Comment récupérer des fichiers Excel non enregistrés (toutes les options + précautions)

Vous cherchez à récupérer un fichier Excel non enregistré, cliquez ici pour accéder à toutes les options possibles dont vous disposez pour récupérer le fichier.

Laissez-moi vous raconter l'histoire d'horreur la plus courte de tous les temps.

Excel a planté !

Imaginez travailler sur ce rapport urgent ou ce tableau de bord extrêmement important où vous avez fait un travail fantastique. Vous êtes fier de vous et de tout le travail acharné que vous y avez consacré.

Mais vous avez oublié une étape clé.

Vous n'avez pas enregistré le fichier Excel (halètement !!!)

Ok, permettez-moi de réduire le drame et d'aller droit au but.

Excel a tendance à planter, surtout lorsque vous n'en avez pas besoin. D'une manière ou d'une autre, cela se produit au pire moment possible (pas qu'il y ait un bon moment pour cela).

Dans un tel scénario, votre seule option est d'essayer de récupérer les fichiers Excel non enregistrés.

Dans certains cas, les dieux Excel vous souriront et vous obtiendrez le fichier, et dans certains cas, vous ne le pourrez pas.

Dans cet article, je vais partager tout ce qu'il y a à savoir quand il s'agit de récupérer des fichiers Excel non enregistrés. Je vais également vous montrer les précautions et les mesures préventives que vous devez prendre.

Et si vous voulez absolument vous assurer que rien ne se passe mal, je partagerai également un code VBA qui enregistrera une copie de votre fichier Excel avec un horodatage chaque fois que vous enregistrerez le fichier existant.

Commençons!

Tous les moyens possibles pour récupérer des fichiers / données Excel non enregistrés

Excel (et même Windows) est très imprévisible. Il peut planter à tout moment et peut contenir vos fichiers Excel.

C'est une mauvaise situation dans laquelle se trouver…

… mais il existe des moyens d'y remédier.

Excel a quelques fonctionnalités où il peut vous aider à récupérer des fichiers ou des données Excel non enregistrés dans certains cas.

Voici trois scénarios dans lesquels les vérifications intégrées d'Excel peuvent vous aider à récupérer des fichiers/données :

1. Vous travaillez sur un nouveau fichier (que vous n'avez pas encore enregistré) et votre système/Excel se bloque.
2. Vous avez mis à jour un fichier qui a été enregistré précédemment et Excel se bloque avant que vous n'ayez pu l'enregistrer.
3. Vous avez fait une erreur et enregistré les modifications, mais souhaitez maintenant revenir à la version précédente.

Voyons comment aborder chacun d'eux.

Récupérer un nouveau fichier Excel non enregistré (qui n'a jamais été enregistré)

Si vous travaillez sur quelque chose et qu'Excel se bloque (ou que votre système se bloque), vous pouvez toujours récupérer ce fichier non enregistré.

Remarque : cette méthode fonctionne car Excel dispose d'une fonctionnalité intégrée d'enregistrement automatique et de récupération automatique. Il est activé par défaut, vous devriez donc pouvoir utiliser ces méthodes pour récupérer les fichiers. S'il n'est pas activé, vous devrez le faire pour pouvoir utiliser ces fonctionnalités. Comment activer AutoSave et AutoRecover est couvert plus loin dans cet article.

Voici les étapes pour récupérer un fichier Excel non enregistré :

1. Ouvrez un nouveau classeur Excel.
2. Cliquez sur l'onglet "Fichier"
3. Cliquez sur « Ouvrir »
4. Cliquez sur l'option Classeur récent (c'est en haut à gauche)
5. Cliquez sur le bouton "Récupérer les classeurs non enregistrés" qui se trouve en bas
6. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, faites défiler la liste des classeurs non enregistrés et ouvrez celui que vous voulez.
7. Enregistrez le fichier (en utilisant l'option « Enregistrer sous ») avec un nom différent à l'emplacement de votre choix.

Par défaut, Excel enregistre une copie de tous les fichiers non enregistrés à l'emplacement suivant :

C:\Utilisateurs\[VotreNomSystème]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Dans l'adresse ci-dessus, vous devez remplacer [YourSystemName] par le nom de votre système (qui est « Sumit » dans mon cas).

Vous pouvez également accéder directement à ce dossier (où sont enregistrées les copies non enregistrées des fichiers Excel) en ouvrant n'importe quel navigateur et en y copiant-collant l'adresse (à la place de l'URL).

Lorsque vous ouvrez un fichier de ce dossier, vous verrez une barre de notification qui vous invitera à l'enregistrer.

Cliquez dessus et enregistrez-le à un nouvel emplacement avec le nom de votre choix.

