Comment insérer / supprimer des commentaires dans Excel (y compris les raccourcis)

Les commentaires sont très utiles lorsque vous souhaitez ajouter des informations sur une cellule/un point de données sans modifier le contenu de la cellule.

Je les utilise souvent lorsque j'utilise des formules et que je dois spécifier ce que fait une formule et ce que signifie une valeur de cellule. Si vous collaborez avec d'autres, vous pouvez également ajouter des commentaires pour la référence d'autres personnes.

Dans ce didacticiel, je vais vous montrer tout ce que vous devez savoir sur les commentaires - y compris comment insérer des commentaires dans Excel, comment modifier/supprimer des commentaires, comment supprimer des commentaires de la feuille ou du classeur entier, etc.

Mais avant de vous montrer comment insérer des commentaires dans Excel (ou supprimer/modifier des commentaires), vous devez savoir quelque chose d'important.

Dans Office-365, Microsoft a renommé la fonctionnalité de commentaire en notes. Ainsi, les commentaires traditionnels que vous connaissez (celui qui montre une case jaune et un petit triangle rouge dans la cellule en haut à droite) s'appellent désormais Notes. Et les commentaires font désormais référence à une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer des conversations en fils. Voici un article sur la différence entre les notes et les commentaires

En bout de ligne - Si vous n'utilisez PAS Office 365, vous n'avez à vous soucier de rien et un commentaire reste inchangé. Si vous utilisez Office 365, les commentaires sont désormais appelés Notes

Comment insérer des commentaires dans Excel (raccourci)

Si vous souhaitez insérer un commentaire dans une cellule d'Excel, vous pouvez utiliser le raccourci clavier ci-dessous :

MAJ + F2 sous Windows

et

Commande + F2 sous Mac

Voici comment utiliser ce raccourci pour insérer un commentaire :

1. Sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez insérer un commentaire
2. Maintenez la touche Maj enfoncée (ou la touche Commande si vous utilisez Mac)
3. Appuyez sur la touche F2

Les étapes ci-dessus ajouteraient instantanément un commentaire à la cellule sélectionnée.

Maintenant, vous pouvez entrer le texte de votre choix dans le commentaire, puis appuyer sur la touche Échap ou cliquer n'importe où dans la feuille de calcul pour enregistrer ce commentaire dans la cellule.

Si vous sélectionnez une plage de cellules et utilisez le raccourci ci-dessus, il insère un commentaire dans la cellule active uniquement.

Si vous ne préférez pas la méthode du raccourci, voici une autre méthode pour ajouter un commentaire :

1. Faites un clic droit sur la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter le commentaire
2. Cliquez sur Nouveau commentaire (ou Nouvelle note si vous utilisez Office 365)

Afficher tous les commentaires/notes

Si vous souhaitez que tous les commentaires se développent et affichent le texte qu'ils contiennent, vous pouvez le faire facilement en un seul clic :

1. Allez dans l'onglet Révision
2. Dans le groupe Commentaires, cliquez sur Afficher tous les commentaires

Cela affichera instantanément tous les commentaires sur la feuille de calcul.

Cela fonctionne comme un bouton bascule. Donc, si vous cliquez à nouveau dessus, tous les commentaires de la feuille de calcul seront masqués.

Si vous utilisez Office 365, vous devez cliquer sur l'option Notes, puis sur Afficher toutes les notes

Naviguer dans les commentaires (Précédent/Suivant)

Si vous souhaitez parcourir chaque commentaire un par un, vous pouvez également le faire. Cela peut être utile lorsque vous avez beaucoup de commentaires et que vous voulez vous assurer de n'en manquer aucun en parcourant ces commentaires.

Voici les étapes pour parcourir les commentaires un par un :

1. Cliquez sur l'onglet Révision
2. Dans le groupe Commentaires, cliquez sur l'option Suivant pour aller au commentaire suivant (et Précédent pour aller au commentaire précédent).

Lorsque vous parcourez ces commentaires, seul le commentaire actif sera affiché. Le reste sera caché. Lorsque vous cliquez sur Suivant, cela vous amène au commentaire suivant et masque tous les autres commentaires.

Si vous utilisez Office 365 (où les commentaires sont maintenant appelés Notes), vous devez cliquer sur l'onglet Révision, puis sur l'option Notes, puis sur les options Note suivante/précédente. Cela a été rendu un peu difficile si vous devez beaucoup utiliser cette option (car cela prend maintenant plus de clics). Une façon de résoudre ce problème pourrait être d'ajouter l'option Notes suivante/précédente au QAT (cette option est disponible lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur les options Note suivante/précédente).

Copier les commentaires

Lorsque vous effectuez un simple copier-coller, il copie tout, y compris les valeurs, les formules, la mise en forme et les commentaires. Donc, si vous voulez tout copier-coller, tout ce dont vous avez besoin est le Control-C et le Control-V habituels.

Mais que faire si vous avez seulement besoin de copier les commentaires (et rien d'autre).

Excel vous permet de le faire en utilisant les options Collage spécial.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour copier et coller des commentaires uniquement dans Excel :

1. Sélectionnez toutes les cellules qui ont les commentaires que vous souhaitez copier
2. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule de la sélection, puis cliquez sur Copier (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + C)
3. Accédez à la cellule dans laquelle vous souhaitez coller les commentaires.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Collage spécial.
5. Dans la boîte de dialogue Collage spécial, cliquez sur Commentaires (ce sera "Commentaires et notes" si vous utilisez Office 365)
6. Cliquez sur OK

Les étapes ci-dessus ne colleraient que les commentaires et non les valeurs/formatage/formules.

