déterminant direct de la quantité de données imprimées sur une page, vous pouvez économiser beaucoup de papier en réduisant simplement la largeur de la colonne.
Mais alors, comment savoir si vous en avez fait assez ou pas ? Comment savoir de combien de largeur de colonne vous devez réduire pour que tout tienne sur une seule page ?
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser le Affichage de la mise en page dans Excel - qui vous montre en temps réel combien de données seraient imprimées sur chaque page de votre rapport.
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour entrer dans le mode Mise en page, puis réduire la largeur de la colonne :
- Cliquez sur l'onglet Affichage dans le ruban
- Dans le groupe Vues du classeur, cliquez sur l'option « Mise en page ». Cela changera la façon dont les données sont affichées (et vous verrez des échelles en haut et à gauche de la feuille de calcul)
- Réduisez la largeur de la colonne pour faire tenir les données sur une page. Pour ce faire, placez le curseur sur le bord du curseur sur l'en-tête de colonne que vous souhaitez réduire en taille. Cliquez ensuite et faites glisser.
Une fois que vous avez toutes les données sur une page, vous pouvez continuer et l'imprimer.
Dans certains cas, vous pouvez constater que les données d'une cellule sont coupées et ne s'affichent pas complètement. Cela se produit souvent lorsque vous modifiez la largeur de la colonne. Vous pouvez corriger cela en activant l'option Wrap text dans Excel.
Pour revenir à l'affichage normal (et sortir de l'affichage Mise en page), cliquez sur l'onglet Affichage puis sur « Normal ».
Modifier la mise à l'échelle (Ajuster toutes les lignes/colonnes dans une page)
Excel a une option intégrée qui vous permet de redimensionner la feuille de calcul d'une manière qui s'adapte à plus de lignes/colonnes sur une page.
Lorsque vous faites cela, il réduit simplement tout pour s'adapter à toutes les colonnes ou lignes d'une page.
Supposons que vous ayez une feuille où les colonnes débordent sur la feuille suivante lors de l'impression.
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour réduire la taille de la feuille lors de l'impression :
- Cliquez sur l'onglet Fichier
- Cliquez sur Imprimer (ou utilisez le raccourci clavier - Ctrl + P)
- Dans la fenêtre Imprimer, cliquez sur l'option Mise à l'échelle (c'est la dernière option à gauche)
- Cliquez sur l'une des options :
- Drap de coupe sur une page
- Fir toutes les colonnes sur une seule page
- Ajuster toutes les lignes sur une seule page
Les étapes ci-dessus redimensionneraient la feuille pour l'adapter à la page (en fonction des options que vous avez sélectionnées). Vous pourrez également voir à quoi ressembleraient les données dans l'aperçu de la feuille qui se trouve à droite.
L'option "Fiche d'ajustement sur une page" est adaptée lorsque vous n'avez que quelques lignes/colonnes qui débordent. S'il y en a beaucoup, l'utilisation de cette option peut rendre les données imprimées trop petites pour être lues.Cela n'a pas d'impact sur les données de la feuille de calcul. Il met à l'échelle les données uniquement à des fins d'impression.
Masquer ou supprimer des lignes/colonnes
Un autre moyen intelligent de tout obtenir sur une seule page lors de l'impression consiste à masquer les colonnes ou les lignes dont vous n'avez pas besoin.
Vous avez toujours la possibilité de les rendre à nouveau visibles au cas où vous en auriez besoin plus tard, mais les masquer pendant l'impression vous assurera d'optimiser l'espace et d'utiliser moins de pages à imprimer.
Pour masquer une ligne/colonne, sélectionnez-les simplement, faites un clic droit puis sélectionnez Masquer.
Encore une fois, il est préférable d'abord d'entrer dans le mode Mise en page, puis de le faire. Cela garantit que vous pouvez voir combien de lignes/colonnes vous devez masquer pour contenir toutes les données sur une page dans Excel.
Et voici les étapes pour afficher les lignes/colonnes dans Excel.
Changer l'orientation de la page
Si vous avez plus de colonnes et de lignes, il est judicieux de modifier l'orientation de la page lors de l'impression.
Il y a deux Orientations dans Excel;
- Portrait (par défaut dans Excel) - Plus de lignes sont imprimées que de colonnes
- Paysage - Plus de colonnes sont imprimées que de lignes
Si vous avez plus de colonnes que de lignes (comme indiqué ci-dessous), vous pouvez changer l'orientation de la page en Paysage pour vous assurer que vos données s'adaptent et sont imprimées sur une seule page.
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour modifier l'orientation de la page dans Excel :
- Cliquez sur l'onglet Mise en page
- Dans le groupe Mise en page, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue. Cela ouvrira la boîte de dialogue « Configuration de la page ».
- Cliquez sur l'onglet Page dans la boîte de dialogue (s'il n'est pas déjà sélectionné)
- Dans l'option Orientation, sélectionnez Paysage
- Cliquez sur OK
Vous pouvez maintenant accéder à Aperçu avant impression et voir à quoi ressemblerait votre rapport imprimé.
Le raccourci clavier pour ouvrir la boîte de dialogue Mise en page ALT + P + S + P (appuyez successivement sur ces touches)
Vous pouvez également modifier l'orientation dans la fenêtre Aperçu avant impression, en sélectionnant Orientation paysage dans la liste déroulante des paramètres.
Modifier les marges de page
Parfois, vous avez juste une ou deux colonnes supplémentaires qui sont imprimées sur une nouvelle page (ou quelques lignes supplémentaires qui débordent sur la page suivante).
Un petit ajustement dans les marges de la page peut vous aider à tout faire tenir sur une seule page.
Si vous vous demandez quelles sont les marges des pages, lorsque vous imprimez une feuille de calcul Excel, chaque page imprimée comporte des espaces blancs sur les bords. C'est par conception pour s'assurer que les données semblent bonnes une fois imprimées.
Vous avez la possibilité de réduire cet espace blanc (la marge de la page) et d'insérer plus de données sur une seule page.
Voici les étapes pour réduire la marge de la page dans Excel :
- Cliquez sur l'onglet Mise en page
- Dans le groupe Mise en page, cliquez sur « Marges »
- Cliquez sur Étroit
Les étapes ci-dessus réduiraient la marge de la page et vous pourriez voir des lignes/colonnes supplémentaires compressées sur la même page.
Si vous souhaitez réduire davantage la marge de la page, cliquez sur l'option « Marges » dans le ruban, puis cliquez sur « Marges personnalisées ». Cela ouvrira la boîte de dialogue Mise en page où vous pourrez ajuster davantage les marges.
Réduire la taille de la police
Un autre moyen simple d'adapter rapidement certaines lignes/colonnes supplémentaires (qui se déversent sur des feuilles supplémentaires lorsqu'elles sont imprimées à partir de maintenant) sur la même page peut être de réduire la taille de la police.
Cela peut vous permettre de redimensionner quelques colonnes afin qu'elles tiennent sur une page lors de l'impression.
Cela peut être utile lorsque vous avez des données imprimées qui vont généralement dans l'annexe - quelque chose que vous devez avoir mais que personne ne lit ou ne s'en soucie.
Imprimer uniquement les données sélectionnées (ou définir la zone d'impression)
Parfois, vous pouvez avoir un jeu de données volumineux, mais vous ne voudrez peut-être pas tout imprimer. Peut-être que vous voulez seulement imprimer les données sélectionnées.
S'il s'agit d'une chose ponctuelle où vous souhaitez imprimer rapidement les données sélectionnées dans la feuille de calcul, vous pouvez le faire en utilisant l'étape ci-dessous :
- Sélectionnez les données que vous souhaitez imprimer
- Cliquez sur l'onglet Fichier
- Cliquez sur Imprimer (ou utilisez le raccourci clavier - Ctrl + P)
- Dans l'écran d'impression qui s'affiche, cliquez sur la première option dans Paramètres
- Cliquez sur l'option Imprimer la sélection. Vous remarquerez que l'aperçu change également pour ne montrer que la partie qui serait imprimée.
- Cliquez sur Imprimer.
Les étapes ci-dessus imprimeraient uniquement l'ensemble de données sélectionné.
Notez que si vous avez sélectionné un jeu de données qui ne peut pas tenir dans une seule plage lors de l'impression, il sera imprimé sur plusieurs feuilles. Vous pouvez cependant modifier la mise à l'échelle sur « Fiche ajustée sur une page » pour imprimer la sélection sur une seule page.
La méthode ci-dessus est bonne lorsque vous devez imprimer les données sélectionnées de temps en temps.
Mais vous devez imprimer la même sélection à partir de plusieurs feuilles de calcul, c'est une meilleure idée de définir la zone d'impression. Une fois définie, Excel considérerait cette zone d'impression comme la partie destinée à être imprimée et ignorerait les autres données de la feuille.
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour définir la zone d'impression dans Excel :
- Sélectionnez les données que vous souhaitez définir comme zone d'impression
- Cliquez sur l'onglet Mise en page
- Dans le groupe Mise en page, cliquez sur l'option Zone d'impression
- Cliquez sur Définir la zone d'impression
C'est ça!
Désormais, lorsque vous essayez d'imprimer une feuille de calcul, seule la zone d'impression sera imprimée (et seule celle-ci sera affichée dans l'aperçu avant impression).
[Bonus] Ajouter des sauts de page
Dans le cas où vous avez un grand ensemble de données. il est évident qu'il ne peut pas tenir sur une seule page et que l'impression de toutes ces données prendrait plusieurs pages.
Vous pouvez ajouter des sauts de page dans Excel pour indiquer à Excel où arrêter l'impression sur la page actuelle et renverser le reste sur la page suivante.
Voici les étapes pour ajouter des sauts de page dans Excel :
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le saut de page. A partir de cette cellule, tout serait imprimé sur la page suivante
- Cliquez sur l'onglet Mise en page
- Dans le groupe Mise en page, cliquez sur l'option Pauses
- Cliquez sur Insérer des sauts de page
Les étapes ci-dessus ajouteraient un saut de page et tout ce qui précède le saut de page serait imprimé dans une feuille et les données restantes dans d'autres feuilles.
Notez que si vous avez défini la zone d'impression, elle aura priorité sur les sauts de page.
Il s'agit donc de diverses méthodes que vous pouvez utiliser pour insérer des données sur une page et imprimer une feuille de calcul Excel sur une seule page. Dans les cas où vous avez beaucoup de données, il n'est peut-être pas judicieux de les imprimer sur une seule page, mais vous pouvez toujours utiliser les méthodes ci-dessus pour minimiser l'utilisation du papier et insérer les mêmes données dans moins de pages.
J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile.
