Par défaut, Excel a une certaine hauteur de ligne et une certaine largeur de colonne, et lorsque vous entrez quelque chose qui occupe plus d'espace que la taille actuelle de la taille, vous verrez qu'il déborde (comme indiqué ci-dessous).
Dans de tels cas, vous pouvez ajuster les lignes et les colonnes pour ajuster le texte dans la cellule (de sorte que le texte soit entièrement dans la cellule).
Cela peut être fait en utilisant le Fonctionnalité d'ajustement automatique dans Excel.
Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment utiliser Autofit dans Excel de plusieurs manières. Je couvrirai également d'autres fonctionnalités Excel que vous pouvez utiliser lorsque vous travaillez avec des données textuelles dans Excel.
Qu'est-ce qu'Excel AutoFit ?
Lorsque vous entrez quoi que ce soit dans une cellule dans Excel, vous remarquerez qu'il déborde lorsque la taille du texte/des données est supérieure à la taille de la colonne.
L'ajustement automatique est une fonctionnalité d'Excel qui vous permet d'ajuster rapidement la hauteur de la ligne ou la largeur de la colonne pour qu'elle s'adapte complètement au texte (afin qu'il n'y ait pas de débordement sur d'autres cellules).
De plus, AutoFit signifie que vous n'avez pas besoin de spécifier manuellement la largeur de la colonne ou la hauteur de la ligne (ou de faire glisser et d'ajuster manuellement la largeur de la colonne). C'est automatique, c'est-à-dire qu'il déterminera lui-même de combien il doit s'étendre/se contracter pour s'adapter au contenu actuel de la cellule
- Ajuster automatiquement la largeur de la colonne: cette fonctionnalité ajuste automatiquement la largeur de la colonne pour s'adapter au texte dans la cellule. Vous pouvez ajuster le texte pour plusieurs colonnes à la fois (comme nous le verrons plus tard dans les exemples)
- Ajuster automatiquement la hauteur de ligne: cette fonctionnalité ajuste automatiquement la hauteur de la ligne pour s'adapter au texte dans la cellule. Vous pouvez ajuster automatiquement plusieurs lignes à la fois.
Dans la plupart des cas, vous remarquerez qu'Excel ajuste automatiquement la hauteur des lignes lorsque vous entrez plusieurs lignes dans la même cellule. Dans ces cas, vous n'aurez pas besoin d'ajuster la hauteur des rangées.
Mais parfois, vous pouvez obtenir un ensemble de données de quelqu'un ou en tant que téléchargement, où la hauteur de ligne a déjà été corrigée et doit être ajustée. Vous pouvez utiliser la fonction « AutoFit Row Height » dans ce cas.
Comment ajuster automatiquement dans Excel (ajuster les lignes et les colonnes pour ajuster le texte)
Il existe plusieurs façons d'ajuster automatiquement dans Excel :
- Utilisation de la méthode du double-clic de la souris
- Utilisation de l'option Ajustement automatique dans le ruban
- Utiliser un raccourci clavier
Toutes ces méthodes fonctionnent bien et vous pouvez choisir celle qui vous convient le mieux.
Dans la plupart des cas, j'utilise la méthode du double-clic de la souris car je la trouve la plus pratique.
Ajuster automatiquement les lignes et les colonnes à l'aide d'un double-clic de souris
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous où le texte se répand dans l'autre colonne car la largeur de la colonne est moindre.
Voici comment ajuster automatiquement la largeur de colonne à l'aide de la souris :
- Placez le curseur sur le bord droit de l'en-tête de colonne
- Vous remarquerez que le curseur se transforme en une icône de flèche à double face
- Double-cliquez sur la touche gauche de votre souris (ou du trackpad)
C'est ça!
Vous verrez que la largeur de la colonne change automatiquement pour ajuster toutes les cellules afin qu'il n'y ait pas de débordement de texte vers d'autres cellules. Notez que la largeur de la colonne est agrandie pour ajuster la cellule qui a besoin de la largeur maximale.