Cela peut être utile lorsque vous avez deux versions du même fichier avec des commentaires différents. Vous pouvez copier et coller tous les commentaires dans la dernière version pour vous assurer que vous avez tout au même endroit.

Supprimer les commentaires

Il existe différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour supprimer des commentaires dans Excel. La méthode que vous choisirez dépendra des commentaires que vous souhaitez supprimer.

Par exemple, si vous souhaitez uniquement supprimer des commentaires dans une sélection ou de la feuille de calcul entière, vous pouvez utiliser le moyen le plus simple - raccourci ou option dans le ruban.

Mais si vous souhaitez supprimer les commentaires de toutes les feuilles de calcul en une seule fois, vous devez utiliser VBA.

Voyons ces deux scénarios.

Supprimer les commentaires d'une plage sélectionnée ou de la feuille de calcul entière

Celui-ci est simple.

Pour supprimer tous les commentaires d'une sélection, suivez les étapes ci-dessous :

1. Faites un clic droit n'importe où dans la sélection
2. Cliquez sur Supprimer le commentaire (ou « Supprimer la note » si vous utilisez Office 365)

Si vous souhaitez supprimer des commentaires de toute la feuille de calcul, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur le triangle gris en haut à gauche de l'application Excel. Cela sélectionnera la feuille de calcul entière (ou vous pouvez utiliser Contrôle + A + A)
2. Cliquez sur l'onglet Accueil
3. Dans le groupe Édition, cliquez sur Effacer
4. Cliquez sur Effacer les commentaires

Les étapes ci-dessus supprimeraient tous les commentaires de la feuille de calcul.

Notez que lorsque vous sélectionnez toute la feuille de calcul, puis cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule, vous n'aurez pas la possibilité de supprimer tous les commentaires (ou notes)

Supprimer les commentaires de toutes les feuilles de calcul en une seule fois

Supprimer des commentaires de l'ensemble du classeur est un peu délicat. Vous pouvez accéder à chaque feuille et supprimer tous les commentaires de chaque feuille, mais cela peut devenir fastidieux si vous avez beaucoup de feuilles dans le classeur.

Un simple code VBA, dans ce cas, peut faire tout le gros du travail.

Vous trouverez ci-dessous le code qui ira à chaque feuille du classeur et supprimera les commentaires de toute la feuille :

Pour chaque ws dans Worksheets : ws.cells.ClearComments : ws suivant

Le code ci-dessus utilise la boucle For Each Next pour parcourir chaque feuille de calcul du classeur. Et pour chaque feuille, il utilise la méthode ClearComments pour supprimer tous les commentaires d'un seul coup.

Étant donné que Microsoft a renommé les commentaires en notes dans Office 365, à l'avenir, le code ci-dessus peut supprimer des commentaires (nouvelle fonctionnalité dans O365) et vous devrez peut-être utiliser le code ci-dessous pour supprimer des notes (les commentaires dans les versions précédentes)

Pour chaque ws dans Worksheets : ws.cells.ClearNotes : ws suivant

À partir de maintenant, ces deux codes fonctionnent et suppriment les commentaires des cellules spécifiées.

Maintenant, laissez-moi vous montrer comment utiliser ce code.

1. Faites un clic droit sur n'importe quel onglet de feuille
2. Cliquez sur Afficher le code. Cela ouvrira l'éditeur VB (vous pouvez également ouvrir le raccourci clavier ALT + F11)
3. Dans l'éditeur VB, si vous ne voyez pas la fenêtre immédiate, cliquez sur l'option Afficher dans le menu, puis cliquez sur Fenêtre immédiate
4. Copiez et collez le code de macro VBA ci-dessus dans la fenêtre immédiate.
5. Placer le curseur en fin de ligne dans la fenêtre immédiate
6. Appuyez sur la touche Entrée

Les étapes ci-dessus supprimeront tous les commentaires dans l'ensemble du classeur.

Copiez tous les commentaires dans une feuille de calcul distincte

Ce serait formidable d'avoir une liste de tous les commentaires et de tout le texte de chaque commentaire sous forme de liste dans la feuille de calcul. Cela facilitera la lecture des commentaires un par un (au lieu de naviguer et de parcourir les cellules de la feuille).

Bien que cela ne puisse pas être fait avec une fonctionnalité intégrée, vous pouvez le faire en utilisant VBA.

Voici un didacticiel détaillé qui montre comment obtenir une liste de tous les commentaires dans une feuille de calcul distincte.

Convertir des notes en commentaires (Office 365 uniquement)

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs d'Office 365.

Puisqu'il existe maintenant deux types de commentaires - les commentaires et les notes, cela vous permet de changer les notes en commentaires (et non l'inverse).

Donc, si vous avez des commentaires traditionnels (maintenant appelés notes dans O365), vous pouvez facilement les convertir en commentaires en suivant les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur l'onglet Révision
2. Cliquez sur l'option Remarques
3. Cliquez sur Convertir en commentaires
4. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur « Convertir toutes les notes »

Les étapes ci-dessus convertiraient tous les commentaires en notes.

Notez que si vous avez un formatage ou des images dans les commentaires, il sera automatiquement supprimé.

De plus, vous ne pouvez pas choisir de convertir certaines des notes en commentaires et de laisser les autres telles quelles. Les étapes ci-dessus modifieraient toutes les notes en commentaires dans toute la feuille de calcul.

Voilà donc tout ce qu'il y a à savoir sur l'insertion et la suppression de commentaires dans Excel.

J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile!