Que sont les liens externes ou les références ?
Lorsque vous créez des formules dans Excel et faites référence à un point de données dans un autre classeur, Excel crée un lien vers ce classeur.
Ainsi, votre formule peut ressembler à quelque chose comme indiqué ci-dessous :
Notez que la partie surlignée en jaune est le lien externe (également appelé référence externe). Cette partie de la formule indique à Excel d'accéder à ce classeur (Score.xlsx) et de faire référence à la cellule spécifiée dans le classeur.
L'avantage d'avoir un lien externe dans votre formule est que vous pouvez le mettre à jour automatiquement lorsque les données du classeur lié changent.
Cependant, l'inconvénient est que vous devez toujours avoir ce classeur lié disponible. Si vous supprimez le fichier de classeur lié, modifiez son nom ou modifiez l'emplacement de son dossier, les données ne seront pas mises à jour.
Si vous travaillez avec un classeur qui contient des liens externes et que vous devez le partager avec des collègues/clients, il est préférable de supprimer ces liens externes.
Cependant, si vous avez beaucoup de formules, le faire manuellement peut vous rendre fou.
Comment trouver des liens externes et des références dans Excel
Voici quelques techniques que vous pouvez utiliser pour trouver rapidement des liens externes dans Excel :
- Utilisation de Rechercher et remplacer.
- Utilisation de l'option Modifier les liens.
Voyons comment fonctionnent chacune de ces techniques.
Rechercher des liens externes à l'aide de Rechercher et remplacer
Les cellules avec des liens externes contiennent le nom du classeur auquel elles sont liées. Cela signifierait que la référence aurait le nom de fichier avec l'extension .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Nous pouvons l'utiliser pour trouver tous les liens externes.
Voici les étapes pour rechercher des liens externes dans Excel à l'aide de Rechercher et remplacer :
- Sélectionnez toutes les cellules.
- Accédez à l'onglet Accueil -> Édition -> Rechercher et sélectionner -> Rechercher.
- Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, saisissez *.xl* dans le champ « Rechercher ».
- Cliquez sur Rechercher tout.
Cela trouvera et affichera toutes les cellules qui contiennent des liens externes.
Vous pouvez maintenant sélectionner toutes ces cellules (sélectionner le premier enregistrement, maintenir la touche Maj enfoncée, puis sélectionner le dernier enregistrement) et convertir les formules en valeurs.
Rechercher des liens externes à l'aide de l'option Modifier les liens
Excel a cet outil intégré qui trouvera toutes les références externes.
Voici les étapes pour trouver des liens externes à l'aide de l'option Modifier les liens :
- Accédez à l'onglet Données.
- Dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens. Il ouvre la boîte de dialogue Modifier les liens qui répertorie tous les classeurs référencés.
- Cliquez sur Briser les liens pour convertir toutes les cellules liées en valeurs.
Sachez qu'une fois que vous avez rompu les liens, vous pouvez les annuler. Comme meilleure pratique, créez une sauvegarde avant de faire cela.
Vous obtenez toujours l'invite de liens externes ?
Parfois, vous pouvez trouver et supprimer tous les liens externes, mais toujours recevoir une invite comme indiqué ci-dessous :
Ne devenez pas fou et commencez à maudire Excel.
Donc, si vous obtenez l'invite de liens de mise à jour, vérifiez également les liens externes suivants :
- Plages nommées
- Mise en forme conditionnelle
- La validation des données
- Formes
- Titres des graphiques
L'utilisation de « Rechercher et remplacer » ou « Modifier les liens » comme indiqué ci-dessus n'identifierait pas les liens externes dans ces fonctionnalités mentionnées ci-dessus.
Voici les étapes pour trouver des liens externes dans ces endroits :
- Plages nommées : Allez dans l'onglet Formule et cliquez sur Gestionnaire de noms. Il vous montrera toutes les plages nommées dans le classeur. Vous pouvez vérifier la colonne « Réfère à » pour repérer les références externes.
- Mise en forme conditionnelle: La seule façon dont un lien externe peut aboutir dans la mise en forme conditionnelle consiste à utiliser la formule personnalisée. Accédez à l'onglet Accueil -> Mise en forme conditionnelle -> Gérer les règles. Dans le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle, vérifiez les formules des liens externes.
- La validation des données: Il est possible que la liste déroulante de validation des données fasse référence à une plage nommée qui à son tour comporte des liens externes. La vérification des plages nommées devrait également résoudre ce problème.
- Formes: Si vous utilisez des formes liées à des cellules, vérifiez-les pour les liens externes. Voici un moyen rapide de parcourir toutes les formes :
- Appuyez sur la touche F5. Cela ouvrira la boîte de dialogue Aller à.
- Cliquez sur Spécial.
- Dans la boîte de dialogue Atteindre spécial, sélectionnez Objets.
- Cliquez sur OK. Cela sélectionnerait toutes les formes. Vous pouvez maintenant utiliser la touche Tab pour les parcourir.
- Titres des graphiques : Sélectionnez le titre du graphique et vérifiez dans la barre de formule s'il fait référence à un lien externe.
Vous pouvez en savoir plus sur les liens externes à partir de ces didacticiels :
- Trouver des liens externes dans Excel - Blog Contextures.
- Recherche de liens externes - Support Microsoft Excel.
Un complément est également disponible pour rechercher des liens externes dans Excel. Cliquez ici pour en savoir plus et télécharger le complément.
