Il n'y a pas de taille unique qui convient à tous. En ce qui concerne Excel, les paramètres par défaut fonctionnent correctement dans la plupart des cas. Mais si besoin est, vous pouvez facilement personnaliser de nombreuses options Excel.
Dans cet article de blog, je vais vous montrer comment utiliser les options Excel pour personnaliser vos classeurs et obtenir une meilleure expérience de feuille de calcul.
Accéder aux options d'Excel
Pour ouvrir la boîte de dialogue Options Excel :
Dans Excel 2010/13 : allez dans Fichier -> Options.
Dans Excel 2007 : allez dans Menus -> Outils -> Options Excel.
Ne soyez pas submergé par toutes les catégories et cases à cocher dans la boîte de dialogue Options Excel. Vous n'avez pas besoin de tout changer, et dans la plupart des cas, le paramètre par défaut fonctionne très bien. Mais voici quelques-unes des fonctionnalités qui peuvent vous donner plus de contrôle sur le comportement de vos feuilles de calcul Excel.
#1 Changer le type et la taille de police par défaut
Par défaut, Excel utilise la taille de police Calibri (corps de police) 11. Si vous ou votre organisation utilisez un type et une taille de police différents, vous pouvez modifier la valeur par défaut en procédant comme suit :
- Dans Options Excel, sélectionnez Général.
- Dans les options générales, dans la section « lors de la création de nouveaux classeurs », modifiez le type et la taille de police par défaut.
Désormais, lorsque vous ouvrez un nouveau classeur, il utilisera le nouveau paramètre de police par défaut.
#2 Toujours enregistrer les fichiers au format .xls
Si vous partagez vos classeurs Excel avec des personnes disposant de la version 2003, vous devez modifier manuellement le format en .xls. Au lieu de le faire manuellement à chaque fois, vous pouvez modifier le paramètre d'enregistrement du format de fichier par défaut.
Voici les étapes à suivre :
- Dans les options Excel, sélectionnez Enregistrer.
- Dans les options d'enregistrement, dans la section "Enregistrer les classeurs", modifiez le format d'enregistrement du fichier en classeur Excel 97-2003.
Vous pouvez également définir la valeur par défaut sur Classeur Excel prenant en charge les macros si vous travaillez avec des macros.
Désormais, chaque fois que vous enregistrez un classeur, il sera enregistré au format .xls.
#3 Changer le mode de calcul d'Automatique à Manuel
Avec le calcul automatique, un recalcul est déclenché chaque fois qu'il y a un changement dans une cellule/valeur qui affecte les formules (d'autant plus avec les formules volatiles). Avec des feuilles de calcul chargées de nombreuses données et formules, ce recalcul peut faire perdre beaucoup de temps (et la plupart du temps il est inutile) et ralentir nos classeurs.
Pour gagner du temps, vous pouvez modifier le paramètre de calcul en manuel. Pour faire ça:
- Dans Options Excel, sélectionnez Formules.
- Dans les options de formules, définissez les options de calcul sur Manuel.
Lorsque le mode manuel est sélectionné, vous devez forcer manuellement un recalcul en appuyant sur la touche F9.
#4 Gardez la cellule active sélectionnée après avoir appuyé sur Entrée
Par défaut, si vous sélectionnez une cellule et appuyez sur Entrée, la sélection descend. Dans de nombreux cas, vous souhaiterez peut-être conserver la même cellule sélectionnée après avoir appuyé sur Entrée.
Voici comment effectuer ce changement :
- Dans Options Excel, sélectionnez Avancé.
- Dans les options d'édition, décochez l'option « Après avoir appuyé sur Entrée, déplacez la sélection ».
ASTUCE : Vous pouvez également obtenir le même effet en appuyant sur Ctrl + Entrée (au lieu de Entrée).
#5 Insérer automatiquement des points décimaux lors de la saisie de données
Si votre travail implique beaucoup de saisie de données numériques avec des décimales, celle-ci serait très utile.