Remarque : par défaut, tous les fichiers non enregistrés récupérés sont au format « XLSB ». Lorsque vous l'enregistrez, assurez-vous de l'enregistrer dans le format de votre choix.

Avec cette méthode, vous pouvez récupérer des fichiers que vous avez créés mais jamais enregistrés.

Récupérer les fichiers Excel mis à jour (la version précédente a été enregistrée)

Cette méthode peut être utilisée pour les fichiers que vous avez enregistrés précédemment, et Excel s'est écrasé (ou le système s'est écrasé ou l'alimentation s'est coupée) lorsque vous travailliez dessus.

Vous avez donc toujours le fichier précédemment enregistré, mais vous avez perdu les modifications que vous avez apportées.

Voici les étapes pour récupérer le fichier Excel mis à jour :

1. Ouvrez n'importe quel classeur Excel existant.
2. Dès son ouverture, vous verrez un volet de récupération de document qui répertorie tous les fichiers non enregistrés. Cliquez sur n'importe quel nom de fichier pour charger les données.
3. Lorsque vous obtenez les données souhaitées, enregistrez le fichier sous un nom différent.

Alternativement, vous pouvez également ouvrir l'application Excel et vous verrez l'option « Afficher les fichiers récupérés » (comme indiqué ci-dessous).

Vous pouvez cliquer dessus et il ouvrira le même volet de récupération de document.

Récupérer les fichiers Excel écrasés / la version précédemment enregistrée (à partir d'Excel)

Alors que dans les deux méthodes ci-dessus, vous pouvez blâmer Excel ou Windows pour le plantage ou la panne de courant, celle-ci vous incombe uniquement.

C'est le cas lorsque vous avez un fichier Excel enregistré et que vous mettez à jour les données et que vous les enregistrez à nouveau.

Mais vous finissez par faire des changements que vous ne voulez pas maintenant (cela m'arrive souvent).

Ce que vous voulez vraiment, c'est récupérer la version précédente.

Bien que vous ne puissiez pas revenir dans la vie et corriger vos erreurs (à moins d'avoir une machine à remonter le temps bien sûr), vous pouvez le faire dans le monde merveilleux des feuilles de calcul Excel.

Dans Excel 2010 et les versions ultérieures, Excel dispose d'une fonctionnalité intégrée pour vous aider à obtenir les versions précédentes.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour revenir à une version précédente d'Excel (même lorsque vous l'avez mise à jour et enregistrée) :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Dans la page Info, cliquez sur Gérer le classeur, vous trouverez toutes les versions précédentes de ce fichier.
3. Cliquez sur la version que vous souhaitez restaurer
4. Enregistrez le fichier (de préférence sous un nouveau nom).

Lorsque vous sélectionnez une version précédemment enregistrée et que vous l'ouvrez, Excel vous affichera une invite comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur Restaurer pour obtenir la version précédente que vous avez sélectionnée ou l'enregistrer en tant que nouveau fichier avec un nom différent.

Notez que pour que cela fonctionne, vous devez vous assurer que l'option de récupération automatique est activée. Bien qu'il soit généralement activé par défaut, c'est quelque chose que vous pouvez vérifier et garantir. J'explique comment activer « Récupération automatique » plus loin dans ce didacticiel.

Lorsqu'il s'agit de récupérer des fichiers ou des données Excel non enregistrés, ce sont les trois options intégrées dans Excel qui peuvent être utilisées.

Une autre façon (que je recommande fortement) est de sauvegarder vos fichiers sur le cloud (OneDrive ou DropBox). Cela enlève beaucoup de soucis car les services cloud conservent les versions précédentes de vos fichiers.

Récupérer les fichiers Excel écrasés / la version précédemment enregistrée (à partir du cloud - OneDrive/DropBox)

Si vous avez l'habitude d'enregistrer vos fichiers Excel sur le cloud - en utilisant des services tels que OneDrive ou DropBox, vous n'avez pas à vous fier entièrement à Excel pour vous aider à récupérer les fichiers non enregistrés ou les données perdues.

Ces services cloud conservent également les versions précédentes de vos fichiers Excel.

Laissez-moi vous montrer comment obtenir les versions précédentes de OneDrive et DropBox. Je suis sûr qu'il doit y avoir beaucoup plus de tels services qui ont cette fonctionnalité.

Obtenir la version précédente du fichier Excel à partir de OneDrive

Pour obtenir la version précédente d'un fichier Excel, faites un clic droit sur la version actuelle dans Onedrive et cliquez sur Historique des versions.

Cela ouvrira le fichier et vous pourrez voir toutes les versions précédentes du fichier dans le volet de gauche.

Cliquez sur la version que vous souhaitez. Il vous montrera le contenu du fichier et vous donnera également la possibilité de télécharger ce fichier ou de le restaurer.