Vous pouvez également utiliser la méthode du double-clic pour ajuster plusieurs colonnes à la fois.
Supposons que vous ayez l'ensemble de données comme indiqué ci-dessous où il y a deux colonnes et les deux ont du texte qui doit être ajusté automatiquement.
Vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour ajuster automatiquement la largeur de colonne à l'aide de la souris :
- Sélectionnez toutes les colonnes qui doivent être ajustées automatiquement. Dans ce cas, il s'agirait des colonnes A et B.
- Avec les deux colonnes sélectionnées, placez le curseur sur le bord droit de l'en-tête de colonne
- Vous remarquerez que le curseur se transforme en une icône de flèche à double face
- Double-cliquez sur la touche gauche de votre souris (ou trackpad)
Dès que vous faites cela, il ajustera automatiquement les deux colonnes sélectionnées (comme indiqué ci-dessous)
Notez que pour que cela fonctionne, vous devez sélectionner les colonnes entières et non les cellules de la feuille de calcul.
Bien que je vous ai montré l'exemple d'ajustement automatique du texte aux colonnes (ce qui est plus souvent nécessaire), la même chose peut également être faite avec des lignes. Il suffit de placer le curseur sur le bord inférieur de la ligne sélectionnée et de double-cliquerAjuster automatiquement les lignes et les colonnes à l'aide du ruban Excel
Un autre moyen rapide d'ajuster automatiquement les cellules dans Excel consiste à utiliser l'option dans le ruban.
Supposons que vous ayez un jeu de données comme indiqué ci-dessous où vous souhaitez ajuster automatiquement la colonne A.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre :
- Sélectionnez la colonne que vous devez ajuster automatiquement
- Cliquez sur l'onglet Accueil
- Dans le groupe Cellules, cliquez sur l'option "Format". Cela affichera des options supplémentaires dans la liste déroulante
- Cliquez sur l'option « Ajuster automatiquement la largeur de la colonne ».
Les étapes ci-dessus élargiraient instantanément la colonne pour ajuster le texte dans les cellules.
Vous pouvez également utiliser les mêmes étapes pour ajuster automatiquement la hauteur de ligne. Pour ce faire, vous devez d'abord sélectionner les lignes que vous devez ajuster automatiquement, puis sélectionner l'option « Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne ».
Ajuster automatiquement les lignes et les colonnes à l'aide d'un raccourci clavier
Si vous n'êtes pas fan de la souris et préférez plutôt un raccourci clavier, cette méthode est faite pour vous.
Vous trouverez ci-dessous les raccourcis clavier qui ajusteront automatiquement les cellules :
Pour remplir automatiquement la largeur de la colonne :
ALT + H + O + I
Pour remplir automatiquement la hauteur de ligne :
ALT + H + O + A
Voici comment utiliser ces raccourcis clavier :
- Sélectionnez la ligne/colonne que vous souhaitez ajuster automatiquement
- Utilisez le raccourci clavier avec les touches successives. Par exemple, si vous utilisez le raccourci ALT + H + O + I, appuyez sur la touche ALT, puis sur la touche H, et ainsi de suite (successivement).
AutoFit ne fonctionne pas (solutions possibles)
Bien que l'ajustement automatique fonctionne bien dans la plupart des cas, vous pouvez parfois constater que cette fonctionnalité ne fonctionne pas.
Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles cela ne fonctionne pas, et dans de nombreux cas, cela fonctionne parfois et parfois non.
Ici, je répertorie quelques raisons possibles pour lesquelles l'ajustement automatique peut ne pas fonctionner sur votre Excel :
Quand il y a des cellules fusionnées
Parfois, Autofit refuse de fonctionner lorsqu'il y a des cellules fusionnées dans votre Excel. Il s'agit d'un problème connu si vous utilisez de très anciennes versions d'Excel (2003 ou versions antérieures).
Microsoft a même reconnu ce problème ici. Si cela vous arrive, la seule solution de contournement consiste à définir manuellement la hauteur de ligne ou la largeur de colonne.