Comment ça marche - Si vous devez entrer des valeurs numériques avec 2 points de données, au lieu de taper 123,45, vous pouvez simplement taper 12345, et Excel insère automatiquement 2 décimales.
Voici comment vous pouvez l'activer :
- Dans Options Excel, sélectionnez Avancé.
- Dans les options d'édition, sélectionnez « Insérer automatiquement une virgule décimale » et spécifiez les emplacements.
Attention : N'oubliez pas qu'à chaque fois que vous entrez un nombre, il comportera 2 décimales. Donc, si vous avez besoin de 1 comme valeur, vous devrez taper 100 (étant donné qu'il y a 2 décimales).
#6 Afficher tous les commentaires à la fois
Lorsque vous insérez un commentaire, par défaut, un petit triangle rouge apparaît en haut à gauche de la cellule. Bien que ce soit un assez bon indicateur, vous risquez de manquer des commentaires si vous avez beaucoup de données/commentaires.
Une solution de contournement pourrait être d'afficher tous les commentaires à la fois.
Pour faire ça:
- Dans Options Excel, sélectionnez Avancé.
- Dans la section Affichage, sous l'option « Pour les cellules avec commentaires, afficher : », sélectionnez Commentaires et indicateurs.
ASTUCE : Cela serait également utile si vous modifiez des commentaires. Cliquez simplement sur le commentaire et modifiez-le.
#7 Cacher tous les 0
Vous pouvez masquer toutes les valeurs 0 dans votre feuille de calcul en un seul clic (vous avez bien entendu !).
Voici comment procéder :
- Dans Options Excel, sélectionnez Avancé.
- Faites défiler vers le bas et accédez à la section « Options d'affichage pour cette feuille de calcul ».
- Décochez "Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur nulle".
#8 Ouvrir les classeurs sélectionnés à chaque démarrage d'Excel
Si vous commencez votre travail avec le même ensemble de classeurs Excel (par exemple, des listes de tâches, des outils de suivi de projet, etc.), Excel ouvre automatiquement ces classeurs chaque fois que vous le démarrez. Voici comment procéder :
- Dans Options Excel, sélectionnez Avancé.
- Faites défiler vers le bas et accédez à la section Général.
- Sur le terrain. "Au démarrage, ouvrez tous les fichiers dans :", entrez le chemin du dossier contenant les fichiers que vous souhaitez ouvrir chaque fois que vous démarrez Excel.
Remarque : vous pouvez ajouter d'autres fichiers au dossier et celui-ci s'ouvrira automatiquement lors de la prochaine ouverture d'Excel.
Voir également: Conseils de saisie de données Excel.
#9 Abréviations complètes automatiquement
Il existe une fonctionnalité dans Excel où vous pouvez spécifier un texte abrégé et Excel le complétera automatiquement pour vous. Par exemple, chaque fois que vous tapez ABC, Excel le remplace automatiquement par ABC Technology Corporation Limited. Quelque chose comme indiqué ci-dessous :
Voici comment vous pouvez l'activer :
- Dans les options Excel, sélectionnez Vérification
- Cliquez sur le bouton Options de correction automatique
- Dans la boîte de dialogue Correction automatique, tapez ce que vous souhaitez remplacer (dans le champ Remplacer) par ce que vous souhaitez remplacer (dans le champ Avec)
- Cliquez sur Ajouter puis sur OK
Désormais, chaque fois que vous tapez ABC et appuyez sur Entrée (ou sur la barre d'espace), il sera automatiquement remplacé par ABC Technology Corporation Limited.
Remarque : ce changement a lieu pour toutes les applications bureautiques telles que word et PowerPoint).
Il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui peuvent également être personnalisées à l'aide des options Excel. Si vous avez du temps libre, parcourez-le et vous trouverez peut-être des options supplémentaires que vous pourrez utiliser.
Essayez ces options, dites-moi ce que vous en pensez. #5 et #9 sont mes préférés. Et toi?
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