Obtenir la version précédente du fichier Excel à partir de DropBox

Tout comme OneDrive, DropBox conserve également les versions antérieures des fichiers Excel que vous pouvez revoir et télécharger.

Pour obtenir les versions précédentes, accédez au fichier dans le portail Web Dropbox et cliquez sur les trois points du fichier pour lequel vous souhaitez voir les versions précédentes.

Cliquez sur l'option Historique des versions.

Cela vous montrera toutes les versions de ce fichier. Vous pouvez ouvrir et télécharger cette version depuis DropBox.

Si vous avez installé le dossier DropBox sur votre système et que vous y conservez vos fichiers, vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur l'un des fichiers et cliquer sur Historique des versions.

Cela vous amènera à la version Web de DropBox où vous pourrez voir et télécharger toutes les versions du fichier.

Précautions à prendre pour permettre une récupération facile des fichiers non enregistrés

Bien qu'Excel dispose de certains paramètres par défaut qui garantissent que vous avez de bonnes chances de récupérer les fichiers Excel, il est toujours recommandé de s'assurer que tout est activé.

Activer l'enregistrement automatique et la récupération automatique

Pour vous assurer qu'Excel enregistre automatiquement vos fichiers et affiche les options de récupération, vous devez les activer.

Bien qu'il doive être activé par défaut, si ce n'est pas le cas, vous pouvez le faire manuellement.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour activer les fonctionnalités d'enregistrement automatique et de récupération automatique dans Excel :

1. Cliquez sur l'onglet "Fichier"
2. Cliquez sur « Options »
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Enregistrer (c'est dans le volet gauche de la boîte de dialogue).
4. Assurez-vous que les paramètres suivants sont activés (comme indiqué ci-dessous).

Permettez-moi d'expliquer rapidement ce que signifient ces options :

• Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes: Cette option garantira que vos fichiers sont enregistrés toutes les 5 minutes (ou quelle que soit la valeur de temps que vous spécifiez ici). C'est 10 minutes par défaut et j'ai changé cela en 5 minutes. Vous pouvez le réduire davantage si vous le souhaitez.
• Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer: Cela garantira qu'en cas de plantage de votre Excel/système ou si vous fermez un fichier sans enregistrer, une version est enregistrée et peut être récupérée automatiquement.
• Emplacement du fichier de récupération automatique: Il s'agit de l'emplacement par défaut où les fichiers récupérés automatiquement sont enregistrés. Vous pouvez modifier cela si vous le souhaitez.

Remarque : si vous avez un fichier volumineux avec beaucoup de formules et de graphiques, l'enregistrer toutes les 5 minutes entraînera un recalcul et un éventuel blocage du système. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez choisir une durée plus longue (ou changer le mode de calcul en manuel).

Créer automatiquement une copie de sauvegarde du fichier Excel enregistré

Alors que les options d'enregistrement automatique et de récupération automatique sont utiles lorsque vous oubliez d'enregistrer les fichiers et que le système se bloque, la sauvegarde automatique est quelque chose qui crée une copie du fichier chaque fois que vous l'enregistrez.

Par exemple, si je travaille sur un fichier nommé Test.xlsx et que je l'enregistre dans un dossier, cela créera automatiquement une copie avec le nom - « Sauvegarde de Test.xlk »

Désormais, chaque fois que j'enregistre le fichier de test, toutes les modifications sont également enregistrées dans la copie de sauvegarde.

Cela peut être utile si vous apportez des modifications à un fichier enregistré et que vous souhaitez les annuler. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la copie de sauvegarde à la place.

Ou si votre fichier plante ou est corrompu, vous aurez la copie de sauvegarde qui contiendra le dernier contenu enregistré.

Voici les étapes pour activer la fonction de sauvegarde automatique pour un classeur :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Cliquez sur « Enregistrer sous »
3. Cliquez sur Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue « Enregistrer sous ».
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur l'option Outils (c'est dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue).
5. Cliquez sur « Options générales ».
6. Dans la boîte de dialogue « Options générales », cochez l'option « Toujours créer une sauvegarde ».
7. Cliquez sur OK.
8. Enregistrez le fichier dans le dossier/l'emplacement souhaité.

Désormais, chaque fois que vous enregistrez ce fichier, une copie exacte sera enregistrée avec le préfixe « Sauvegarde de ».