Lorsque vous avez appliqué le texte d'habillage
Lorsque vous avez appliqué un habillage de texte à une cellule et que vous essayez d'ajuster automatiquement la ligne, vous constaterez peut-être qu'il y a des espaces supplémentaires en bas ou en haut de la ligne.
Ceux-ci n'espacent pas les caractères. C'est juste un espace qui existe sans raison. Parfois, changer la largeur de la colonne fait disparaître cela. Et il y a toujours une option pour redimensionner manuellement la ligne (ou cliquez avec le bouton droit et utilisez l'option de hauteur de ligne pour spécifier la valeur de hauteur de ligne)
Un autre endroit où l'ajustement automatique peut ne pas fonctionner est lorsque vous avez appliqué du texte d'habillage à la cellule et que vous essayez d'ajuster automatiquement la colonne. C'est moins l'ajustement automatique qui ne fonctionne pas et plus par conception. Étant donné que vous avez appliqué du texte d'habillage, Excel ne sait pas quelle est la largeur de colonne qu'il doit utiliser lors de l'ajustement automatique.
Après tout, ajuster le texte signifie que tout texte serait encapsulé de manière à rester dans la cellule. Dans un tel cas, essayer d'ajuster automatiquement la colonne ne fera rien. Vous pouvez cependant ajuster la largeur de la colonne manuellement.
Alternatives à l'option AutoFit dans Excel
Bien que l'ajustement automatique soit ce que vous voudriez dans la plupart des cas, il existe également d'autres options qui peuvent vous aider à mieux présenter vos données (en particulier dans les cas où l'ajustement automatique n'est pas la solution).
Envelopper le texte
Si vous avez une cellule qui contient beaucoup de texte, l'ajustement automatique de la colonne l'étendra et la rendra énorme.
Ce n'est peut-être pas la bonne façon de présenter vos données, et il peut être plus judicieux d'avoir une ligne plus grande et une colonne plus étroite.
Lorsque vous appliquez du texte d'habillage à une cellule, le contenu de la cellule reste dans la cellule. Cela vous permet de choisir la largeur de colonne que vous voulez, puis vous pouvez ajuster automatiquement la hauteur de la ligne pour qu'elle corresponde à la largeur de la colonne.
Ou vice versa…
Ajustez la hauteur de la ligne à ce que vous voulez, puis vous pouvez utiliser l'ajustement automatique pour ajuster la largeur de la colonne afin de vous assurer que le texte est tout le contenu de la cellule est visible et dans la cellule.
Rétrécir pour s'adapter
Une autre option que vous pouvez utiliser est Shrink to Fit.
Contrairement à Autofit, qui ajuste la largeur de la colonne ou la hauteur de la ligne, lorsque vous appliquez "Shrink to Fit" sur n'importe quelle cellule, cela changerait simplement la police de la cellule pour s'adapter à tout dans la largeur de colonne donnée.
Par exemple, si vous avez du texte dans une cellule et qu'il déborde sur d'autres cellules, lorsque vous appliquez l'option Réduire pour ajuster sur cette cellule, la police de la cellule sera abaissée pour s'adapter au contenu de la cellule dans la largeur de la colonne existante.
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour appliquer le format « Shrink to Fit » à une cellule :
- Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer « Shrink to Fit »
- Maintenez la touche Ctrl enfoncée et appuyez sur la touche 1 (cela ouvrira la boîte de dialogue Format de cellule)
- Cliquez sur l'onglet « Alignement »
- Dans les options "Contrôle du texte", cochez l'option "Réduire pour ajuster"
Notez que Réduire au texte ne fonctionne pas pour les cellules auxquelles est appliqué le « Envelopper le texte ».
Voici donc quelques-unes des façons dont vous pouvez utiliser des lignes ou des colonnes Autofit dans Excel. J'ai également couvert quelques raisons possibles pour lesquelles l'ajustement automatique peut ne pas fonctionner sur votre système et quelques alternatives à celui-ci dans Excel.
J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile!