Voici quelques éléments importants que vous devez savoir sur l'utilisation de cette fonctionnalité de sauvegarde automatique dans Excel :

• Il s'agit d'un paramètre au niveau du classeur. Cela signifie que si vous l'activez pour un classeur, cela ne fonctionnera que pour ce classeur. Si vous voulez que cela fonctionne également pour les autres, vous devrez l'activer manuellement.
• Ceci est différent des options de récupération automatique et d'enregistrement automatique. Ce sont des paramètres indépendants et la configuration de l'un n'a pas d'impact sur l'autre. Ainsi, vous pouvez avoir un classeur où AutoRecover, AutoSave et AutoBackup fonctionnent tous.
• Le fichier de sauvegarde est enregistré avec une extension .XLK. Il s'agit de l'extension des fichiers de sauvegarde et une invite peut s'afficher lorsque vous ouvrez ce fichier. Cliquez simplement sur Oui et cela ouvrira le fichier de sauvegarde.
• Le fichier de sauvegarde est toujours une version derrière votre fichier principal (sauf la fois où vous l'enregistrez pour la première fois). Par exemple, si vous créez un nouveau fichier et activez la sauvegarde dans celui-ci, effectuez quelques modifications et enregistrez-le. Cela enregistrera le nouveau fichier ainsi qu'une copie de sauvegarde de celui-ci. À ce stade, les deux fichiers (le fichier principal et la sauvegarde) seront exactement les mêmes. Maintenant, si vous apportez des modifications au fichier principal et que vous l'enregistrez une fois, il ne sera pas enregistré dans le fichier de sauvegarde. Mais si vous l'enregistrez à nouveau, cela se fera également dans le fichier de sauvegarde.

La sauvegarde automatique est une bonne fonctionnalité car elle vous donne la dernière version enregistrée du fichier au cas où vous apporteriez des modifications indésirables et enregistreriez le fichier. Vous pouvez utiliser le fichier de sauvegarde pour obtenir la version antérieure à la dernière version enregistrée.

Enregistrer automatiquement une copie horodatée du classeur Excel

Bien que toutes les méthodes couvertes jusqu'à présent reposent sur les fonctionnalités intégrées d'Excel, vous pouvez également utiliser un code VBA court pour vous assurer de ne jamais perdre votre travail.

Avec un code VBA, vous enregistrez une copie horodatée de votre fichier Excel dès que vous l'enregistrez (ou le fermez).

Cela garantit que vous disposez toujours de toutes les versions précédentes et que vous pouvez revenir en arrière et récupérer un fichier au cas où vous vous trompez. De plus, comme ceux-ci sont horodatés, vous pouvez facilement trouver la version que vous voulez (ou l'endroit où vous vous êtes trompé).

Vous trouverez ci-dessous le code qui créera une copie horodatée du classeur dès que vous l'enregistrerez :

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Users\sumit\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Maintenant, "jj-mm-aaaa hh:mm:ss") & " " & ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Notez que vous devez spécifier l'emplacement du dossier où vous souhaitez enregistrer les copies de sauvegarde (modifiez le chemin surligné en gras dans le code ci-dessus).

Cela peut signifier que vous vous retrouvez avec beaucoup de copies, mais cela peut vous sauver la vie lorsque vous travaillez sur des projets critiques.

Vous pouvez utiliser un code similaire pour enregistrer une copie avant de fermer le classeur (au lieu d'enregistrer une copie à chaque fois que vous enregistrez).

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Users\sumit\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & " " & ActiveWorkbook.Name End Sub

Vous devez mettre ce code dans la fenêtre de code ThisWorkbook.

Pour ce faire, ouvrez l'éditeur VB (raccourci clavier - ALT + F11) et double-cliquez sur l'objet Ce classeur dans l'explorateur de projet.

Réparer les fichiers Excel corrompus

Si vous vous retrouvez avec un fichier Excel corrompu, vous pouvez faire certaines choses.

Tout d'abord, vous pouvez utiliser l'option de réparation intégrée à Excel.

Voici les étapes pour récupérer un fichier corrompu en le réparant :

1. Ouvrez l'application Excel.
2. Cliquez sur « Fichier » puis sur « Ouvrir » (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + O).
3. Cliquez sur le bouton Parcourir.
4. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez le fichier qui a été corrompu.
5. Cliquez sur le petit triangle pointant vers le bas dans le bouton « Ouvrir » (comme indiqué ci-dessous).
6. Cliquez sur Ouvrir et réparer.
7. Excel vous montrera une invite comme indiqué ci-dessous. Cliquez sur Réparer.

Si vous avez de la chance, tout se passera bien et vous pourrez récupérer vos données à partir du fichier corrompu.

Si l'option de réparation ne fonctionne pas, suivez les étapes ci-dessus jusqu'à l'étape 5, puis au lieu de réparer, cliquez sur « Extraire les données ». Excel vous demandera si vous souhaitez « Convertir en valeurs » ou « Récupérer des formules ».

Vous pouvez essayer d'utiliser n'importe quelle option qui vous convient. Excel essaiera d'extraire autant de données que possible et créera un nouveau classeur avec les données extraites.

Si cela ne fonctionne pas non plus. vous devrez peut-être vous fier à des outils tiers pour récupérer des fichiers Excel corrompus.